Vidéo: QuickBooks - Comment gérer votre entreprise en temps réel 2025
Si vos clients ne vous payent pas toujours à l'avance pour leurs achats, vous devez enregistrer un autre type de paiement - celui que les clients effectuent pour payer ou payer bas ce que vous leur avez facturé. Pour enregistrer les paiements, bien sûr, vous devez d'abord enregistrer les factures pour le client. Si vous émettez des avoirs que les clients peuvent utiliser pour réduire les montants qu'ils doivent, vous devez d'abord enregistrer les avoirs pour le client. Le reste est facile.
Pour accéder à une mine d'informations client sur une seule page, choisissez Clients -> Centre client. Le centre client apparaît, énumérant les soldes impayés, le temps et les coûts non facturés et les clients par rentabilité.
Pour afficher la fenêtre Receive Payments, sélectionnez simplement Customers -> Receive Payments. Ou sélectionnez Clients dans la liste Navigateurs, puis cliquez sur l'icône Recevoir les paiements. Décrivez ensuite le paiement du client et les factures payées. Pour les détails sanglants, lisez les étapes suivantes:
1. Choisissez Clients -> Recevoir des paiements.
La fenêtre Recevoir les paiements apparaît.
2. Identifiez le client et, si nécessaire, le travail.
Activez la liste déroulante Customer: Job et sélectionnez le client ou le travail en cliquant dessus. QuickBooks répertorie les factures ouvertes ou impayées pour le client dans la grande liste des factures impayées / relevés de frais en bas de la fenêtre.
3. Donnez la date de paiement.
Appuyez sur la touche de tabulation pour placer le curseur sur la zone de texte Date et entrez la date correcte au format MM / JJ / AA.
4. Entrez le montant du paiement.
Positionnez le curseur sur la ligne Montant et entrez le montant du paiement client.
5. (Facultatif) Spécifiez la méthode de paiement.
Activer le Pmt. Méthode dans la liste déroulante et sélectionnez la méthode de paiement.
6. (Facultatif) Donnez le numéro de chèque.
Déplacez le curseur sur Ref. / Vérifiez la ligne. Ensuite, vous tapez le numéro de chèque de la vérification du client. Avez-vous besoin de compléter cette étape? Naw. Mais cette information peut être utile si vous ou le client avez plus tard des questions sur les chèques payés pour quelles factures.
7. (Facultatif) Ajoutez une description de mémo.
Utilisez la description de Mémo pour stocker quelques informations qui vous aideront d'une manière ou d'une autre. Notez que ce champ s'imprime sur la déclaration du client.
8. Décidez comment vous voulez gérer le paiement.
Les boutons d'option dans le coin inférieur gauche de la fenêtre devraient vous sembler familiers, car ils apparaissent également dans la fenêtre Entrer les reçus de ventes. Ces options vous permettent de choisir de regrouper le paiement avec d'autres fonds non déposés ou de le déposer directement sur un compte.
9. Si le client a des crédits en attente, décidez si vous souhaitez les appliquer dans ce paiement.
QuickBooks totalise les montants des crédits existants du client. Il peut s'agir d'un trop-perçu sur une facture précédente, d'un crédit de retour ou de toute autre chose.
Si vous souhaitez appliquer un avoir à une facture ouverte spécifique, sélectionnez la facture, puis cliquez sur le bouton Définir les crédits. Lorsque QuickBooks affiche l'onglet Crédits de la boîte de dialogue Réduction et crédits, cliquez sur l'avoir que vous souhaitez appliquer.
10. Identifiez les factures ouvertes que le client paie.
Tant que la préférence Appliquer automatiquement les paiements est sélectionnée, QuickBooks applique automatiquement le paiement aux factures ouvertes, en commençant par la facture ouverte la plus ancienne. Vous pouvez modifier cette demande en entrant des montants dans la colonne Paiement. Cliquez simplement sur le montant du paiement de la facture ouverte et entrez le montant correct.
Vous pouvez laisser une partie du paiement inappliquée, si vous le souhaitez. Vous pouvez également créer un avoir pour la portion inutilisée d'un paiement client en cliquant sur le bouton Imprimer un avoir.
Si vous souhaitez appliquer le paiement client aux factures ouvertes les plus anciennes, cliquez sur le bouton Appliquer automatiquement. Si vous souhaitez annuler les paiements que vous avez déjà appliqués pour ouvrir des factures, cliquez sur le bouton Effacer les sélections. Effacer les sélections et Appliquer automatiquement sont les mêmes boutons. QuickBooks change le nom du bouton selon que vous avez déjà appliqué des paiements.
11. Ajustez les remises pour paiement anticipé, si nécessaire.
Si vous offrez des conditions de paiement incluant une remise pour paiement anticipé, QuickBooks réduit le montant initial de la facture ouverte (indiqué dans la colonne Montant d'origine) par l'escompte de paiement anticipé que vous spécifiez pour calculer le montant ajusté dû (voir AMT Colonne Due).
Pour spécifier la remise, sélectionnez la facture ouverte avec la remise pour paiement anticipé que vous souhaitez modifier. Cliquez ensuite sur le bouton Informations sur les remises. Avec peu ou pas d'hésitation, l'onglet Remise de la boîte de dialogue Discount and Credits s'affiche. Tapez le montant en dollars de la remise dans la zone de texte Montant du rabais. Spécifiez ensuite le compte de dépenses que vous souhaitez utiliser pour effectuer le suivi des escomptes de paiement anticipé en activant la liste déroulante Compte de remise et en sélectionnant l'un des comptes. (Les frais d'intérêt sont probablement un bon compte à utiliser, à moins que vous ne souhaitiez mettre en place un compte de frais de remise anticipée spécial appelé Remise ou Remises.) Après tout, les escomptes de paiement anticipé représentent un intérêt.
terminé, cliquez sur OK pour revenir à la fenêtre Recevoir les paiements.
12. Enregistrez les informations de paiement client.
Une fois que vous avez identifié les factures que le client est en train de payer (le montant non appliqué doit probablement être égal à zéro), vous êtes prêt à enregistrer les informations de paiement du client. Vous pouvez le faire en cliquant sur Enregistrer & Nouveau ou Enregistrer & Fermer. QuickBooks enregistre le paiement du client affiché à l'écran. Si vous cliquez sur Enregistrer et nouveau, QuickBooks affiche alors une fenêtre Recevoir les paiements vide afin que vous puissiez entrer un autre paiement.
Vous pouvez revenir aux paiements des clients que vous avez enregistrés précédemment en cliquant sur le bouton Précédent.
