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L'un des éléments de base de Salesforce est l'enregistrement. Les enregistrements sont des éléments de données individuels qui se trouvent sous des onglets ou des collections d'enregistrements pertinents. Ils contiennent des champs qui affichent certaines informations. Par exemple, un dossier peut contenir des champs pertinents pour la personne à laquelle l'affaire est confiée, son adresse, son numéro de téléphone et l'urgence du problème.
Création de nouveaux enregistrements
Salesforce offre un certain nombre de façons de créer un nouvel enregistrement. Vous pouvez toujours utiliser la liste déroulante Créer nouveau dans la barre latérale de la plupart des pages en procédant comme suit:
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Cliquez sur la liste déroulante Créer nouveau dans la barre latérale.
Une liste des objets disponibles apparaît où vous pouvez choisir le type d'enregistrement que vous voulez créer. Les objets sont des représentations de tables de base de données contenant les informations de votre organisation. Par exemple, les comptes, les contacts et les observations sont tous des objets Salesforce standard.
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Cliquez sur l'objet ou le type d'enregistrement que vous souhaitez créer.
La page d'édition d'un nouvel enregistrement apparaît avec des champs pour la plupart vides (certains champs peuvent être pré-remplis).
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Entrez les informations dans les champs en mode Edition et cliquez sur Enregistrer.
La page de détail de l'enregistrement apparaît, détaillant l'enregistrement que vous venez de créer.
En supposant que vous disposez des autorisations appropriées, vous pouvez également créer un enregistrement via l'onglet Objet en procédant comme suit:
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Cliquez sur l'onglet Objet associé à l'enregistrement que vous voulez créer.
L'onglet Page d'accueil apparaît. Par exemple, pour créer un nouvel enregistrement de cas, cliquez sur l'onglet Cas pour accéder à la page d'accueil des cas.
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Cliquez sur le bouton Nouveau dans la liste Récent de cet objet.
Cette liste vous montre les enregistrements les plus récents que vous avez consultés concernant l'onglet dans lequel vous vous trouvez. Par exemple, dans la liste Cas récents, cliquez sur le bouton Nouveau. La page Case Edit s'affiche.
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Complétez les champs et cliquez sur Enregistrer.
La page de détail de l'enregistrement de cas que vous venez de créer apparaît.
La liste des cas récents sur la page d'accueil des cas et le bouton Nouveau.
Félicitations! Vous pouvez maintenant créer des enregistrements dans Salesforce. Vous voyez aussi à quel point c'est indolore et intuitif. Essayons de tirer le meilleur parti de l'enregistrement que vous venez de créer pour comprendre la page de détails.
Modifier ou supprimer des enregistrements
Modifier et supprimer des enregistrements est encore plus simple que de les créer.
Pour modifier un enregistrement, accédez à la page de détail de l'enregistrement que vous souhaitez modifier et procédez comme suit:
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Cliquez sur le bouton Modifier en haut de la page Détails.
La page Modifier apparaît avec des champs modifiables.
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Modifiez les champs que vous souhaitez modifier.
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Cliquez sur Enregistrer.
La page Détails de l'enregistrement apparaît, affichant les informations mises à jour.
Si votre administrateur active la fonctionnalité d'édition en ligne dans Salesforce, il existe un moyen encore plus simple (oui, c'est vrai) d'éditer les champs qui peuvent vous faire gagner du temps et des clics. La fonction d'édition en ligne vous permet d'éditer des champs directement à partir de la page Détails sans même cliquer sur le bouton Modifier. Pour modifier un champ en ligne, procédez comme suit:
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Sur la page Détails d'un enregistrement, passez votre curseur sur le champ que vous souhaitez modifier.
Une icône apparaît à droite du champ, indiquant votre niveau d'accès:
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Crayon: Vous pouvez modifier ce champ en ligne et le champ est mis en surbrillance.
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Cadenas: Vous ne pouvez pas modifier ce champ et il n'est pas mis en surbrillance.
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Aucun: Vous pouvez modifier le champ sans utiliser de modification en ligne. Vous devrez utiliser la méthode traditionnelle d'édition, détaillée plus tôt.
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Si l'icône en forme de crayon apparaît, double-cliquez sur le champ et mettez à jour les informations.
La figure suivante montre comment mettre à jour le champ Objet sur un cas en utilisant la modification en ligne.
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Cliquez sur Entrée pour terminer la modification de ce champ si vous souhaitez continuer à en modifier d'autres; sinon, cliquez sur Enregistrer.
L'enregistrement est sauvegardé avec toutes vos modifications.
Modification d'un champ en ligne.
Pour supprimer un enregistrement, sur la page Détails, cliquez simplement sur le bouton Supprimer. Ne vous inquiétez pas - Salesforce vous demandera si vous êtes sûr, au cas où vous changeriez d'avis. Si vous le faites, cliquez simplement sur Annuler pour revenir à la page Détails. Si vous cliquez sur OK et supprimez l'enregistrement, il sera déplacé dans la corbeille pendant 15 jours avant que Salesforce ne le supprime définitivement.
