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La séparation des tâches est le processus de séparation des tâches essentielles entre plusieurs employés pour réduire le risque de vol. Dans le cadre du test de l'environnement des affaires et des concepts (BEC) de l'examen CPA, ce processus est un contrôle interne essentiel que vous devez comprendre.
Bien que d'autres contrôles, tels que les approbations écrites et les comptes bancaires de rapprochement, soient importants, la manière dont vous répartissez le travail entre les employés est essentielle. Si les tâches ne sont pas soigneusement séparées, les travailleurs malhonnêtes peuvent passer outre tous vos autres contrôles internes.
Voici les trois responsabilités qui devraient être assignées aux différents membres du personnel:
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Garde des biens: L'employé A a accès à des actifs, tels que le chéquier de l'entreprise.
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Autorisation de transfert d'actifs: Le salarié B est habilité à signer des chèques, ce qui permet de transférer (payer) des espèces. L'employé B approuve également les achats de gros articles en dollars.
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Tenue de documents: L'employé C est généralement un comptable. L'employé C examine les enregistrements qui documentent une transaction, puis publie l'activité dans les enregistrements comptables. L'employé C réconcilie le chéquier. L'employé B signe les chèques et l'employé A conserve le chéquier physique.
Voici un scénario de séparation des tâches. Supposons qu'un gérant de restaurant, Rob, ait le pouvoir d'autoriser le paiement ainsi que la capacité de signer des chèques. Rob décide de générer un bon de décaissement .
Un bon est un document qui autorise le paiement à un fournisseur externe. Dans ce cas, le bon est de 1 000 $ pour un paiement à Northern Meat Supply. Le restaurant achète de la viande, du poulet et du poisson auprès des vendeurs. En utilisant le coupon comme documentation, Bob génère un chèque payable à Northern Meat Supply.
Sue, comptable du restaurant, réconcilie le compte bancaire. Elle remarque des paiements chaque mois à Northern Meat Supply. Elle ne considère pas les paiements comme inhabituels, car le restaurant paie les vendeurs de viande, de poulet et de poisson. Plusieurs mois plus tard, Rob part travailler dans un autre restaurant.
À la fin de l'exercice, les vérificateurs exécutent des procédures pour vérifier les comptes créditeurs. Dans le cadre de leurs procédures, un auditeur accepte (compare) un échantillon de paiements de fournisseurs aux livraisons entrantes de produit. Les vérificateurs constatent qu'aucun produit n'a été reçu de Northern Meat Supply. Après une enquête plus approfondie, l'entreprise détermine que Northern Meat était un bénéficiaire fictif .
L'entreprise était simplement un compte bancaire que Rob contrôlait. Parce que Rob avait deux tâches qui auraient dû être séparées (l'autorisation d'acheter des biens et de signer des chèques), il était capable de voler des actifs de la société.Ce scénario est commun sur le test BEC. La séparation des tâches est également sur le test d'audit et d'attestation (AUD).
