Exécution d'un rapport dans ACT! 2005 - les nuls

Les étapes suivantes s'appliquent à tous les ACT! rapports. La boîte de dialogue est la même pour tous les rapports. Cependant, selon le rapport que vous exécutez, certaines options peuvent ne pas être disponibles et apparaissent donc grisées.

Pour exécuter un ACT! rapport, procédez comme suit:

1. Effectuez une recherche ou affichez l'enregistrement de contact ou les enregistrements que vous souhaitez inclure dans le rapport.

Toutes les routes dans ACT! mener - ou au moins passer - la recherche. Avant d'exécuter un rapport, déterminez les données de contact ou de groupe que vous souhaitez inclure dans votre rapport. Par exemple, vous pouvez exécuter un rapport récapitulatif d'historique pour un seul contact ou un rapport de contact pour tous les contacts d'un état ou d'une région. Vous pouvez inclure des données provenant de l'enregistrement de contact ou de groupe en cours, de la recherche de contact ou de groupe actuelle ou de tous les contacts ou groupes.

2. Triez les contacts avant d'exécuter le rapport si vous souhaitez que les contacts du rapport apparaissent dans un ordre particulier.

Voulez-vous que les contacts apparaissent par ordre alphabétique par nom d'entreprise ou par nom de famille? Si vous avez de nombreux contacts avec le nom de famille Smith, voulez-vous les trier par entreprise ou par état? Vous devez prendre ces décisions avant d'exécuter un ACT! rapport.

Triez vos contacts de l'une des deux façons suivantes: Triez jusqu'à trois critères en choisissant Édition -> Trier, ou triez votre contact par critère en cliquant sur l'en-tête de contact approprié dans la liste des contacts.

3. Choisissez le menu Rapports, puis sélectionnez le nom du rapport que vous souhaitez exécuter. (Pour exécuter un rapport qui n'apparaît pas dans le menu, choisissez Rapports -> Autres rapports de contact et sélectionnez le rapport approprié.)

La boîte de dialogue Définir les filtres s'ouvre. L'onglet Général est identique pour tout ACT! rapports que vous créez.

4. Dans la liste déroulante Envoyer le rapport à, sélectionnez une sortie pour le rapport:

• Aperçu: Choisissez l'option Aperçu si vous avez des doutes sur vos capacités de création de rapports. Un aperçu du rapport apparaît à l'écran. Après avoir prévisualisé le rapport, imprimez-le ou réexécutez-le s'il ne ressemble pas exactement à ce que vous aviez prévu.

• Fichier RTF: enregistre le rapport sous forme de fichier RTF que vous pouvez ouvrir dans Word.

• Fichier HTML: enregistre le rapport sous forme de fichier HTML. Choisissez cette option si vous souhaitez utiliser le rapport sur votre site Web.

• Fichier PDF: enregistre le rapport sous forme de fichier PDF pouvant être lu dans Adobe Reader.

• Fichier texte: enregistre le rapport sous forme de fichier TXT que vous pouvez lire avec une grande variété de logiciels, y compris Excel.

• Imprimante: Si vous êtes convaincu que votre rapport s'imprimera correctement la première fois, allez-y!Cette option envoie le rapport directement à votre imprimante par défaut.

• E-mail: envoie le rapport enregistré en tant que pièce jointe à un message électronique. La pièce jointe a un. rpt extension et peut être lu uniquement par les destinataires qui ont ACT! installé sur leurs ordinateurs.

5. Dans la zone Créer un rapport pour, spécifiez les contacts à inclure dans le rapport.

Les choix sont explicites. Vous allez exécuter le rapport pour le contact actuel, la recherche en cours ou tous les contacts.

Si vous avez trié les contacts, sélectionnez le bouton radio Recherche en cours, même si vous souhaitez inclure tous les contacts dans la base de données. Si vous ne sélectionnez pas cette option, les contacts du rapport n'apparaissent pas dans l'ordre de tri que vous avez spécifié.

6. Cochez la case Exclure mon enregistrement pour exclure les informations de votre enregistrement dans le rapport.

Cette option n'est pas disponible pour tous les rapports.

7. Dans la zone Utiliser les données gérées par, sélectionnez le gestionnaire d'enregistrements des contacts que vous incluez dans votre rapport.

• Tous les utilisateurs: inclut les enregistrements de contacts gérés par tous les utilisateurs de la base de données.

• Utilisateurs sélectionnés: inclut les enregistrements de contacts gérés par les utilisateurs sélectionnés de la base de données. Si vous êtes le seul utilisateur de la base de données, seul votre nom apparaît dans la liste.

8. Dans les onglets Activités, Note et / ou Historique, effectuez les sélections appropriées.

• Dans l'onglet Activités, sélectionnez le type d'activités et la plage de dates correspondante des activités à inclure dans votre rapport.

• Dans l'onglet Note et Historique, sélectionnez le type d'historique et la plage de dates correspondante que vous incluez dans votre rapport.

• Dans la zone Utiliser les données gérées par, sélectionnez les utilisateurs dont vous souhaitez inclure les informations dans le rapport.

9. Cliquez sur l'onglet Opportunité si vous exécutez un rapport sur les ventes.

• Dans la zone Opportunités de vente, indiquez si vous souhaitez inclure les opportunités de ventes, les ventes fermées / gagnées et / ou les ventes perdues dans votre rapport.

• Dans le menu déroulant Within Within Range, spécifiez la plage de dates des opportunités de ventes à inclure dans le rapport.

• Dans la zone Utiliser les données gérées par, choisissez d'inclure les informations de tous les utilisateurs ou utilisateurs sélectionnés de votre base de données.

10. Cliquez sur OK.

AGISSEZ! exécute le rapport. Si vous n'êtes pas satisfait des résultats, exécutez le même rapport une deuxième fois en utilisant des critères différents ou essayez d'exécuter un autre rapport.