Conversion de documents Office en fichiers PDF - Mannequins

PDFMaker 5. 0 pour Windows rend ridiculement facile la conversion de tout document Word, Excel ou PowerPoint que vous créez ou éditez avec les éditions Office 2000 ou Office XP (2002) de ces programmes versions les plus récentes et les plus récentes des documents PDF - tout ce que vous avez à faire est de cliquer sur le bouton Convertir en Adobe PDF dans la barre d'outils PDFMaker 5. 0 (automatiquement ajouté lorsque vous installez Acrobat 5. 0 pour Windows sur votre ordinateur). Mais avant de toucher ce bouton, jetez un coup d'oeil à ces commandements pour faire des conversions PDF parfaites.

Vérification de l'utilisation cohérente des styles d'en-tête

Cliquez sur le bouton Plan du document dans la barre d'outils Standard pour afficher les en-têtes et leur relation hiérarchique dans le volet Plan document de Word. Étant donné que PDFMaker peut convertir automatiquement tous les en-têtes de document Word en signets dans le document PDF résultant, vous devez vous assurer que tous les titres de votre document utilisent le style de titre approprié. Les utilisateurs Word 2002 peuvent afficher le volet Office Styles et mise en forme (choisissez Affichage -> Volet des tâches puis cliquez sur Styles et formatage dans le menu contextuel du volet des tâches) pour vérifier et, si nécessaire, réappliquer les styles Titre.

Vérifier la pagination des feuilles de calcul Excel

Choisissez Affichage -> Aperçu des sauts de page dans les menus Excel. Étant donné que PDFMaker utilise la pagination actuelle de la feuille de calcul Excel pour construire les pages dans le document PDF résultant, vous souhaiterez vérifier les sauts de page avant d'effectuer la conversion. Corrigez les sauts de page incorrects qui séparent les colonnes et les lignes de données qui doivent apparaître ensemble sur une page en faisant glisser les marqueurs de saut de page en mode Aperçu de saut de page.

Vérification du type de document PDF que vous créez

Pour ce faire, vérifiez le nom qui apparaît dans la liste déroulante Paramètres de conversion de l'onglet Paramètres d'Acrobat 5. 0 PDFMaker 5. 0 boîte de dialogue (Acrobat -> Modifier les paramètres de conversion). Lorsque vous choisissez parmi ces préréglages, gardez à l'esprit l'utilisation principale du document PDF final: Sélectionnez eBook pour la visualisation en ligne, Appuyez sur pour une impression professionnelle, Imprimer pour une impression interne et Écran pour un téléchargement rapide et une visualisation sur le Web. En outre, gardez à l'esprit que vous pouvez personnaliser l'un de ces préréglages en le sélectionnant dans la zone de liste déroulante Paramètres de conversion, puis en cliquant sur le bouton Modifier les paramètres de conversion.

Confirmez que tous les en-têtes et styles de documents Word seront convertis en signets

Vérifiez les paramètres sélectionnés dans l'onglet Signets de la boîte de dialogue Acrobat 5. 0 PDFMaker 5. 0 (Acrobat -> Modifier les paramètres de conversion) dans Word.Activez la case à cocher Convertir les en-têtes de mots en signets pour convertir tous les styles de paragraphe Titre utilisés dans le document en signets dans le fichier PDF résultant. Activez la case à cocher Convertir les styles de mots en signets pour convertir tous les autres styles de paragraphe utilisés dans le document en signets. Pour omettre certains niveaux d'en-têtes ou styles particuliers de la conversion de signets, cliquez sur les cases à cocher individuelles qui apparaissent dans la zone de liste ci-dessous.

Vérifiez quelles fonctions Word sont marquées pour la conversion dans le document PDF

Vérifiez quelles fonctions de Word sont sélectionnées dans l'onglet Office de la boîte de dialogue Acrobat 5. 0 PDFMaker 5. 0 (Acrobat -> Modifier les paramètres de conversion) dans Mot. Pour convertir les commentaires de document en notes masquées dans le document PDF, cochez la case Commentaires -> Notes. Pour ajouter des zones de texte au texte adjacent à l'aide de la fonctionnalité Articles PDF, activez la case à cocher Boîtes de texte -> Article Threads. Pour conserver les numéros de page utilisés dans le document Word, activez la case à cocher Numéros de page. Pour convertir toutes les références croisées et toutes les tables des matières générées dans le document Word en liens dans le document PDF, cochez la case Références croisées et liens COT. Pour convertir toutes les notes de bas de page et notes de fin ajoutées au document Word en liens dans le fichier PDF résultant, sélectionnez la case à cocher Footnote & Endnote Links.

Assurez-vous de créer un fichier PDF balisé

Vérifiez que l'option Inclure les balises au format PDF (accessibilité, redistribution) dans l'onglet Office de la boîte de dialogue Acrobat 5. 0 PDFMaker 5. 0 (Acrobat -> Modifier les paramètres de conversion) est coché.

Confirmez l'ouverture du document PDF converti dans Acrobat

Vérifiez les options Ouvrir document dans l'onglet Options d'affichage de la boîte de dialogue Acrobat 5. 0 PDFMaker 5. 0 (Acrobat -> Modifier les paramètres de conversion). Pour ouvrir le document PDF sans afficher la palette Signets dans le volet de navigation, cliquez sur le bouton radio Page seulement. Pour afficher une page autre que la première page lors de l'ouverture, entrez le numéro de page dans le champ Numéro de page. Pour ouvrir la page à un grossissement défini, cliquez sur le pourcentage (200, 400, 800 ou 1600) ou sur la vue prédéfinie (Ajuster dans la fenêtre, Ajuster la largeur ou Ajuster) dans le menu local Agrandissement ouvert.