Principes de base du nettoyage de votre fichier QuickBooks Company - mannequins

Lorsque vous comprenez ce qu'est l'archivage dans QuickBooks, le processus est assez simple. Procédez comme suit pour condenser le fichier de société QuickBooks:

1. Choisissez la commande Fichier → Utilitaires → Données condensées.

   QuickBooks affiche la première boîte de dialogue Condenser Data.

   

2. Sélectionnez le bouton radio Transactions avant une date spécifique.

   Cette option indique à QuickBooks que vous voulez faire deux choses: créer une copie d'archivage du fichier de données QuickBooks et affiner le fichier de la société de travail afin qu'il ne soit pas trop gros. QuickBooks réduit la taille de la version de travail du fichier de données de l'entreprise en supprimant les anciennes transactions fermées si vous choisissez à l'étape 3 de supprimer les transactions.

3. Spécifiez la date de suppression des transactions antérieures.

   Pour spécifier la date avant laquelle les transactions fermées doivent être supprimées, entrez la date dans la zone de date. Si vous souhaitez condenser le fichier en supprimant des transactions au plus tard le 31 décembre 2016, par exemple, entrez 1/1/2017 dans la zone de date. Cependant, vous n'avez pas besoin de vous sentir obligé de supprimer un tas de transactions fermées. Vous supprimez les transactions fermées uniquement si votre fichier de société QuickBooks devient trop volumineux. Vous pouvez facilement travailler avec un fichier de société QuickBooks de 25 Mo, 50 Mo ou même 100 Mo (mégaoctets).

   Bien que généralement, vous condensez un fichier QuickBooks en supprimant les anciennes transactions fermées, la commande Condenser crée également des fichiers sans transactions et des fichiers avec seulement une plage de données spécifiée de transactions. Pour créer un fichier contenant des listes et des préférences mais pas de transactions, sélectionnez le bouton radio Toutes les transactions.

   En passant, vous pouvez utiliser l'option Toutes les transactions pour créer un fichier presque vide que vous pourriez réutiliser (comme pour l'entraînement). Pour créer un fichier QuickBooks qui contient une plage de transactions spécifiée, sélectionnez le bouton radio Transactions en dehors d'une plage de dates, puis saisissez les dates qui définissent la plage dans les zones Avant et Après.

4. Cliquez sur Suivant lorsque vous avez fini de spécifier les transactions que QuickBooks doit supprimer.

   QuickBooks affiche la deuxième boîte de dialogue Condenser Data.

   

5. Précisez comment les transactions doivent être résumées.

   Si vous souhaitez récapituler les transactions historiques, QuickBooks utilise une deuxième boîte de dialogue Données condensées pour demander comment il doit récapituler les données historiques: avec une seule entrée de journal récapitulatif, avec des entrées de journal récapitulatives mensuelles ou aucun résumé. Sélectionnez le bouton radio correspondant à l'approche de synthèse souhaitée.(Habituellement, vous utilisez la deuxième option listée - avoir QuickBooks créer des entrées de journal récapitulatif mensuel - afin que vous puissiez toujours générer des rapports mensuels comparatifs significatifs.)

6. Cliquez sur Suivant lorsque vous avez spécifié comment QuickBooks doit résumer les transactions.

   QuickBooks affiche la troisième boîte de dialogue Condenser les données.

   

7. Spécifiez comment les transactions d'inventaire doivent être condensées, puis cliquez sur Suivant.

   Si votre fichier QuickBooks inclut des transactions d'inventaire, QuickBooks vous recommande de supprimer les anciennes transactions d'inventaire. Lorsque QuickBooks affiche la troisième boîte de dialogue Condenser les données, vous pouvez demander à QuickBooks de le faire en sélectionnant le bouton d'option Résumer les transactions d'inventaire (recommandé). (Si vous ne souhaitez pas supprimer les anciennes transactions, sélectionnez le bouton d'option Conserver les détails de l'opération.)

   Lorsque vous cliquez sur Suivant, vous passez à la quatrième boîte de dialogue Données condensées, qui demande quelles transactions doivent être considérées comme fermées.

8. Spécifiez les transactions à supprimer, puis cliquez sur Suivant.

   QuickBooks demande un peu plus d'informations sur ce qui constitue une transaction fermée ou ancienne qui devrait être supprimée. Vous activez les cases à cocher pour indiquer si les transactions antérieures à la date de suppression doivent être supprimées même si elles ne sont pas supprimées, marquées comme étant à imprimer, marquées comme À envoyer, etc.

   Lorsque vous cliquez sur Suivant, vous passez à la cinquième boîte de dialogue Condenser les données.

   

9. Spécifiez le nettoyage de la liste qui doit avoir lieu, puis cliquez sur Suivant.

   Utilisez la cinquième boîte de dialogue Condense Data pour indiquer à QuickBooks qu'en plus de supprimer les anciennes transactions fermées, il devrait nettoyer certaines listes. Vous pouvez cocher les cases indiquant à QuickBooks de supprimer les comptes inutilisés, les clients inutilisés, les fournisseurs non utilisés, etc. En nettoyant votre liste en supprimant les éléments de liste inutilisés, vous réduisez non seulement la taille du fichier de l'entreprise, mais vous facilitez également l'utilisation de la liste par les utilisateurs.

   Lorsque vous cliquez sur Suivant, QuickBooks affiche la sixième boîte de dialogue Données condensées. La boîte de dialogue vous indique que le processus d'archivage commence avec QuickBooks faisant une copie du fichier de données et que l'opération de condensation peut prendre plusieurs minutes ou même plusieurs heures à compléter.

   

10. Cliquez sur Commencer le condensé.

    QuickBooks commence le processus de condensation du fichier de données.

11. Sauvegardez le fichier de données lorsque vous y êtes invité.

    Au début du processus de condensation, QuickBooks vous invite à sauvegarder le fichier de la société QuickBooks. La sauvegarde du fichier de la société QuickBooks dans le cadre d'une opération de condensation fonctionne de la même manière que la sauvegarde du fichier de la société QuickBooks à tout autre moment.

    Après avoir sauvegardé le fichier d'entreprise QuickBooks, QuickBooks enregistre une copie d'archive du fichier de l'entreprise, puis nettoie la version de travail du fichier de l'entreprise en utilisant vos instructions. Encore une fois, comme indiqué dans les étapes précédentes, le processus de nettoyage peut prendre seulement quelques minutes, ou cela peut prendre plusieurs heures si votre fichier est très volumineux.