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Décider quand et comment vous voulez nettoyer ou archiver votre fichier de société QuickBooks 2012 est la plupart du temps une question de bon sens. Votre première considération devrait être de savoir si vous avez besoin de condenser le fichier de l'entreprise du tout.
Si QuickBooks fonctionne encore à une vitesse raisonnable, si vous ne vous trouvez pas fou en raison de nombreux éléments inutilisés dans les listes, ou si le fichier de données n'a pas grandi monstrueusement (plus de 100MB ou plus), Vous n'aurez peut-être pas besoin de condenser. Dans la plupart des cas, vous n'obtenez aucun avantage en nettoyant. Et en ne nettoyant pas, vous avez toujours des dossiers financiers complets et détaillés à portée de main.
L'exécution d'une opération de nettoyage ne réduit pas nécessairement la taille du fichier de données QuickBooks. Par conséquent, si vous avez réellement besoin de fichier de données plus petit, vous devez d'abord exécuter une opération de nettoyage, puis enregistrer et restaurer un fichier de données QuickBooks portable.
L'autre partie concernant le nettoyage et l'archivage des fichiers de la société QuickBooks est une autre notion de bon sens: vous devez créer une copie d'archivage du fichier de données QuickBooks. En fait, il est recommandé de créer une copie archivistique du fichier de données QuickBooks à la fin de l'année après que vous ou votre CPA avez effectué les derniers ajustements de l'année.
C'est une bonne idée de créer une copie archivistique du fichier de données QuickBooks utilisé pour préparer votre déclaration de revenus et vos états financiers, car vous pouvez toujours expliquer plus tard certains chiffres dans une déclaration ou un état financier en regardant à la copie d'archivage du fichier de données.
Les gens peuvent intentionnellement ou par inadvertance changer d'anciennes transactions. Cela signifie que quelqu'un peut, malheureusement, modifier les transactions dans un fichier de données QuickBooks dans une année précédente. Lorsque ce changement se produit, quelqu'un regardant plus tard le fichier de données QuickBooks peut ne pas être en mesure d'expliquer un numéro sur une déclaration d'impôt ou un état financier.
Par exemple, si quelqu'un revient plus tard et modifie une transaction dans une année précédente, et que cette transaction est utilisée pour calculer les revenus totaux de l'année, vous ne pouvez plus utiliser les données QuickBooks pour expliquer les chiffres sur votre déclaration de revenus et vos états financiers pour le revenu total. Cela a du sens, non?
Heureusement, en ayant une copie archivistique du fichier de données QuickBooks - le fichier de données QuickBooks qui a fourni des chiffres dans votre déclaration de revenus et les états financiers - vous pouvez toujours voir quelles transactions QuickBooks soutiennent un numéro de déclaration fiscale ou un numéro de compte.
Si vous êtes encore confus à propos de ce point - et c'est un peu délicat - demandez à votre conseiller fiscal ou votre CPA sur le problème.Il peut vous expliquer le risque d'avoir un changement dans les données de QuickBooks qui ont été utilisées pour préparer une déclaration ou un état financier après que la déclaration a été préparée ou après que ces états financiers ont été publiés et distribués.
