Création d'entrées de temps facturables dans QuickBooks Online - mannequins

Vos employés pourraient travailler directement pour vous sur les activités nécessaires à la gestion de votre entreprise. factures ou en entrant des informations comptables dans QuickBooks Online), et ils peuvent également effectuer des travaux directement liés à vos clients. Dans ce dernier cas, vous pourriez vouloir suivre le temps que les employés consacrent à des projets liés aux clients, puis facturer vos clients pour le temps de vos employés.

Pour suivre l'heure, vous utilisez soit la fenêtre Activité de temps, soit la fenêtre Feuille de temps hebdomadaire; Peu importe la fenêtre que vous utilisez, QBO suit l'heure saisie et, lorsque vous préparez une facture pour un client dont le temps a été enregistré, QBO vous invite à ajouter l'heure à la facture.

Vous apprendrez à entrer l'heure en utilisant à la fois la fenêtre Activité de temps et la fenêtre Feuille de temps hebdomadaire, et vous verrez comment QBO vous invite à inclure l'heure facturable sur la facture d'un client. Notez qu'une entrée de temps que vous pouvez facturer à un client s'appelle, intelligemment, temps facturable.

Saisie d'une activité unique

Ouvrez la fenêtre Activité temporelle en utilisant le menu de création Créer plus (+) en haut de QBO. Procédez comme suit:

1. Cliquez sur le bouton de création Créer plus (+) pour ouvrir le menu Créer.
2. Dans la colonne Employés, cliquez sur Activité ponctuelle.

   QBO affiche la fenêtre Activité de temps.

3. Dans la liste Nom, sélectionnez l'employé ou le fournisseur qui a effectué le travail.
4. Entrez la date à laquelle le travail a été effectué.
5. Dans la liste des clients, sélectionnez le client pour lequel le travail a été effectué.
6. Dans la liste Service, sélectionnez le service qui a été effectué.
7. Cochez la case Facturable, qui est remplacée par la case Facturer à, et fournissez un taux horaire.
8. Si le travail effectué est assujetti à la taxe, cochez la case Taxable.
9. Dans la zone Heure, entrez le temps consacré à cette activité.

   Vous pouvez entrer les heures de début et de fin, y compris les temps de pause, en cochant la case Enter Start and End Times; QBO calcule le temps passé et l'affiche sous la case Description.

10. Entrez une description du travail qui apparaîtra, par défaut, sur une facture.

    Vous pouvez modifier la description après avoir ajouté l'entrée de temps à la facture.

11. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer l'entrée ou sur Enregistrer et Nouveau pour entrer une autre activité de temps.

    Si vous cliquez sur la flèche en regard de Enregistrer et Nouveau, vous pouvez sélectionner Enregistrer et fermer.

La fenêtre Activité temporelle.

Utiliser une feuille de temps pour enregistrer l'heure

Si vous préférez entrer l'heure dans un format de grille qui indique les jours et les dates d'une semaine, la feuille de temps hebdomadaire est pour vous.Pour entrer l'heure à l'aide de cette fenêtre, procédez comme suit:

1. Cliquez sur le bouton Créer - le signe plus (+) - pour ouvrir le menu Créer.
2. Dans la colonne Employés, cliquez sur Feuille de temps hebdomadaire.
3. Sélectionnez le nom de la personne dont vous voulez enregistrer l'heure.
4. Sélectionnez la semaine pour laquelle vous voulez enregistrer l'heure.
5. Dans la section Détails, sélectionnez un nom de client, un élément de service et, le cas échéant, fournissez une description.
6. Pour facturer l'heure à un client, cochez la case Facturation et indiquez un taux auquel facturer l'heure.
7. Remplissez le temps travaillé le jour approprié.
8. Cliquez sur Enregistrer, Enregistrer et Nouveau, ou cliquez sur la flèche en regard de Enregistrer et Nouveau et sélectionnez Enregistrer et fermer.

La feuille de temps hebdomadaire.

Ajout d'une dépense facturable à une facture

Vous pouvez ajouter des entrées de temps facturables à une facture de plusieurs manières. Par exemple, si vous affichez la page d'un client, QBO affiche une liste des transactions en attente. Dans la colonne Action de toute entrée d'heure facturable, QBO affiche un bouton Démarrer facture que vous pouvez cliquer pour lancer une facture au client et inclure la dépense facturable sur la facture. Pour afficher la page d'un client, cliquez sur Client dans la barre de navigation, puis sur le nom d'un client.

Mais vous n'avez pas besoin d'aller chercher des entrées de temps facturables. QBO vous invite à les ajouter à n'importe quelle facture que vous créez pour un client pour lequel des entrées de temps facturables existent. Démarrez une facture (à partir du menu Créer - le signe plus - cliquez sur Facture) et sélectionnez un client. Si le client a des entrées d'heure facturables, elles apparaissent dans le volet sur le côté droit de l'écran.

Cliquez sur le bouton Ajouter dans chaque entrée d'heure facturable que vous souhaitez ajouter à la facture. Ou, pour ajouter toutes les entrées, cliquez sur le bouton Ajouter tout en haut du volet sur la droite. QBO entre chaque information d'entrée de temps facturable sur une ligne de la facture, en remplissant le service, la description, la quantité, le tarif et le montant total. Vous pouvez modifier n'importe quelle information sur la ligne si nécessaire. Remplissez le reste de la facture comme vous le feriez pour toute autre facture, en ajoutant d'autres lignes qui pourraient ne pas correspondre aux entrées de temps.

N'oubliez pas que vous pouvez ajouter un sous-total pour les entrées de temps, si vous le souhaitez.