Microsoft Dynamics CRM 4 pour Dummies Cheat Sheet - dummies

Par David Scott, David Lee, Scott Weiss

Microsoft Dynamics CRM 4 propose une large gamme d'outils pour vous aider à gérer vos clients. Des outils de messagerie, à la création de nouveaux comptes, à la réalisation d'activités et à la définition de calendriers de service, Microsoft Dynamics CRM 4 vous aide à créer des devis, à effectuer des recherches dans la base de connaissances et à afficher des annonces.

E-mail et Microsoft Dynamics CRM

L'utilisation de Microsoft Dynamics CRM vous permet d'utiliser de nombreux outils Microsoft pour gérer vos relations avec vos clients. L'un des outils les plus utiles sur le lieu de travail moderne est le courrier électronique. Vous devez donc savoir créer et lire des courriers électroniques, lier le courrier électronique à un enregistrement spécifique et gérer votre calendrier.

Pour créer un e-mail:

1. Dans la barre de menus (en haut de l'écran), choisissez Nouveau → Nouvelle activité → E-Mail ou cliquez sur l'icône Créer un nouveau message sous la barre de menus.

2. Sélectionnez le destinataire de votre e-mail comme suit:

   a. Cliquez sur l'icône en forme de loupe située à droite du champ À.

   b. Mettez en surbrillance l'enregistrement que vous voulez.

   c. Cliquez sur le bouton >> pour déplacer le (s) destinataire (s) dans le volet Enregistrements sélectionnés.

   d. Cliquez sur OK pour fermer la fenêtre et revenir à votre adresse e-mail.

3. Entrez un sujet.

4. Dans la zone de texte ouverte sous le champ Objet, tapez votre message.

5. La documentation de l'e-mail peut être essentielle. Pour associer ou lier le message à un enregistrement, procédez comme suit:

   a. Cliquez sur l'icône en forme de loupe située à droite du champ Concernant.

   b. Recherchez et mettez en surbrillance votre contact.

   c. Cliquez sur OK pour revenir à la fenêtre d'e-mail.

6. Ajoutez d'autres options selon vos besoins.

7. Pour envoyer votre message, cliquez sur le bouton Envoyer (en regard de Enregistrer et fermer).

Pour lire votre adresse e-mail:

1. En bas du volet de navigation, cliquez sur le bouton Poste de travail.

2. En haut du volet de navigation, sélectionnez Activités.

3. Dans le champ Type, cliquez sur la flèche pour ouvrir la liste déroulante et sélectionnez E-mail.

4. Dans le champ Vue, cliquez sur la flèche pour ouvrir la liste déroulante et effectuer votre sélection.

Pour lier un e-mail à un enregistrement:

1. Dans la barre de menus (en haut de l'écran), choisissez Nouveau → Nouvelle activité → E-mail.

2. Remplissez les champs appropriés (À, Objet et similaires).

3. À droite du champ Concernant, cliquez sur l'icône en forme de loupe.

4. Cliquez sur la flèche déroulante à droite du champ Rechercher et sélectionnez l'un des douze types d'enregistrement dans la liste.

5. Double-cliquez sur l'enregistrement approprié.

Pour afficher votre calendrier:

1. Cliquez sur le bouton Poste de travail en bas du volet de navigation.

2. En haut du volet de navigation, sous Mon travail, cliquez sur Calendrier.

Fin d'une activité dans Microsoft Dynamics CRM

Vous utilisez Microsoft Dynamics CRM pour gérer vos relations clients et votre propre charge de travail, ce qui inclut les projets que MS Dynamics CRM décompose en activités. Pour enregistrer la fin d'une activité, procédez comme suit:

1. En bas du volet de navigation, cliquez sur le bouton Workplace.

2. En haut du volet de navigation, sous Mon travail, cliquez sur Activités.

3. Sélectionnez une activité que vous voulez marquer comme terminée.

4. Cliquez sur l'onglet Notes et créez une note qui sera attachée à l'enregistrement.

5. Cliquez sur le bouton Enregistrer comme terminé.

Création d'un nouveau compte ou contact dans Microsoft Dynamics CRM

La beauté et l'intérêt de Microsoft Dynamics CRM résident dans le fait qu'il vous aide à gérer vos clients. J'espère que vous ajouterez quelques nouveaux comptes et de nouveaux clients dans le cours des affaires. Pour ajouter de nouvelles personnes à votre système, procédez comme suit:

