SharePoint 2016 pour les nuls Cheat Sheet - les nuls

Par Ken Withee, Rosemarie Withee

Microsoft SharePoint Server 2016 fournit une plate-forme basée que votre organisation peut tirer parti pour être plus productif et plus compétitif. Avec SharePoint 2016, vous pouvez gérer le contenu, publier des informations, suivre les processus et gérer vos activités commerciales globales. En outre, SharePoint 2016 fournit des fonctionnalités sociales telles que le microblogage, les flux, les mentions J'aime, les mentions et les balises de hachage pour que tous les membres de votre organisation soient sur la même page et communiquent efficacement.

Présentation du SharePoint 2016 Technology Mix

SharePoint 2016 est un produit massif et complexe. Non seulement SharePoint est compliqué, mais il repose sur toute une série d'autres technologies pour faire de la magie une réalité.

La pile technologique SharePoint 2016 comprend:

• Serveurs informatiques: À la racine de tout système logiciel se trouve un périphérique physique appelé serveur. Un serveur n'est pas différent de votre ordinateur portable, de bureau ou même de téléphone. Ils utilisent tous des puces informatiques physiques pour faire bouger les choses dans le monde numérique. Un serveur est juste conçu spécifiquement pour les logiciels lourds de type entreprise.
• Systèmes d'exploitation: Un ordinateur physique n'est pas beaucoup plus qu'un presse-papier ou un arrêt de porte sans logiciel pour le faire fonctionner. Le logiciel conçu pour faire fonctionner les ordinateurs s'appelle un système d'exploitation. Dans le monde de Microsoft, le système d'exploitation conçu pour les serveurs s'appelle Windows Server.
• Bases de données: Une base de données est installée sur le système d'exploitation. Elle est spécialement conçue et optimisée pour stocker et manipuler les données. Le produit de base de données Microsoft s'appelle SQL Server. SharePoint exploite les capacités avancées de SQL Server afin de fournir les fonctionnalités explorées tout au long du livre.
• Serveurs Web: SharePoint est un logiciel avec lequel vous interagissez en utilisant votre navigateur Web. Un produit logiciel spécial appelé serveur Web est le moteur qui fournit des pages Web à votre navigateur Web. Le serveur Web Microsoft s'appelle Internet Information Services (IIS).

Il faut toute cette pile de technologies pour rendre SharePoint possible. Vous pourriez même dire qu'il faut un village logiciel. Lorsque cette pile de logiciels est en place, votre équipe informatique peut installer SharePoint. Lorsque votre équipe informatique installe SharePoint sur votre site local, elle s'appelle SharePoint On Premise. Lorsque vous achetez SharePoint en tant que service auprès de Microsoft et y accédez par Internet, il s'appelle SharePoint Online.Avec SharePoint Online, la pile logicielle est installée dans les centres de données de Microsoft et prend en charge, par exemple, l'installation, la gestion, la sauvegarde et la sécurisation.

Le fait que Microsoft fournisse l'infrastructure SharePoint permet à votre organisation de se concentrer sur votre activité. En particulier, vous pouvez vous concentrer sur l'utilisation de SharePoint pour augmenter la valeur de votre entreprise au lieu de vous soucier des voyants clignotants des serveurs et des complexités de tous les logiciels qui composent la pile.

Vous avez plusieurs options différentes lorsque vous choisissez SharePoint 2016. Ces options incluent:

• SharePoint Server 2016, licence standard: Intranet, portails, extranets, recherche et réseau social Mon site.
• SharePoint Server 2016, licence Enterprise: Scénarios avancés pour la veille stratégique, l'intégration d'applications et les services Office 2016.
• SharePoint Online: La version cloud de SharePoint. Proposé en tant que produit autonome ou fourni avec Office 365. SharePoint Online inclut un certain nombre d'options de package différentes, qui sont un mélange des fonctionnalités de SharePoint Server. En outre, Microsoft va désormais ajouter les dernières et les meilleures nouvelles fonctionnalités à SharePoint Online. À un moment donné dans le futur (peut-être SharePoint 2019?), Ils prendront tout ce travail avec SharePoint Online et créeront une autre version On-Premises de SharePoint. Si vous voulez rester avec le dernier et le meilleur, alors SharePoint Online est votre meilleure option.

