Table des matières:
- Configuration de l'archivage automatique
- Activation manuelle du processus d'archivage
- Recherche et affichage d'éléments archivés
- Fermeture du fichier archive
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Il ne faut pas longtemps pour accumuler plus de messages électroniques que vous ne pouvez en traiter. Certaines personnes suppriment simplement les messages lors de leur lecture. D'autres conservent d'anciens messages à des fins de référence.
Le problème est qu'Outlook ralentit lorsque vous stockez beaucoup de messages électroniques. En outre, une énorme collection de messages est lourde à gérer. En outre, si vous utilisez un système de messagerie d'entreprise, il se peut que vos administrateurs système ne vous laissent pas stocker plus d'un certain nombre d'e-mails, car ils encombrent le système.
L'archivage est une fonction intégrée directement dans Outlook pour vous aider à stocker des messages et d'autres éléments Outlook que vous n'avez pas besoin de regarder en ce moment, mais que vous voudrez peut-être consulter ultérieurement. Si vous utilisez Outlook sur un réseau Exchange au travail, l'archivage vous permet de vous entendre facilement avec vos administrateurs système en réduisant le nombre de messages que vous stockez dans le système de messagerie.
Même si vous ne voulez pas utiliser la fonction d'archivage maintenant, vous pouvez vouloir comprendre comment cela fonctionne. Outlook archive parfois les éléments automatiquement, ce qui peut vous sembler comme si vos éléments Outlook disparaissaient.
Si la fonction d'archivage automatique vous semble effrayante et compliquée, essayez de ne pas vous inquiéter. Microsoft n'a peut-être pas rendu la fonctionnalité d'archivage facile à déchiffrer. Cependant, lorsque vous aurez compris, l'archivage automatique pourrait devenir précieux pour vous.
Bien que les messages électroniques soient ce que les gens archivent le plus souvent, tous les éléments Outlook peuvent être envoyés à l'archive - rendez-vous, tâches, etc. Les gens n'archivent généralement pas les contacts et les notes, mais vous pouvez même les archiver si vous le souhaitez.
Configuration de l'archivage automatique
Vous n'avez rien à faire pour que Outlook archive vos éléments; le programme est configuré pour archiver les éléments automatiquement. Si vous souhaitez voir comment Outlook est configuré pour archiver vos anciens éléments ou modifier la façon dont Outlook exécute le travail, procédez comme suit:
1. Choisissez Outils -> Options.
La boîte de dialogue Options apparaît.
2. Cliquez sur l'onglet Autre.
La page Autres options apparaît.
3. Cliquez sur le bouton AutoArchive.
La boîte de dialogue AutoArchive s'affiche.
Ne partez pas dans la boîte de dialogue d'archivage automatique en changeant les choses, bon gré mal gré, du moins jusqu'à ce que vous regardiez ce qui a déjà été configuré. Quatre choses importantes que la boîte de dialogue AutoArchive vous dit normalement sont les suivantes:
- Combien de fois Outlook archive les éléments
- Quel âge les éléments doivent-ils être pour les envoyer à l'archive
- Le nom et l'emplacement de l'archive file
- Si la fonctionnalité d'archivage automatique est activée
Lorsque vous installez Outlook pour la première fois, le programme archive automatiquement les éléments tous les 14 jours et envoie les éléments âgés de plus de 6 mois vers le fichier archive répertorié dans la boîte de dialogue Archivage automatique.Pour la plupart des gens, ces paramètres sont très bien. Certaines personnes préfèrent désactiver la fonctionnalité d'archivage automatique et exécuter le processus d'archivage manuellement. Vous pouvez désactiver le processus d'archivage automatique en cochant la case intitulée «Exécuter l'archivage automatique tous les 14 jours» en haut de la boîte de dialogue Archivage automatique.
Activation manuelle du processus d'archivage
Vous pouvez archiver les messages à tout moment en choisissant Fichier -> Archiver dans le menu Outlook et en suivant les instructions. L'avantage de l'exécution manuelle du processus d'archivage est que vous bénéficiez d'un meilleur contrôle du processus. vous pouvez donner à Outlook une date limite pour l'archivage des articles, disons le premier de l'année. Vous pouvez également indiquer à Outlook quels dossiers archiver et où envoyer les éléments archivés. Vous pouvez même archiver différents dossiers Outlook dans différents fichiers d'archives. L'inconvénient de tout ce contrôle est qu'il est possible de faire une erreur innocente et d'envoyer des éléments archivés à un endroit que vous ne pouvez pas retrouver facilement. Essayez de ne pas changer le nom ou l'emplacement des fichiers vers lesquels vos éléments archivés sont envoyés, car il est étonnamment facile de perdre la trace de ce qui s'est passé, et Outlook ne fournit pas beaucoup d'aide pour le suivi des fichiers archivés.
