Mot 2011 pour Mac: remplissage de données pour un publipostage - mannequins

Dans Office 2011 pour Mac, le publipostage fonctionne en intégrant les données stockées dans une table de données dans Word 2011. et seulement la première rangée) a les en-têtes, aussi appelés champs ou noms de colonnes. Toutes les lignes suivantes contiennent des données. Il n'y a pas de cellules fusionnées dans une table de données et il n'y a pas de lignes ou de colonnes complètement vides, bien que les cellules vides soient autorisées.

Word peut utiliser plusieurs sources de données différentes pour effectuer une opération de fusion et publipostage:

• Une table dans Word.

• Une feuille de calcul Excel ou une plage de données.

• Un fichier de base de données FileMaker Pro.

• Les utilisateurs avancés peuvent utiliser ODBC et VBA pour se connecter à pratiquement toutes les sources de données, y compris Microsoft Access, SQL Server, Oracle et MySQL.

  

Si vous n'avez pas de table de données, l'option Nouvelle source de données vous permet de créer une table de données à partir de zéro dans un nouveau document Word à l'aide d'une série de boîtes de dialogue. Cette option convient aux petites bases de données pouvant contenir jusqu'à quelques milliers d'enregistrements.

Choix des champs pour une source de données de fusion et publipostage

Lorsque vous choisissez Nouvelle source de données, la boîte de dialogue Créer une source de données s'affiche. D'abord, vous définissez des champs pour vos nouvelles données. Par défaut, certains champs fréquemment utilisés vous sont présentés. Dans la zone Liste des espaces réservés, vous pouvez saisir de nouveaux noms d'en-tête et les ajouter à la liste en cliquant sur le bouton Ajouter un espace réservé.

Lorsque vous avez fini de choisir les noms de champs, cliquez sur le bouton OK et vous serez invité à enregistrer le nouveau document Word. Attribuez un nom à votre nouvelle source de données, puis enregistrez le fichier.

Remplissage des données pour votre publipostage dans Word 2011 pour Mac

Dès que votre fichier est enregistré, un formulaire de saisie de base de données facile à utiliser appelé Formulaire de données s'affiche.

Le côté gauche du formulaire de données affiche les noms de vos champs. Faites glisser la barre de défilement si tous les champs ne tiennent pas dans la boîte de dialogue. Dans la colonne centrale, vous tapez les entrées de données pour l'enregistrement en cours. Le numéro de l'enregistrement en cours est affiché dans la navigation de l'enregistrement au bas du formulaire de données.

Dans la boîte de dialogue Formulaire de données, appuyez sur Tab ou sur la flèche vers le bas pour passer au champ suivant d'un enregistrement. Appuyez sur Maj-Tab ou sur la flèche vers le haut pour sélectionner le champ précédent.

Lorsque vous travaillez avec votre table de données dans Word, vous pouvez éditer directement dans la table. Activez la barre d'outils de la base de données en choisissant Affichage → Barres d'outils → Base de données dans la barre de menus.

Ne laissez pas les tyrans essayer de dire que vous ne devriez pas faire ces choses dans Word. Si vous aimez Word et êtes à l'aise avec ces outils, il est parfaitement possible d'utiliser Word pour une base de données de base. Vous pouvez utiliser l'onglet Tables du ruban avec la barre d'outils Base de données pour gérer le style, les options et les bordures de votre tableau.