Vidéo: How to Restore Deleted Emails in Outlook 2024
Trouver des doublons embêtants dans votre ACT! La base de données 2007 est délicate mais pas impossible. Parce qu'il est courant d'avoir plusieurs enregistrements pour la même personne ou entreprise, ACT! vous permet de vérifier facilement les enregistrements en double en fonction de critères prédéfinis. Vous pouvez ensuite créer une recherche des enregistrements en double et les supprimer. Vous pouvez également modifier les critères utilisés pour trouver ces enregistrements en double.
Pour éliminer les contacts en double, procédez comme suit:
1. De n'importe quel ACT! écran, choisissez Outils -> Rechercher des doublons.
Par défaut, ACT! recherche les enregistrements de contacts en double en fonction du nom de la société, du nom du contact et du numéro de téléphone. Si le contenu de ces trois champs est identique pour deux ou plusieurs contacts, ACT! les considère comme des doublons. Vous pouvez maintenant spécifier comment ACT! vérifie les enregistrements de contacts en double dans la boîte de dialogue Vérification en double.
2. Dans la zone Rechercher les contacts en double, choisissez les trois champs que vous voulez ACT! à utiliser pour rechercher des données de contact en double.
3. Cliquez sur OK.
La liste des contacts s'ouvre, ainsi qu'une boîte de dialogue vous informant que des doublons ont été trouvés, vous demandant si vous souhaitez les combiner. À partir de cette liste, vous pouvez supprimer des enregistrements, conserver des enregistrements ou combiner des enregistrements en double.
4. Si vous souhaitez combiner des doublons, cliquez sur Oui pour continuer à l'invite.
La fenêtre Copier / déplacer les données de contact s'ouvre. C'est la première des six fenêtres que vous rencontrez lorsque vous fusionnez des contacts en double. La fusion de doublons est une tâche lente et exténuante; vous devez fusionner vos doublons paire par paire. Une fois les contacts fusionnés, il n'y a pas de fonction de fusion. Procéder avec prudence!
À mesure que vous progressez dans l'assistant, vous effectuez les six tâches suivantes:
• Sélectionnez un ensemble de doublons.
• Décidez si vous voulez copier les informations du premier enregistrement de contact vers le deuxième enregistrement de contact - ou vice versa.
• Choisissez une source et un contact. Selon votre choix, l'un des contacts devient la source et l'autre est la cible. Par défaut, le nouveau contact fusionné contient toutes les informations sur la cible. Si vous souhaitez conserver les informations du champ source, cliquez dans le champ, puis sur le bouton Copier.
• Choisissez si vous souhaitez déplacer des informations supplémentaires de la source vers la cible ou si les informations doivent être dupliquées sur les deux enregistrements.
• Sélectionnez les éléments supplémentaires que vous souhaitez fusionner: notes, historiques, activités, opportunités, contacts secondaires et documents.Si le contact source a trois notes et que la cible a quatre notes différentes, le contact final se termine par sept notes.
• Indique s'il faut conserver ou supprimer l'enregistrement source. Pour votre confort, ACT! récapitule l'information pour rendre votre décision plus facile. Si vous décidez de supprimer l'enregistrement source, cliquez sur Oui dans l'avertissement effrayant qui confirme que vous risquez de perdre des informations.
5. Cliquez sur Terminer.
Vos deux enregistrements en double fusionnent en un seul.
Vous ne pouvez pas restaurer les enregistrements supprimés ou les informations de contact. Si vous supprimez par inadvertance des informations importantes, accédez immédiatement à votre fichier de sauvegarde et restaurez vos informations.
