L'objectif de la comptabilité pour travailler avec QuickBooks 2012 - mannequins

La chose la plus importante à comprendre au sujet de la comptabilité afin de tirer le meilleur parti de votre travail dans QuickBooks 2012, c'est qu'il fournit de l'information financière aux intervenants. Chaque fonction de comptabilité décrite ici est réalisée avec compétence par chacune des versions de QuickBooks: QuickBooks Simple Start, QuickBooks Pro, QuickBooks Premier et QuickBooks Enterprise.

Les parties prenantes sont les personnes qui font des affaires avec une entreprise ou interagissent avec elle; ils comprennent les gestionnaires, les employés, les investisseurs, les banques, les fournisseurs, les autorités gouvernementales et les agences qui peuvent imposer une entreprise. Les besoins d'information de ces intervenants déterminent ce qu'un système comptable doit faire.

Besoins d'information des gestionnaires, des investisseurs et des entrepreneurs

La première catégorie d'intervenants comprend les gestionnaires, les investisseurs et les entrepreneurs de l'entreprise. Ce groupe a besoin d'informations financières pour déterminer si une entreprise gagne de l'argent. Ce groupe veut également des informations qui permettent de savoir si une entreprise se développe ou se contracte et à quel point elle est en bonne santé ou malade.

Pour remplir ses obligations et ses devoirs, ce groupe a souvent besoin d'informations détaillées. Par exemple, un gestionnaire ou un entrepreneur peut vouloir savoir quels clients sont particulièrement rentables - ou non rentables. Un investisseur actif peut vouloir savoir quelles lignes de produits se développent ou se contractent.

Un ensemble connexe d'exigences en matière d'information concerne la tenue de registres d'actifs et de passifs. Un élément est une propriété de l'entreprise, comme de l'argent, des stocks ou de l'équipement. Une responsabilité est une dette ou une obligation que la société doit, comme des emprunts bancaires et des comptes créditeurs.

Évidemment, quelqu'un dans une entreprise - peut-être un directeur, comptable ou comptable - doit avoir des dossiers très détaillés sur le montant d'argent que l'entreprise a dans ses comptes bancaires, l'inventaire que l'entreprise a dans son entrepôt ou sur ses étagères, et l'équipement que l'entreprise possède et utilise dans ses opérations.

Quelqu'un qui travaille dans une entreprise, gère une entreprise ou investit activement dans une entreprise a besoin de bonnes informations générales sur les affaires financières de l'entreprise et, dans de nombreux cas, des informations très détaillées sur les actifs importants (comme la trésorerie) et le passif (tels que les prêts bancaires).

Besoins d'information des créanciers externes

Une deuxième catégorie de parties prenantes comprend les entreprises extérieures qui prêtent de l'argent à une entreprise et les agences d'évaluation du crédit qui fournissent des informations à ces prêteurs.Par exemple, les banques veulent connaître les affaires financières et la situation financière d'une entreprise avant de prêter de l'argent. Le système comptable doit produire les informations financières dont une banque a besoin pour prendre en compte une demande de prêt.

Quelle information les prêteurs veulent-ils? Les prêteurs veulent savoir qu'une entreprise est rentable et bénéficie d'un flux de trésorerie positif. Les bénéfices et les flux de trésorerie positifs permettent à une entreprise de rembourser facilement sa dette. Une banque ou un autre prêteur veut également voir des actifs qui pourraient être liquidés, dans le pire des cas, pour rembourser un prêt - ainsi que d'autres dettes pouvant représenter une créance sur les actifs de l'entreprise.

Les fournisseurs exigent également généralement des informations financières d'une entreprise. Un fournisseur prête souvent de l'argent à une entreprise en prolongeant son crédit commercial. Ce qui est remarquable à ce sujet est que les fournisseurs exigent parfois une comptabilité spéciale.

Par exemple, une des catégories de fournisseurs qu'une entreprise telle que Wiley Publishing, Inc. traite est celle des auteurs. Afin de payer à un auteur la redevance à laquelle il a droit, Wiley consacre beaucoup de travail au calcul des montants de redevance par unité, puis déclare et remet ces montants aux auteurs.

D'autres entreprises ont parfois des exigences similaires en matière d'information financière pour les fournisseurs. Les franchisés (comme l'homme ou la femme qui possède et exploite le McDonald's local) paient des frais de franchise en fonction des revenus. Les détaillants peuvent effectuer une comptabilité et des rapports spéciaux afin de bénéficier des rabais et des incitations des fabricants des produits qu'ils vendent.

Besoins d'information des agences gouvernementales

Les parties prenantes prévisibles qui requièrent des informations financières d'une entreprise sont les agences gouvernementales fédérales et étatiques ayant juridiction sur l'entreprise. Par exemple, chaque entreprise aux États-Unis doit déclarer ses revenus, ses dépenses et ses bénéfices afin que l'entreprise puisse calculer correctement l'impôt sur le revenu dû par le gouvernement fédéral et ensuite payer cette taxe.

Les entreprises avec employés doivent également déclarer au gouvernement fédéral et d'état sur les salaires payés à ces employés - et payer des charges sociales basées sur des mesures, telles que le nombre d'employés, les salaires versés aux employés et les indemnités de chômage réclamées par les anciens employés.

Fournir ce type d'information financière aux organismes gouvernementaux représente un devoir clé du système comptable d'une entreprise.

Besoins d'information pour la création de formulaires commerciaux

En plus des rapports financiers décrits dans les paragraphes précédents, les systèmes de comptabilité remplissent généralement une autre tâche essentielle pour les entreprises: la production de formulaires commerciaux. Par exemple, un système comptable produit presque toujours les chèques nécessaires pour payer les fournisseurs.

De plus, un système de comptabilité prépare les factures et les chèques de paie. Des systèmes comptables plus sophistiqués, tels que ceux utilisés par les grandes entreprises, préparent de nombreuses autres formes d'affaires, notamment les bons de commande, les relevés mensuels des clients, les notes de crédit aux clients, les reçus de vente, etc.