Modèles de site communs dans SharePoint 2016

Un modèle de site est ce que vous utilisez lorsque vous créez un nouveau site SharePoint. Un modèle de site vous fournit simplement une configuration de démarrage pour SharePoint. Par exemple, si vous choisissez un modèle de site d'équipe, le site que vous créez inclura des composants SharePoint conçus pour une équipe. Des éléments tels qu'une application Documents, une application Calendrier, une application Tâches et une visualisation de la chronologie.

Un certain nombre de modèles de sites sont disponibles dans SharePoint 2016. Les modèles de site sont regroupés en catégories telles que Collaboration, Entreprise et Publication.

Les modèles de site disponibles dépendent de l'édition SharePoint que vous utilisez ainsi que des fonctionnalités que vous avez activées. Par exemple, le modèle Business Intelligence Center est uniquement disponible avec la licence Enterprise. Et les sites de publication sont uniquement disponibles lorsque vous avez activé l'infrastructure de publication SharePoint Server.

Les modèles de site que vous devriez connaître comprennent:

• Site de l'équipe: Un modèle conçu pour permettre aux équipes de collaborer, de partager des documents et de rester synchronisés.
• Blog: Un modèle qui génère un site de blog.
• Site du projet: Modèle qui crée un site pour gérer et collaborer sur un projet spécifique.
• Site communautaire: Un modèle conçu pour créer un site permettant aux membres de la communauté de se rassembler et de discuter de leurs intérêts communs.
• Centre de documentation: Un modèle conçu pour gérer des documents communs dans un emplacement central
• Centre des enregistrements: Un modèle qui crée un site pour gérer les enregistrements de la société.
• Centre de Business Intelligence: Un modèle avec toutes les fonctionnalités requises pour la Business Intelligence dans SharePoint.
• Centre de recherche d'entreprise: Modèle utilisé pour créer un site de recherche. Inclut un certain nombre de pages de résultats de recherche pour des requêtes spécialisées telles que la recherche de personnes, de conversations, de vidéos et d'informations générales.
• Centre de recherche de base: Modèle utilisé pour créer un site de centre de recherche général. La base manque les plusieurs pages de résultats du centre de recherche de classe d'entreprise.
• Référentiel de processus Visio: Modèle que vous pouvez choisir lors de la création d'un site de stockage de processus métier au format Microsoft Office Visio.
• Site de publication: Modèle qui crée un site de publication vierge. Un site de publication est utilisé pour publier des pages Web pour une consommation de masse.
• Site de publication avec flux de production: Modèle qui fournit les fonctionnalités du modèle Site de publication et inclut également les flux de travail d'approbation.
• Wiki d'entreprise: Un modèle pour créer un site pour capturer et stocker des informations d'un collectif de groupe.

Applications courantes dans SharePoint 2016

Une application est un composant de SharePoint qui effectue certaines tâches. Une application peut être créée pour stocker des documents comptables ou suivre les contacts des clients. Si vous connaissez l'idée des listes et des bibliothèques, vous connaissez les applications.

Lorsque vous créez une application, vous choisissez le type de modèle à utiliser. Il y a des modèles pour des choses comme des bibliothèques, des listes, des calendriers, des tâches et des forums de discussion. Lorsque vous ajoutez une application à votre site, vous lui donnez un nom. Par exemple, vous pouvez ajouter une application de calendrier et l'appeler Vacances de société.

Ce qui peut prêter à confusion, c'est que les applications portent souvent le même nom que leurs modèles. Par exemple, si vous utilisez un site avec une application appelée Bibliothèque de documents basée sur le modèle d'application Bibliothèque de documents, la compréhension des applications serait très déroutante. Si vous créez votre propre application appelée Mes documents, puis choisissez le modèle Bibliothèque de documents, les différences sont faciles à remarquer. Vous pouvez voir que vous pouvez créer une application Mes documents 1, Mes documents App 2 et Mes documents App 3, qui peuvent tous utiliser le même modèle: Bibliothèque de documents.

Les applications dont vous disposez dépendent de l'édition SharePoint 2016 que vous utilisez ainsi que des fonctionnalités que vous avez activées. Par exemple, l'application Bibliothèque de rapports est uniquement disponible avec la licence Enterprise.