Recherche et affichage d'éléments archivés
Parfois, l'archivage automatique semble magique. Les objets plus anciens sont mystérieusement classés sans aucune action de votre part. N'est-ce pas facile? Bien sûr - jusqu'à ce que vous ayez soudainement besoin de trouver un de ces objets qui se sont magiquement déplacés vers vos archives. Ensuite, vous devez comprendre où il est allé et comment y arriver à nouveau.
Lorsque vous souhaitez revoir les éléments que vous avez archivés, ouvrez le dossier d'archives, que Outlook appelle également un fichier de données .
Pour ouvrir un fichier de données contenant vos éléments d'archive, procédez comme suit:
1. Choisissez Fichier -> Ouvrir -> Fichier de données Outlook.
La boîte de dialogue Ouvrir le fichier de données Outlook s'affiche.
2. Tapez le nom du fichier que vous souhaitez ouvrir dans la zone Nom de fichier.
Le nom que vous entrez apparaît dans la zone Nom de fichier.
3. Cliquez sur OK.
Le nom du fichier de données que vous avez ouvert apparaît dans la bannière du dossier en majuscules. Votre liste de dossiers apparaît également, montrant deux ensembles de dossiers: Normal et Archive.
Assez simple, non? Oui, mais il y a une mouche virtuelle dans l'onguent virtuel. Vous ne connaissez probablement pas le nom du fichier d'archive que vous souhaitez ouvrir et il n'apparaît généralement pas dans la liste de la boîte de dialogue Créer ou ouvrir le fichier de données Outlook.
Pour connaître le nom du fichier d'archive ouvert, choisissez Fichier -> Archiver et recherchez dans la case "Fichier archive". "Veillez à ne rien modifier à propos des informations dans la zone Fichier archive. Sinon, Outlook peut commencer à envoyer vos éléments archivés ailleurs. Les informations contenues dans la boîte Archive File sont généralement des gobbledygook complexes avec des deux-points et des barres obliques et toutes sortes de choses que les gens normaux ne peuvent pas se rappeler.
Une façon de capturer un nom long dans une boîte de dialogue consiste à copier l'information. Voici à quoi cela ressemble dans l'avance rapide: Cliquez une fois sur le nom, appuyez sur la touche de tabulation, appuyez sur Maj + Tab, appuyez sur Ctrl + C, puis cliquez sur Annuler.Après avoir copié le nom du fichier, vous pouvez suivre les étapes décrites plus haut dans cet article - coller le nom souhaité dans la zone Nom du fichier en appuyant sur Ctrl + V et vous réjouir de ne pas avoir à vous souvenir de ce long nom fou.
Fermeture du fichier archive
Vous pouvez garder votre fichier archive ouvert dans la liste des dossiers Outlook aussi longtemps que vous le souhaitez, mais la plupart des gens préfèrent le fermer après avoir trouvé ce dont ils ont besoin. Outlook s'exécute un peu plus rapidement lorsque vous fermez les fichiers de données inutiles.
Pour fermer un fichier de données, procédez comme suit:
1. Avec la liste des dossiers ouverte, cliquez avec le bouton droit sur le nom de votre dossier d'archivage.
Un menu contextuel apparaît.
2. Choisissez Fermer le dossier dans le menu contextuel.
Votre dossier d'archives disparaît de la liste des dossiers.
La façon dont les dossiers sont nommés dans Outlook est étrange. Vous pouvez trouver "Dossiers personnels" apparaissant plusieurs fois dans votre liste de dossiers. Pour que Outlook s'exécute le plus rapidement possible, fermez autant d'entre eux que possible. Votre ensemble de dossiers principal - l'ensemble que vous utilisez tous les jours - ne se ferme pas, vous n'avez donc pas à vous soucier de fermer les dossiers que vous utilisez tous les jours.
