Vidéo: Multiple Users in Quickbooks 2024
QuickBooks permet l'utilisation simultanée du fichier de données QuickBooks par plusieurs utilisateurs. Parfois, vous n'avez besoin que d'un seul ordinateur et d'une seule copie de QuickBooks, même si vous avez plusieurs employés qui utilisent QuickBooks. Par exemple, si une petite entreprise n'a qu'un assistant administratif et que le propriétaire accède à un fichier de données QuickBooks, une copie de QuickBooks s'exécutant sur un seul ordinateur peut suffire.
Pour permettre l'utilisation simultanée du fichier de données QuickBooks par plusieurs utilisateurs, il est prévisible que vous devez d'abord configurer plusieurs utilisateurs.
Après avoir configuré plusieurs utilisateurs, vous pouvez installer le programme QuickBooks sur d'autres ordinateurs personnels, puis, en supposant que tous ces ordinateurs personnels se connectent à un réseau Windows, utiliser les autres exemplaires de QuickBooks pour accéder au fichier de données QuickBooks stocké sur le premier ou l'ordinateur principal.
Pour utiliser QuickBooks dans un environnement d'utilisation simultanée par plusieurs utilisateurs, vous devez également indiquer à QuickBooks que cette utilisation simultanée est acceptable. Pour ce faire, choisissez la commande Fichier → Passer en mode multi-utilisateur. (Si vous souhaitez désactiver ultérieurement ce mode multi-utilisateur, choisissez à nouveau la commande Fichier → Passer en mode mono-utilisateur.)
QuickBooks prend en charge l'utilisation simultanée de plusieurs utilisateurs via une technologie appelée verrouillage d'enregistrement qui verrouille tous les enregistrements avec lequel vous travaillez, mais pas tout le fichier de données QuickBooks. Par exemple, si vous voulez travailler avec l'entreprise A, et que d'autres utilisateurs veulent travailler avec l'entreprise B, ce n'est pas grave. QuickBooks le permet.
Ce que vous et l'autre utilisateur ne pouvez pas faire, cependant, c'est travailler sur la même entreprise (société A ou B) en même temps. Cela signifie que vous travaillez avec le même dossier client.
Vous ne pouvez pas installer la même copie de QuickBooks sur plusieurs machines et avoir légalement un système QuickBooks à utilisateurs multiples. Vous devez acheter une copie de QuickBooks pour chaque machine sur laquelle QuickBooks est installé. Notez, cependant, que Intuit vend des versions multi-utilisateurs de QuickBooks dans lequel vous achetez en réalité cinq licences dans une boîte de QuickBooks.
(La version Enterprise de QuickBooks prend en charge les réseaux multi-utilisateurs avec jusqu'à 30 utilisateurs simultanés, et les autres versions de QuickBooks prennent en charge des réseaux multi-utilisateurs avec jusqu'à 5 utilisateurs simultanés.)
Vous pouvez avoir plusieurs QuickBooks utilisateurs si les représentants commerciaux de votre entreprise préparent des factures ou préparent des offres pour des clients. Dans ce cas, vous souhaiterez peut-être configurer chaque vendeur sur QuickBooks.Notez, cependant, que ces vendeurs devraient avoir seulement la capacité de créer une facture ou peut-être créer et imprimer une estimation de facture.
Vous voulez faire très attention à permettre aux utilisateurs de comptabilité inexpérimentés un accès complet au système de comptabilité.