Les applications suivantes sont des applications courantes dont vous devez être conscient.

• Bibliothèque de documents: Permet de créer des applications contenant des documents.
• Bibliothèque de formulaires: Crée une application contenant des formulaires commerciaux. Cette bibliothèque nécessite un éditeur compatible tel qu'InfoPath.
• Bibliothèque de pages wiki: Permet de créer des applications qui stockent des pages wiki.
• Bibliothèque d'images: En utilisant ce modèle, vous créez des applications pour stocker des images.
• Liens: Crée une application contenant des liens HTML.
• Annonces: Affiche une application pouvant être utilisée pour les annonces.
• Contacts: Crée une application pour stocker les contacts.
• Calendrier: Un modèle utilisé pour créer des applications de calendrier.
• Tableau de discussion: Crée une application dans laquelle les utilisateurs peuvent discuter de sujets dans un forum fileté.
• Liens sponsorisés: Modèle d'application qui crée un emplacement pour stocker des liens vers des actions spécifiques à l'aide d'une mise en page basée sur des vignettes visuelles. Lorsque vous créez un nouveau site d'équipe, il inclut une application basée sur le modèle des liens sponsorisés. Lorsque vous déplacez la souris sur une mosaïque, des informations apparaissent pour décrire ce qui se passera lorsque vous cliquerez sur le lien.
• Tâches: Modèle utilisé pour créer des applications pour stocker des tâches.
• Suivi des problèmes: Permet de créer une application pour suivre les problèmes.
• Liste personnalisée: Un modèle qui crée une application vierge basée sur une liste.
• Liste personnalisée dans la vue de feuille de données: Ce modèle est similaire au modèle de liste personnalisée mais fournit une vue de feuille de données par défaut.
• Liste externe: Permet de créer une application qui se connecte à des données externes.
• Sondage: Crée une application utilisée pour effectuer des enquêtes.
• Bibliothèque d'éléments: Modèle utilisé pour créer une application qui stocke les éléments d'un site, tels que des images, des fichiers audio et vidéo.
• Bibliothèque de connexions de données: Crée une application qui stocke les connexions de données.
• Bibliothèque de rapports: Permet de créer une application pour stocker des rapports.
• Access App: Modèle utilisé pour créer une application qui est l'application Web Office Access.
• Importer une feuille de calcul: Un modèle utilisé pour importer une feuille de calcul. Le résultat est une application qui contient les données dans la feuille de calcul. L'équivalent peut être effectué manuellement en créant l'application à l'aide du modèle Liste personnalisée, en ajoutant toutes les colonnes de la feuille de calcul, puis en saisissant toutes les données.

Les composants WebPart communs dans SharePoint 2016

Les composants WebPart sont des composants réutilisables qui affichent du contenu sur les pages Web dans SharePoint 2016. Les composants WebPart constituent un composant fondamental de la construction de pages SharePoint. Il existe un certain nombre de composants WebPart livrés avec les différentes éditions de SharePoint et vous pouvez également acheter des composants WebPart tiers qui se connectent directement à votre environnement SharePoint.

Les composants WebPart disponibles dépendent de l'édition SharePoint 2016 que vous utilisez ainsi que des fonctionnalités que vous avez activées. Par exemple, les composants WebPart PerformancePoint sont uniquement disponibles avec la licence Enterprise et lorsque la fonctionnalité PerformancePoint Services est activée. Et les composants WebPart Project Web App sont uniquement disponibles lorsque vous avez installé Project Server.

Voici une liste des catégories de composants WebPart courantes que vous devez connaître:

