Réglage des options du journal dans Outlook 2002 - dummies

Stardate 2002: Sur , le capitaine du vaisseau Enterprise fait fidèlement des entrées journalières dans le journal des étoiles. Le capitaine enregistre des informations sur les planètes que l'équipage a explorées, les extraterrestres qu'ils ont combattus et les phénomènes bizarres qu'ils ont observés dans l'espace lointain, où aucun homme (ou femme) n'est allé auparavant!

Maintenant c'est ton tour. Tout comme le capitaine de Enterprise , vous pouvez enregistrer vos interactions quotidiennes avec des êtres étranges dans des environnements bizarres dans des circonstances stressantes, même si les êtres étranges sont tous dans votre propre bureau. Le journal Outlook est votre journal des étoiles.

Il ne fait aucun doute que les muck-a-mucks de la galaxie utilisent la bûche du capitaine pour des choses terriblement importantes, mais votre Journal vous sert plus directement. Parfois, lorsque vous avez besoin de trouver un document ou un enregistrement d'une conversation, vous ne vous souvenez pas de ce que vous avez appelé le document ou de l'endroit où vous l'avez stocké, mais vous vous souvenez de quand vous l'avez créé ou reçu. Dans ce cas, vous pouvez aller dans le journal et vérifier la date à laquelle vous vous souvenez avoir traité l'objet et trouver ce que vous devez savoir.

Pour tirer le meilleur parti du Journal, vous devez l'utiliser. Vous pouvez configurer Outlook pour créer des entrées de journal pour presque tout ce que vous faites, ou vous pouvez fermer complètement le journal et ne rien y faire. Si vous ne mettez rien dans le journal, vous n'obtiendrez rien.

Quel est le moyen le plus simple de faire des entrées dans le Journal? Ne fais rien. Le journal enregistre automatiquement tout document que vous créez, modifiez ou imprimez dans n'importe quelle application Office XP. Le Journal suit également automatiquement les messages électroniques, les demandes de réunion et les réponses, ainsi que les demandes de tâches et les réponses. Quelques programmes autres que les applications Microsoft Office ont également la possibilité de créer des entrées dans le journal, mais cette fonctionnalité est le plus souvent utilisée avec les programmes Office XP.

Il y a un problème: vous devez indiquer à Outlook que vous voulez que l'enregistrement automatique du journal soit activé. (Très bien, vous devez donc faire un petit quelque chose.) Heureusement, si vous n'avez pas activé la fonction d'enregistrement automatique du Journal, Outlook 2002 vous demande si vous souhaitez activer cette fonction à chaque fois que vous cliquez sur l'icône Journal.

Pour activer la fonction d'enregistrement automatique du journal, procédez comme suit:

1. Choisissez Outils-> Options.

La boîte de dialogue Options apparaît.

2. Cliquez sur le bouton Options du journal.

La boîte de dialogue Options de journal apparaît, comme indiqué dans la Figure 1, avec des cases à cocher pour tous les types d'activités que vous pouvez enregistrer automatiquement et les noms de toutes les personnes pour lesquelles vous pouvez enregistrer automatiquement les transactions..

Figure 1: La boîte de dialogue Journal Options.

3. Cliquez pour cocher la case pour les éléments et les fichiers que vous souhaitez enregistrer automatiquement et pour les contacts à propos desquels vous souhaitez que les informations soient enregistrées.

La liste des personnes dans la zone Pour ces contacts est identique à la liste des personnes de votre liste de contacts. Vous pouvez créer manuellement des entrées de journal pour les personnes qui ne figurent pas dans votre liste de contacts. consultez la section suivante "Enregistrement d'un élément Outlook dans le journal manuellement. "

Lorsque vous ajoutez des noms à votre liste de contacts dans le module Contacts, ces noms ne sont pas définis pour l'enregistrement automatique dans le journal. Vous devez soit vérifier le nom dans la boîte de dialogue Options du journal, soit ouvrir l'enregistrement Contact, cliquer sur l'onglet Journal et cocher Enregistrer automatiquement les entrées de journal pour ces contacts.

4. Cliquez sur OK.

Le journal enregistre automatiquement les éléments et fichiers que vous avez sélectionnés pour les contacts que vous avez nommés.

