Modification et masquage des sections de rapport dans ACT! 2007 - dummies

Un ACT! Le modèle de rapport 2007 est divisé en sections d'informations. Chaque section a un titre de section qui apparaît dans le modèle de rapport mais n'apparaît pas dans le rapport lui-même. Vous pouvez déterminer les champs que vous souhaitez afficher dans chaque section donnée. Un modèle de rapport comprend cinq sections principales; vous ne pouvez pas supprimer ou modifier l'ordre des sections, mais vous pouvez masquer une section si vous ne souhaitez pas qu'elle apparaisse dans votre rapport.

Les cinq sections principales sont

• Rapport En-tête: Les informations qui apparaissent en haut de la première page du rapport, telles que le titre et le créateur du rapport
• En-tête de page: Les informations qui apparaissent en haut de chaque page, telles que les en-têtes
• Détail: Zone contenant un ou plusieurs de vos champs Contact ou Groupe
La section Détail est la viande et pommes de terre du rapport - où vous trouvez des informations pertinentes, telles que le nom, l'adresse et le numéro de téléphone du contact.

• Pied de page: Les informations qui apparaissent au bas de chaque page de votre rapport, telles que la date et le numéro de page

Vous pouvez redimensionner une section pour faire de la place pour des champs supplémentaires en faire glisser la ligne horizontale grise (qui apparaît en bas de la section) plus bas sur le modèle.

Après avoir manipulé votre modèle de rapport et l'avoir exactement comme vous le souhaitez, n'oubliez pas de redimensionner chaque section à la taille d'origine - ou de la fermer autant que possible. Toutes les zones vides dans une section apparaissent comme des zones vides dans votre rapport!

Modification des sections de rapport

La plupart d'entre vous seront très heureux de s'appuyer sur les cinq sections de rapport par défaut. Cependant, de temps en temps, vous pourriez vouloir devenir un peu plus colombophile. Peut-être que vous voulez classer chacun de vos contacts par ordre alphabétique, par nom de famille, regroupés par ville. Vous devez créer des sous-sections dans votre rapport pour y parvenir. Pas de problème; voici tout ce que vous devez faire:

1. Dans le Concepteur de rapports, double-cliquez sur l'en-tête de la section.

La boîte de dialogue Définir les sections s'ouvre. Notez qu'en plus d'ajouter des sous-sections, vous pouvez également choisir quelques autres options:

• Pause de page: Indique si vous souhaitez que chaque section apparaisse sur une nouvelle feuille de papier ou commence une nouvelle feuille à la fin d'une section

• Réduire si vide: Ferme une section si aucune information n'est contenue

• Permet à la section de se diviser sur plusieurs pages: Permet à une longue section de continuer sur plusieurs pages

2. Cliquez sur le bouton Ajouter pour ajouter une nouvelle section au rapport.

La boîte de dialogue Sélectionner un champ à regrouper par s'affiche.

3. Sélectionnez le champ que vous souhaitez utiliser pour regrouper votre rapport, puis cliquez sur OK.

4. Sélectionnez un ordre croissant dans la boîte de dialogue Définir les sections.

Après avoir sélectionné le champ que vous souhaitez regrouper à l'étape 3, vous revenez à la boîte de dialogue Définir les sections. La nouvelle sous-section est mise en surbrillance et vous pouvez indiquer si la nouvelle sous-section apparaît dans l'ordre alphabétique croissant ou décroissant.

Après avoir créé une nouvelle sous-section, vous pouvez y placer autant de champs que vous le souhaitez.

Masquage d'une section de rapport

Il peut arriver que vous souhaitiez masquer une section. Par exemple, dites que vous voulez un rapport qui compte le nombre de contacts dans chacun de vos champs ID / Statut. Théoriquement, ACT! a besoin de lister tous ces contacts pour qu'ils puissent être comptés, mais vous ne voulez vraiment pas voir tous ces contacts parce que vous ne voulez voir qu'un total. Bien que vous ne puissiez pas supprimer les sections du modèle de rapport par défaut, vous pouvez les masquer, ce qui vous donne le même résultat.

Pour masquer une section

1. Dans le Concepteur de rapports, ouvrez la fenêtre Propriétés en choisissant Affichage -> Fenêtre Propriétés.

2. Sélectionnez le nom de la section que vous souhaitez masquer.

3. Cliquez sur la propriété Visible dans la fenêtre Propriétés, puis modifiez-le sur Non.

Bien que vous puissiez toujours voir la section dans le Concepteur de rapports, elle n'apparaît pas dans vos rapports terminés.