• Applications: Chaque instance d'application que vous avez ajoutée à votre site est associée à un composant WebPart. Les composants WebPart de l'application vous permettent d'ajouter une vue dans les données de votre application à vos pages Web.
• Blog: Fournit des composants WebPart pour un site de blog.
• Données métier: Regroupement de composants WebPart conçus pour afficher des informations métier telles que le statut, les indicateurs et d'autres données métier. Ce regroupement comprend également des composants WebPart pour l'intégration de documents Excel et Visio et l'affichage de données à partir de Business Connectivity Services (BCS).BCS est un composant de SharePoint qui vous permet de vous connecter à des données stockées en dehors de SharePoint.
• Communauté: Le regroupement de communauté contient des composants WebPart pour les fonctionnalités de communauté de SharePoint. Cela inclut des choses comme l'adhésion, l'adhésion à une communauté et des informations sur la communauté. En outre, il existe des outils pour les administrateurs de la communauté.
• Correctif cumulatif: Contient des composants WebPart utilisés pour le cumul (cumul) du contenu. Des composants WebPart permettent de regrouper les résultats de recherche, de fournir des résumés de projet, d'afficher des chronologies et de montrer les documents pertinents sur l'ensemble du site.
• Jeux de documents: WebPart spécialement conçus pour travailler avec des jeux de documents.
• Filtres: WebPart pouvant être utilisés pour filtrer les informations. Ces composants WebPart sont conçus pour être connectés à d'autres composants WebPart afin de fournir un mécanisme de filtrage utile. Par exemple, vous pouvez avoir une liste de contenu et que les utilisateurs puissent filtrer en fonction de certains critères. Vous pouvez utiliser ces composants WebPart pour fournir le mécanisme de filtrage.
• Formulaires: Composants WebPart qui vous permettent d'intégrer des formulaires HTML ou InfoPath dans une page.
• Multimédia et contenu: Cette catégorie fournit des composants WebPart qui affichent des supports tels que des images, des vidéos et des pages. En outre, il existe également un composant WebPart pour l'affichage des applications Silverlight.
• PerformancePoint: Composants WebPart spécialement conçus pour les services PerformancePoint.
• Application Web du projet: WebPart spécialement conçu pour Project Server. Ces composants WebPart incluent des fonctionnalités permettant d'afficher des informations sur un projet, telles que les problèmes, les tâches, les feuilles de temps et l'état.
• Recherche: Fournit des composants WebPart pour la fonctionnalité de recherche, tels que le champ de recherche pour l'entrée d'une requête, les résultats de recherche et l'affinement des résultats.
• Contenu piloté par la recherche: Fournit des composants WebPart qui affichent du contenu en fonction de la recherche. Par exemple, il existe des composants WebPart pour afficher les éléments correspondant à un tag donné, des pages basées sur une requête de recherche et des éléments récemment modifiés.
• Collaboration sociale: Cette catégorie contient des composants WebPart conçus pour les composants sociaux de SharePoint, tels que les coordonnées de l'utilisateur, le tableau de notes partagé, les nuages ​​de tags et les tâches utilisateur.

Types de page SharePoint 2016

Vous devez connaître certaines informations sur les types de page SharePoint 2016. Une page Web est un document qui s'affiche dans votre navigateur Web. La seule différence entre une page Web et un document texte ordinaire est qu'une page Web a un balisage spécial qui indique au navigateur Web comment l'afficher.

SharePoint prend les détails du balisage spécial et le jette dans les coulisses. Il ne vous reste plus que quelques types de pages que vous pouvez ajouter à vos sites SharePoint.

Parmi ceux-ci:

• page Wiki: Une page wiki est également appelée page de contenu. Vous pouvez leur ajouter du contenu en tapant et en formatant du texte. En outre, vous pouvez insérer des images et des composants WebPart. L'ajout de contenu à une page wiki est un peu comme travailler avec Office Word en ce sens que toutes les fonctionnalités de mise en forme du contenu sont contenues en haut de la page dans le Ruban.Et comme son nom l'indique, une page wiki gère toutes les commandes wiki comme les [et] caractères.
• Page WebPart: Une page WebPart est spécialement conçue pour les composants WebPart. Une page de composant WebPart comprend des zones de composants WebPart dans lesquelles vous pouvez ajouter des composants WebPart. À l'aide d'une page de composant WebPart, vous pouvez faire glisser des composants WebPart entre des zones et les connecter les uns aux autres. Vous pouvez choisir parmi plusieurs mises en forme de zones de composants WebPart lors de la création d'une page WebPart.
• Page de publication: La page de publication est utilisée lorsque vous devez créer une séparation entre la publication du contenu et la disposition du contenu sur la page. Une page de publication vous permet de créer une mise en page standard, puis de laisser plusieurs utilisateurs entrer du contenu en utilisant la mise en page. Cela vous permet de faire en sorte que les utilisateurs connaissent leur contenu, mais pas les mises en page SharePoint, publient sur le site tout en conservant l'aspect et la convivialité.