QuickBooks: 4 façons de conserver les dossiers financiers - mannequins

La fiabilité et l'utilité de vos données QuickBooks 2014 dépendent en grande partie de la propreté et de la qualité de vos dossiers financiers. Pour vous aider, vous ou votre personnel, à faire un meilleur travail, pensez à utiliser les quatre techniques suivantes.

Technique n ° 1: Rapprocher régulièrement vos comptes bancaires QuickBooks

Lorsque vous prenez le temps de rapprocher un compte bancaire, vous améliorez non seulement l'exactitude de vos relevés bancaires (y compris les soldes de vos comptes); mais vous vérifiez également indirectement un tas d'autres transactions, y compris tous les revenus qui se jettent dans un compte bancaire particulier. Et vous vérifiez les dépenses payées sur un compte particulier.

Donc, la ligne du bas: Réconcilier vos comptes bancaires régulièrement.

Technique n ° 2: Mettre à jour les soldes de compte de prêt

Si vous avez emprunté de l'argent auprès de la banque, vous devriez vérifier le solde de ce compte. Et vous devriez mettre à jour le solde du compte s'il ne correspond pas aux dossiers de fin d'année du prêteur.

Les soldes des comptes de prêt sont généralement «erronés» au fil du temps, car la ventilation des paiements en composantes principal et intérêts est légèrement décalée. Cette erreur commence à s'accumuler avec le temps.

Vous pouvez souvent corriger le solde d'un compte de prêt en ajoutant une entrée de journal qui «corrige» le solde du compte erroné, puis envoie la compensation de débit ou de crédit requise à la catégorie de frais d'intérêt du prêt.

Technique n ° 3: Vérification des paiements orphelins

Les gens trouvent qu'il est étonnamment facile de saisir les paiements des clients, mais ils n'appliquent jamais les paiements à une facture. Lorsque cette erreur d'omission survient, l'entreprise omet les revenus du compte de profits et pertes et sous-estime ses revenus et ses bénéfices. Donc c'est une mauvaise erreur.

Vous pouvez trouver l'un de ces paiements orphelins dans votre fichier QuickBooks en produisant un bilan de caisse. Si un solde de caisse présente une valeur négative pour les comptes débiteurs, cela signifie que vous avez entré des paiements dans QuickBooks, mais que vous n'avez jamais appliqué le paiement à une facture.

Pour réparer cette erreur (ou corriger cette erreur plusieurs fois si vous avez commis plusieurs erreurs), vous devez parcourir les paiements de vos clients ou générer un rapport des transactions pour un client afin de trouver celles que vous n'avez pas appliquées.

Technique n ° 4: Passez en revue votre bilan

Vous savez où les erreurs comptables apparaissent le plus souvent? Sur votre bilan.

Pour cette raison, prenez l'habitude de produire régulièrement un bilan. Recherchez des chiffres étranges, par exemple, des fonds non déposés totalisant 40 000 $ (ce qui signifie que QuickBooks compte 40 milliards de dollars d'argent dans le bureau quelque part) ou un solde de 11 000 $ (ce qui signifie que vous avez 11 grandiose).

Vous pouvez rechercher des numéros de bilan amusants en double-cliquant sur la valeur impaire dans la fenêtre de rapport, puis en parcourant les données de transaction pour obtenir une valeur manifestement erronée.

Un dernier point à propos de cette technique de vérification des erreurs: Souvent, l'erreur qui produit une valeur de bilan folle n'est pas une transaction saisie de manière incorrecte, mais une transaction qui a été omise.