Gérer le contenu avec les bibliothèques de documents en ligne SharePoint - dummies

Avec SharePoint Online, l'un des produits Office 365, les bibliothèques de documents fonctionnent de la même manière que si vous aviez dépensé le temps, l'énergie et les ressources nécessaires à l'implémentation de SharePoint. toi même. Avec SharePoint Online, vous vous inscrivez simplement le matin et commencez à utiliser SharePoint dans l'après-midi.

Une bibliothèque de documents est un dossier spécial auquel vous pouvez accéder via votre navigateur Web ou directement à partir d'applications Office, telles que Word ou Excel. Si vous avez déjà utilisé SharePoint, vous êtes familiers avec les bibliothèques de documents.

Une bibliothèque de documents SharePoint prend en charge la lourde tâche de gestion de contenu, telle que la possibilité d'archiver et de vérifier un document, le contrôle de version, la sécurité et le flux de travail. Chaque document d'une bibliothèque dispose d'un menu contextuel auquel vous pouvez accéder en survolant l'élément, puis en cliquant sur le menu déroulant qui apparaît dans le coin droit.

Un thème familier dans Office 365 est l'intégration entre les produits. Outre l'utilisation de la fonctionnalité de bibliothèque de documents, telle que l'archivage et l'extraction à l'aide du navigateur, vous pouvez également le faire à partir des documents Office.

Comme vous pouvez l'imaginer, il faut beaucoup d'espace dans la base de données pour stocker plusieurs versions de documents. Pour cette raison, la gestion des versions est désactivée par défaut sur les nouvelles bibliothèques de documents SharePoint.

Pour activer la gestion des versions, procédez comme suit:

Dans le ruban, cliquez sur l'onglet Bibliothèque, puis sur le bouton Paramètres de la bibliothèque.

1. La page Paramètres de la bibliothèque apparaît.

   Cliquez sur le lien Paramètres de contrôle de version.

2. La page Paramètres de version s'affiche.

   Sélectionnez les paramètres de version requis pour votre scénario.

   

3. Vous pouvez choisir d'avoir des versions sans version, majeures ou majeures et mineures. Les versions principales sont créées lorsque vous archivez un document et les versions mineures sont créées lorsque vous enregistrez un brouillon.

   • Vous pouvez également configurer un certain nombre d'autres paramètres, y compris l'approbation du contenu, le nombre de versions à conserver, le nombre de versions à conserver, le niveau de sécurité et si la bibliothèque doit obliger les utilisateurs à extraire le document avant qu'ils puissent faire des changements.

   • Cliquez sur OK pour enregistrer vos paramètres.