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Décider quand et comment vous voulez nettoyer ou archiver votre fichier d'entreprise QuickBooks est la plupart du temps de bon sens. Votre première considération devrait être de savoir si vous avez besoin de condenser le fichier de l'entreprise du tout.
Si QuickBooks fonctionne encore à une vitesse raisonnable, si vous ne vous trouvez pas fou en raison de nombreux éléments inutilisés dans les listes, ou si le fichier de données n'a pas grandi monstrueusement (plus de 100 Mo), vous pouvez pas besoin de se condenser. Dans de nombreux cas, vous n'obtenez aucun avantage en nettoyant. Et en ne nettoyant pas, vous avez toujours des dossiers financiers complets et détaillés à portée de main.
L'exécution d'une opération de nettoyage ne réduit pas nécessairement la taille du fichier de données QuickBooks. Par conséquent, si vous devez vraiment disposer d'un fichier de données plus petit, vous devez d'abord exécuter une opération de nettoyage, puis enregistrer et restaurer un fichier de données QuickBooks portable.
Voici une autre notion de bon sens concernant le nettoyage et l'archivage des fichiers de l'entreprise QuickBooks: Vous devez créer une copie d'archivage du fichier de données QuickBooks. En fait, créez une copie archivistique du fichier de données QuickBooks à la fin de l'année, une fois que vous ou votre CPA avez apporté les derniers ajustements à l'année.
C'est une excellente idée de créer une copie archivistique du fichier de données QuickBooks utilisé pour préparer votre déclaration de revenus et vos états financiers, car vous pouvez toujours expliquer plus tard certains chiffres dans une déclaration ou un état financier en regardant la copie d'archivage du fichier de données.
L'un des problèmes liés à l'utilisation de QuickBooks est que les gens peuvent intentionnellement ou par inadvertance changer d'anciennes transactions. Cela signifie que quelqu'un peut, malheureusement, modifier les transactions dans un fichier de données QuickBooks dans une année précédente. Lorsque ce changement se produit, une personne qui consulte le fichier de données QuickBooks plus tard peut ne pas être en mesure d'expliquer un numéro dans une déclaration de revenus ou un état financier.
Par exemple, si quelqu'un revient en arrière et modifie une transaction au cours d'une année précédente, et que cette transaction est utilisée pour calculer les revenus totaux de l'année, vous ne pouvez plus utiliser les données de QuickBooks votre déclaration de revenus et vos états financiers pour le revenu total.
Heureusement, en ayant une copie archivistique du fichier de données QuickBooks - le fichier de données QuickBooks qui a fourni des chiffres dans votre déclaration de revenus et les états financiers - vous pouvez toujours voir quelles transactions QuickBooks soutiennent un numéro de déclaration fiscale ou un numéro de compte.
Si vous êtes encore confus à propos de ce point - et c'est un peu délicat - demandez à votre conseiller fiscal ou votre CPA sur le problème.Il peut vous expliquer le risque d'avoir un changement dans les données QuickBooks qui ont servi à préparer une déclaration ou un état financier après que la déclaration a été préparée, ou après que ces états financiers ont été publiés et distribués.
