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Lorsque vous introduisez plusieurs utilisateurs du système de comptabilité dans votre QuickBooks 2012, vous augmentez le besoin de contrôles comptables. En ayant accès au système de comptabilité, les utilisateurs peuvent, par inadvertance, introduire des erreurs dans le système de comptabilité, ou, malheureusement, certains utilisateurs peuvent intentionnellement escroquer une entreprise.
Pour ces raisons, certaines techniques de contrôle comptable de QuickBooks minimisent les erreurs involontaires et minimisent les risques de vol:
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Comparer régulièrement les inventaires physiques avec les enregistrements de comptabilité d'inventaire. L'inventaire, malheureusement, rétrécit. Les gens - parfois des employés, mais souvent des pseudo-clients tels que des voleurs à l'étalage - volent des stocks.
Par conséquent, l'une des choses que vous devez faire à la fois pour minimiser vos pertes de stocks et pour maintenir des registres comptables précis est de comparer régulièrement les chiffres physiques de votre inventaire avec ce que vos registres comptables montrent.
Un petit dépanneur, par exemple, peut vouloir comparer chaque jour l'inventaire du tabac, les stocks de bière et de vin sur une base hebdomadaire et tous les autres articles d'épicerie sur une base mensuelle ou annuelle. Cette approche consistant à compter fréquemment les articles les plus précieux et les plus faciles à voler accomplit deux choses:
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Le rétrécissement de l'inventaire est rapidement identifié.
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Le propriétaire de l'entreprise peut minimiser le rétrécissement de l'inventaire en identifiant le type d'inventaire le plus souvent volé ou même lorsque l'inventaire est le plus souvent volé.
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Rapprocher les comptes bancaires. Une chose que les propriétaires d'entreprise devraient faire est de rapprocher leurs propres comptes bancaires. Il arrive souvent que le personnel de la comptabilité commette un vol d'employés alors que les employés déterminent comment écrire des chèques sur le compte bancaire de l'entreprise que le propriétaire ne voit pas. Un moyen sûr de trouver une transaction fictive et frauduleuse est d'avoir le propriétaire réconcilier le relevé bancaire.
Si le propriétaire réconcilie le relevé bancaire, elle peut comparer la comptabilité de la banque pour le compte avec les registres comptables QuickBooks de la société. Toute divergence évidente peut être corrigée - ce qui signifie que les enregistrements comptables de QuickBooks sont plus précis. De plus, toute transaction floconneuse et suspecte a tendance à devenir évidente lorsque le propriétaire de l'entreprise examine de près les chèques.
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Séparer la comptabilité de la garde physique si possible. Dans une petite entreprise, il est difficile de toujours séparer la comptabilisation de certaines activités de la garde physique ou de la responsabilité physique pour cette activité.Par exemple, il est difficile de séparer la comptabilité des stocks de la garde physique ou de l'accès à cet inventaire.
Un commis de magasin, par exemple, peut facilement voler des cigarettes et ajuster les registres d'inventaire en vendant des cigarettes à la caisse. Néanmoins, partout où vous pouvez séparer la garde physique de la comptabilité, une vérification intégrée des erreurs se produit.
Vous pouvez demander de l'aide à votre CPA pour trouver des moyens de séparer la garde physique des biens des fonctions de comptabilité et de tenue de livres. Et vous devriez vraiment, vraiment le faire. Malheureusement, le vol des employés est très commun.
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Former les employés à l'utilisation de QuickBooks. Vous devriez former les employés à utiliser QuickBooks si vous avez une entreprise de toute taille pour deux raisons fondamentales:
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Quelqu'un qui sait comment utiliser QuickBooks est moins susceptible de faire des erreurs par inadvertance. Donc, si vous le pouvez, il est logique de fournir de l'aide ou de la formation à certains employés, ou les deux. Ces ressources permettent aux utilisateurs d'utiliser plus facilement les fonctionnalités de QuickBooks pour créer des informations financières qui vous permettent de mieux gérer votre activité.
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Les registres comptables désordonnés camouflent le vol des employés. Souvent, l'une des choses que vous constatez lorsque le vol d'un employé survient est la tenue de registres comptables en désordre. Donc, la formation signifie non seulement des registres comptables plus précis, mais aussi que vous êtes moins susceptible d'avoir un environnement propice au vol ou au détournement de fonds.
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Fermez votre fichier QuickBooks. Si vous suivez un cours sur les principes de la comptabilité, vous apprendrez que la fermeture signifie un ensemble de procédures de tenue de livres que quelqu'un passe à zéro pour comptabiliser les revenus et les dépenses.
Dans QuickBooks, la fermeture signifie quelque chose de différent. Mais vous voulez toujours fermer le fichier QuickBooks afin de maintenir l'intégrité de vos données. Voici comment procéder: Choisissez la commande Edition → Préférences, sélectionnez Comptabilité, puis l'onglet Préférences de la société, puis cliquez sur le bouton Date / Mot de passe de la date de fermeture. Lorsque QuickBooks vous y invite, spécifiez une «date de clôture» et un mot de passe.
Une fois que vous avez fourni ces informations, QuickBooks interdit aux utilisateurs ou aux utilisateurs de modifier ou de saisir des transactions antérieures à la date de clôture. (Seules les personnes avec le mot de passe peuvent modifier ou entrer des transactions avec des dates antérieures à la date de clôture.)