Enregistrer manuellement un élément Outlook dans le journal

Si vous ne voulez pas encombrer votre journal en enregistrant tout automatiquement, vous pouvez saisir les éléments sélectionnés manuellement - il suffit de les faire glisser vers l'icône Journal. Par exemple, vous pouvez ne pas vouloir enregistrer chaque transaction avec un client potentiel jusqu'à ce que vous soyez certain que vous faites affaire avec ce client. Vous pouvez faire glisser les messages électroniques pertinents dans le journal et conserver un enregistrement des demandes sérieuses. Lorsque vous commencez à faire des affaires avec un nouveau client, vous pouvez configurer l'enregistrement automatique.

Pour enregistrer manuellement des éléments dans le journal, procédez comme suit:

1. Faites glisser l'élément que vous souhaitez enregistrer (comme un message électronique) sur l'icône Journal.

Le formulaire Entrée de journal apparaît (voir Figure 2). Au bas du formulaire se trouve une icône représentant l'élément que vous enregistrez, ainsi que le nom de l'élément.

Figure 2: Une entrée de journal avec un raccourci vers un message électronique joint dans la zone de texte.

2. Remplissez les informations que vous souhaitez enregistrer.

Vous n'avez rien à enregistrer, cependant. La zone de texte au bas de l'écran vous donne l'espace pour faire une note à vous-même, si vous voulez l'utiliser.

3. Cliquez sur Enregistrer et fermer.

L'article que vous avez enregistré est entré dans le journal.

Enregistrement d'un document dans le journal

Si votre programme favori, tel qu'un programme de dessin ou de publication assistée par ordinateur, n'apparaît pas dans la liste des programmes pouvant effectuer des entrées automatiques dans le journal, tout n'est pas perdu - vous pouvez également faire glisser des documents du dossier Poste de travail d'Outlook vers le dossier Journal pour créer également des entrées de journal pour les fichiers de ces programmes. Étant donné que le journal peut conserver plusieurs types d'informations sur un document autre que la date et l'heure (client, sujet et certaines notes), vous pouvez utiliser le journal pour garder trace des fichiers que vous créez dans des programmes qui ne font pas partie de Microsoft Office. Si vous avez choisi de laisser Outlook créer des entrées de journal automatiquement pour vos applications Office XP, vous n'avez pas besoin de créer des entrées pour les documents Office XP.

Pour enregistrer un document dans le journal, procédez comme suit:

1.Cliquez sur la barre de séparation Autres raccourcis dans la barre Outlook.

Les icônes du groupe Autres raccourcis apparaissent, y compris l'icône Poste de travail.

2. Cliquez sur l'icône Poste de travail dans la barre Outlook.

Votre liste de lecteurs apparaît (voir Figure 3).

Figure 3: Une liste de lecteurs dans Poste de travail.

3. Trouvez le document que vous souhaitez enregistrer.

Double-cliquez sur le lecteur contenant le document que vous souhaitez enregistrer. Double-cliquez ensuite sur le dossier dans lequel vous enregistrez vos documents pour trouver le document que vous souhaitez enregistrer. Mettez-le en surbrillance.

4. Cliquez sur la barre de séparation des raccourcis Outlook dans la barre Outlook.

Les icônes du groupe Raccourcis Outlook apparaissent, y compris l'icône Journal.

5. Faites glisser le document sur l'icône Journal.

Le formulaire d'entrée de journal apparaît, avec une icône dans la zone de texte représentant le fichier que vous enregistrez.

6. Cliquez sur Enregistrer et fermer.

Votre document est enregistré dans le journal.

Le grand avantage de l'enregistrement de documents dans le journal est le fait que les entrées de journal sont vraiment des raccourcis vers les documents eux-mêmes. Lorsque vous entrez un document dans le journal, vous avez un accès rapide aux informations que vous avez enregistrées sur le document et vous n'êtes qu'à un clic du document lui-même. Donc, si vous utilisez un programme non-Office XP qui crée des fichiers qui ne gardent pas beaucoup d'informations sur eux-mêmes, le Journal est un excellent emplacement central pour garder une trace des informations du document. Par exemple, si vous enregistrez des images à partir d'un programme de dessin sur votre ordinateur, vous souhaiterez peut-être enregistrer plus d'informations sur chaque image que simplement le nom du fichier. Si vous créez des entrées de journal pour chaque fichier, vous pouvez conserver des notes sur chaque image dans le journal. Lorsque vous trouvez l'entrée de journal pour l'image que vous voulez, il suffit de double-cliquer sur l'icône de l'image. Le programme que vous utilisez pour voir l'image s'ouvre.