1. Dans Ventes, Marketing, Service ou Poste de travail, sélectionnez Comptes ou Contacts dans le volet de navigation.

2. Dans la barre d'outils de la fenêtre, cliquez sur le bouton Nouveau.

3. Remplissez les onglets Général, Détails, Administration et Notes si nécessaire.

4. Cliquez sur Enregistrer et fermer.

Création d'un devis dans Microsoft Dynamics CRM

Microsoft Dynamics CRM peut vous aider à créer un devis qui vous permet d'obtenir un nouveau client que Microsoft Dynamics CRM peut vous aider à gérer. Mais, d'abord, créez la citation:

1. Au bas du volet de navigation, cliquez sur le bouton Ventes.

2. En haut du volet de navigation, sélectionnez Citations.

3. Dans la barre d'outils de la fenêtre Cotations, cliquez sur le bouton Nouveau.

4. Dans le champ Nom, entrez un texte décrivant la citation.

5. Dans le champ Client potentiel, sélectionnez un compte ou un contact à associer au devis.

6. Dans le champ Liste de prix, utilisez la loupe ou l'Assistant Formulaire pour sélectionner une liste de prix.

7. Cliquez sur Enregistrer (l'icône du disque).

8. Dans la section Totaux de l'onglet Général, entrez la remise et le montant du fret.

9. Cliquez sur l'onglet Expédition et remplissez les champs suivants:

   1. Entrez les informations dans les champs De et Au, Date de livraison demandée et Dû par.

   2. Entrez la méthode d'expédition, les modalités de paiement et les conditions de transport.

10. Cliquez sur l'onglet Adresses et entrez les informations de facturation et d'expédition.

11. Si vous souhaitez associer votre devis à une opportunité, procédez comme suit:

    1. Cliquez sur l'onglet Administration.

    2. Utilisez la loupe dans le champ Opportunité pour rechercher et sélectionner cette opportunité.

    3. Cliquez sur OK.

12. Cliquez sur le bouton Enregistrer et fermer pour enregistrer votre devis.

Comment rechercher dans la base de connaissances Microsoft Dynamics CRM

Microsoft Dynamics CRM dispose d'une fonctionnalité pratique appelée Base de connaissances, que vous pouvez utiliser pour rechercher vos listes de clients. Pour effectuer une recherche dans la base de connaissances, procédez comme suit:

1. En bas du volet de navigation, cliquez sur le bouton Poste de travail.

2. Dans la partie supérieure du volet de navigation, sélectionnez Service, puis sélectionnez Base de connaissances.

3. Dans la partie gauche de la fenêtre de la base de connaissances, cliquez sur l'onglet Rechercher.

4. Remplissez les champs suivants pour définir vos critères de recherche: Sans étiquette, Rechercher, Sous objet, Options.

5. Cliquez sur le bouton Rechercher.

Comment afficher les annonces dans Microsoft Dynamics CRM

Les annonces ne sont que l'un des nombreux outils utiles de gestion des clients que vous obtenez avec Microsoft Dynamics CRM. Pour afficher les annonces en cours, procédez comme suit:

1. En bas du volet de navigation, cliquez sur le bouton Workplace.

2. En haut du volet de navigation, choisissez Annonces sous Mon travail.

3. Lisez les annonces.

Création et vérification des activités de service dans Microsoft Dynamics CRM

Microsoft Dynamics CRM facilite la gestion des services opportuns qui fidélisent les clients. La création et la vérification de l'activité de service dans Microsoft Dynamics CRM vous aideront à assurer le bonheur de vos clients avec votre entreprise.

Pour planifier une activité de service, procédez comme suit:

1. En bas du volet de navigation, cliquez sur le bouton Service.

2. En haut du volet de navigation, sélectionnez Calendrier du service.

3. Dans le champ Type (en regard du champ Rechercher), sélectionnez Activité de service dans la liste déroulante.

4. Choisissez un jour pour le service.

5. Dans la barre d'outils de la fenêtre, cliquez sur le bouton Nouveau et effectuez votre sélection.

6. Dans le champ Objet, entrez un nom pour cette activité de service.

7. Dans le champ Service, sélectionnez le service que vous souhaitez planifier.

8. Choisissez vos heures de début et de fin ainsi que la durée.

9. Ajouter des notes.

10. Cliquez sur l'onglet Détails et remplissez-le si nécessaire.

11. Cliquez sur le bouton Enregistrer et fermer pour planifier l'activité.

Vous devez vérifier régulièrement votre calendrier de service pour vous assurer de rester au fait des besoins de vos clients. Pour ce faire, procédez comme suit:

1. En bas du volet de navigation, cliquez sur le bouton Service.

2. En haut du volet de navigation, sélectionnez Calendrier du service.

3. Cliquez sur une ressource et vous verrez la planification de cette ressource dans la zone du calendrier.