Adobe Creative Suite: gestion des commentaires dans Acrobat 6. 0 - mannequins

Utilisez la barre d'outils Acrobat Commenting pour ajouter des annotations aux fichiers PDF, y compris des tampons, des textes en surbrillance et des notes autocollantes électroniques. Ajoutez des commentaires aux fichiers PDF en utilisant les outils Review et Comment et les outils Advanced Commenting - chacun d'entre eux possède sa propre barre d'outils indépendante. Vous pouvez accéder aux deux barres d'outils en cliquant sur la flèche à droite du bouton Review and Comment. une liste d'options de révision et de commentaires apparaît dans une liste déroulante.

Le vrai pouvoir des commentaires PDF est la possibilité de les gérer et de les partager facilement. Par exemple, vous pouvez déterminer quels commentaires sont affichés à tout moment, et vous pouvez filtrer les commentaires par auteur ou par le type d'outil de commentaire utilisé pour créer le commentaire. En outre, vous pouvez indiquer une réponse à un commentaire et suivre les modifications qui ont pu être apportées à un document en fonction d'un commentaire. De plus, les commentaires de plusieurs réviseurs peuvent être regroupés en un seul document.

Affichage des commentaires

Vous pouvez utiliser l'une des méthodes suivantes pour afficher la liste des commentaires d'un document:

• Cliquez sur l'onglet Commentaires situé sur le côté gauche de la fenêtre du document.
• Cliquez et maintenez sur le bouton Afficher dans la barre d'outils Commentaires, puis choisissez Afficher la liste des commentaires dans le menu qui s'affiche.
• Choisissez Affichage -> Onglet Navigation -> Commentaires.

Quelle que soit la méthode utilisée, une fenêtre de liste de commentaires affichant tous les commentaires du document s'affiche en bas de la fenêtre du document. Vous pouvez voir l'auteur du commentaire et toute note entrée par le réviseur. En cliquant sur le signe plus situé à gauche du commentaire, vous pouvez afficher plus d'informations sur le commentaire, telles que le type de commentaire et la date et l'heure de sa création.

Si vous avez cliqué sur le signe plus à gauche du commentaire pour développer la vue, il devient un signe moins, sur lequel vous pouvez cliquer pour revenir à la vue consolidée qui affiche uniquement l'auteur et les parties initiales de n'importe quel texte de la note.

À droite du signe plus est une case à cocher que vous pouvez utiliser pour indiquer que le commentaire a été examiné - vous pouvez également utiliser cette case à cocher pour indiquer qu'un certain commentaire doit être examiné plus attentivement. Utilisez ces cases à cocher pour vos propres besoins - leur statut n'exporte pas avec le document si vous envoyez le fichier à d'autres personnes, elles sont donc uniquement pour votre usage personnel.

Modification de l'état d'un commentaire

Acrobat inclut une méthode permettant d'indiquer si un commentaire a été examiné, accepté ou si des commentaires supplémentaires y sont joints.Pour modifier l'état d'un commentaire, procédez comme suit:

1. Cliquez avec le bouton droit de la souris (Windows) ou cliquez sur Contrôle + clic (Mac) sur un commentaire dans la liste des commentaires, puis choisissez Définir l'état dans le menu contextuel.

Un menu contextuel apparaît.

2. Sélectionnez Accepté, Rejeté, Annulé ou Terminé, selon ce qui convient à votre situation.

3. Choisissez Affichage -> Commentaires -> Afficher la liste des commentaires pour afficher la liste complète des commentaires et l'état de chacun.

Le commentaire que vous avez modifié apparaît dans la liste, indiquant le nouveau statut que vous venez de lui attribuer.

Répondre à un commentaire

Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit de la souris (Windows) ou Ctrl + clic (Mac) sur un commentaire dans la liste des commentaires et choisir Répondre dans le menu contextuel pour ajouter une note de suivi au commentaire. De cette façon, les commentaires supplémentaires ne sont pas ajoutés de manière indépendante au document lorsqu'ils se rapportent aux commentaires existants. Si vos documents passent par plusieurs phases de révision, cette fonctionnalité permet à un réviseur secondaire ou final de développer les commentaires d'un réviseur initial. Ou il permet à un auteur ou un concepteur de répondre clairement aux suggestions d'un éditeur.

Réduire ou masquer les commentaires

Comme la liste des commentaires peut devenir assez volumineuse, vous pouvez choisir de réduire tous les commentaires afin que seul le numéro de page sur lequel ils apparaissent soit affiché dans la liste des commentaires. Pour ce faire, cliquez sur le signe moins dans le coin supérieur gauche de la fenêtre Liste des commentaires. Pour afficher tous les commentaires, cliquez sur le bouton Développer tout dans le même emplacement.

Pour masquer tous les commentaires d'un document, cliquez sur le bouton Afficher de la barre d'outils des commentaires et maintenez-le enfoncé, puis choisissez Masquer tous les commentaires. Vous pouvez ensuite déterminer quels commentaires sont visibles en fonction du type (par exemple, note, ligne ou rayer), du réviseur (tel que DeShaun ou Mineko), du statut (accepté ou refusé) et du statut vérifié (coché ou décoché). Utilisez ces options de filtrage pour afficher uniquement les commentaires qui vous concernent.

Commentaires de partage

Vous pouvez partager vos commentaires avec d'autres réviseurs qui ont accès au même document PDF en procédant comme suit:

1. Cliquez sur l'onglet Commentaires sur le côté gauche de la fenêtre du document.

La liste des commentaires apparaît.

2. Sélectionnez le commentaire que vous souhaitez exporter en cliquant dessus (Maj + clic pour plusieurs sélections).

3. Dans le menu Options à l'extrême droite de la fenêtre Liste des commentaires, choisissez Exporter les commentaires sélectionnés.

La boîte de dialogue Exporter les commentaires apparaît.

4. Accédez à l'emplacement où vous souhaitez enregistrer les commentaires et attribuez un nouveau nom au fichier enregistré.

En suivant ces étapes, vous créez un fichier qui inclut uniquement les informations des commentaires, et non le fichier PDF entier. Vous pouvez partager ceci avec des réviseurs qui ont le même fichier PDF, et ils peuvent choisir Importer des commentaires dans le menu Options de la fenêtre Liste des commentaires pour ajouter les commentaires dans leur document. Vous pouvez utiliser cette méthode pour éviter d'envoyer des fichiers PDF entiers à ceux qui ont déjà le document.

Résumer les commentaires

Compiler une liste de tous les commentaires d'un fichier PDF dans un nouveau document PDF séparé en résumant ses commentaires est également possible dans Acrobat.Pour ce faire, procédez comme suit:

1. Dans le menu Options de la fenêtre Liste des commentaires, choisissez Résumer les commentaires.

La boîte de dialogue Résumer les options apparaît.

2. Créez une liste des commentaires avec des lignes les reliant à leurs emplacements sur la page en sélectionnant le deuxième bouton radio en haut de la liste.

Dans la section Inclure, vous pouvez choisir de renvoyer uniquement les pages pertinentes commentées à l'auteur ou au concepteur d'un document en envoyant uniquement les commentaires affichés.

3. Cliquez sur OK.