Comprendre la rétention des documents avec QuickBooks 2011 - Mannequins

Même avec QuickBooks, les comptables se demandent souvent combien de temps ils doivent conserver les anciens rapports, les copies de factures et d'autres bits d'information comptable. Il n'existe pas de solution universelle, mais QuickBooks peut vous aider à conserver vos documents. Cependant, il y a quelques choses à penser:

• Déterminez si l'autre partie à une transaction va jamais vouloir l'information. Par exemple, si vous vous disputez de façon chronique avec un fournisseur pour savoir si vous avez payé une facture, il est logique de conserver ces factures fournisseurs et tous les enregistrements de votre paiement aussi longtemps que l'argument peut se poursuivre. Cela signifie que tous les documents qui documentent les factures et les paiements des fournisseurs ne doivent pas nécessairement être conservés si vous n'avez pas de problème.

• Tenez compte des exigences en matière de comptabilité fiscale. Selon la loi (beaucoup de gens ne réalisent pas cela), une entreprise est tenue de tenir des registres comptables afin de déclarer ses bénéfices, pertes, revenus et déductions à l'Internal Revenue Service. Cela signifie que tout dont vous avez besoin pour calculer vos profits ou justifier des éléments de vos calculs devrait être maintenu. Cependant, un délai de prescription existe généralement trois ans à compter de la date de la dernière déclaration. Cela signifie que, dans la plupart des cas, vous n'avez pas besoin de conserver les documents dont l'ancienneté est supérieure à trois ans. Une mise en garde s'impose car il existe quelques exceptions à ce délai de prescription de trois ans:

  • Si vous avez été vraiment bâclé et que votre négligence a fait perdre plus de 25% de votre revenu brut, le délai de prescription est égal à six ans.

  • Si aucune déclaration n'est produite ou si une déclaration frauduleuse est produite, aucun délai de prescription n'existe.

• Considérez les anciens enregistrements dont vous pourriez avoir besoin dans le futur pour calculer un article pour votre déclaration de revenus. Ceux-ci doivent être conservés. Par exemple, si vous avez acheté une usine il y a 30 ans, conservez ces registres d'achat jusqu'à ce que vous ayez vendu l'usine.

• Considérons que dans certaines industries, d'autres règles ou règlements de conservation de documents existent. Par exemple, si vous êtes médecin, vous conservez vos anciens dossiers de patients - et cela peut inclure les informations comptables des patients - pendant plus de trois ans. Ces autres règles de conservation de documents varient selon l'industrie. Découvrez quelles sont les règles pour votre industrie.

Vous voudrez peut-être y réfléchir à deux fois avant de jeter vos documents financiers.Vous voudrez peut-être les détruire. Certains magasins de fournitures de bureau à grande surface offrent des services de déchiquetage en magasin à des prix raisonnables.