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Les données comptables sont souvent des informations confidentielles. Vos données QuickBooks montrent combien d'argent vous avez à la banque, ce que vous devez aux créanciers, et combien (ou peu!) Profit de votre entreprise produit. Parce que cette information est privée, votre première préoccupation dans l'administration d'un système de comptabilité QuickBooks est de garder vos données confidentielles.
Vous disposez de deux méthodes complémentaires pour conserver vos données QuickBooks confidentielles. La première méthode de maintien de la confidentialité repose sur les fonctionnalités de sécurité intégrées à Microsoft Windows. L'autre méthode repose sur les fonctionnalités de sécurité de QuickBooks.
Utilisation de la sécurité Windows
Vous pouvez utiliser la sécurité fournie par Microsoft Windows 7 ou 8, Windows Vista ou Windows XP pour restreindre l'accès à un fichier - un fichier programme ou un fichier de données - à des utilisateurs spécifiques. Cela signifie que vous pouvez utiliser la sécurité au niveau Windows pour indiquer qui peut et ne peut pas utiliser le programme QuickBooks ou accéder au fichier de données QuickBooks.
Si vous utilisez déjà la sécurité au niveau Windows, vous (ou une personne de votre bureau) savez comment utiliser cet outil pour empêcher l'accès non autorisé (ou l'utilisation) de fichiers programme et de fichiers de données. Pour utiliser la sécurité au niveau de Windows pour QuickBooks, vous pouvez simplement appliquer vos connaissances générales existantes au fichier de programme QuickBooks ou au fichier de données QuickBooks.
Si vous n'utilisez pas déjà la sécurité au niveau Windows, vous n'avez pas besoin d'apprendre le système de sécurité compliqué de Windows. Vous pouvez utiliser la sécurité QuickBooks plus simple.
Utilisation de la sécurité QuickBooks
Vous pouvez protéger la confidentialité de vos données QuickBooks en attribuant un mot de passe à un fichier de données d'entreprise QuickBooks. Vous pouvez le faire pendant le processus d'installation de QuickBooks.
Vous pouvez également définir un mot de passe en sélectionnant la commande Société → Configurer les utilisateurs et mots de passe → Modifier votre mot de passe. Lorsque vous choisissez cette commande, QuickBooks affiche la boîte de dialogue Modifier le mot de passe QuickBooks.
Pour définir un mot de passe, il vous suffit d'entrer le même mot de passe dans la zone de texte Nouveau mot de passe et dans la zone de texte Confirmer le nouveau mot de passe. Notez que votre mot de passe est associé au nom d'utilisateur Admin (qui signifie administrateur).
Si vous n'avez pas encore configuré de mot de passe, vous n'avez pas d'ancien mot de passe, vous ne verrez donc pas de zone de texte Ancien mot de passe. Si vous utilisez un mot de passe administrateur, vous devez également fournir une question et une réponse. (Cela vous permettra de récupérer votre accès à votre fichier QuickBooks si vous oubliez le mot de passe administrateur.
Évidemment, vous voulez définir votre mot de passe afin que personne (pas même un ordinateur) ne puisse le deviner. Cela signifie que votre mot de passe ne doit pas être un mot dans un dictionnaire. Votre mot de passe ne devrait pas non plus être un nombre. Et votre mot de passe, en particulier, ne devrait pas être un mot, une phrase ou un nom qu'un collègue peut facilement comprendre.
Les meilleurs mots de passe (du point de vue de la sécurité) sont des combinaisons de lettres et de chiffres absurdes, comme f34t5s ou s3df43x2.
Après avoir défini votre mot de passe, vous devez le changer périodiquement. Pour changer votre mot de passe, vous choisissez également la commande Société → Configurer les utilisateurs et mots de passe → Modifier votre mot de passe. QuickBooks affiche à nouveau la boîte de dialogue Modifier le mot de passe QuickBooks.
Cette fois, vous devez entrer votre ancien mot de passe dans la zone de texte Modifier le mot de passe. Ensuite, vous devez entrer votre nouveau mot de passe à la fois dans la zone de texte Nouveau mot de passe et dans la zone de texte Confirmer le nouveau mot de passe.
QuickBooks requiert un nom d'utilisateur et un mot de passe avant d'ouvrir le fichier de données de l'entreprise. Par exemple, si vous attribuez un mot de passe au fichier de données de votre société, chaque fois que QuickBooks démarre, il affiche la boîte de dialogue Connexion QuickBooks dans laquelle vous entrez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe, puis cliquez sur OK. QuickBooks ouvre le fichier de données. Si vous ne pouvez pas fournir le mot de passe, QuickBooks n'ouvre pas le fichier de données.
