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QuickBooks Pro et QuickBooks Premier ont une fonctionnalité très intéressante pour les entreprises qui réalisent des travaux ou des projets pour leurs clients: entrepreneurs, consultants, ingénieurs, architectes, etc. QuickBooks Pro et QuickBooks Premier (contrairement au programme Basic QuickBooks ordinaire) ont la capacité de faire des calculs simples de projet ou de travail. Cette fonctionnalité signifie que votre entreprise peut créer des estimations de projets ou de travaux, suivre les coûts par projet ou par projet et facturer les factures par projet ou par travail.
Dans QuickBooks Pro, le calcul du coût du travail commence par une estimation. Une estimation est juste une liste des coûts estimés que vous encourrez pour un travail que vous effectuerez pour certains clients.
En supposant que vous avez déjà créé un travail et que vous avez indiqué à QuickBooks que vous utilisez des estimations, voici les étapes à suivre pour créer une estimation:
1. Obtenez le formulaire.
Choisissez Clients -> Créer des estimations. QuickBooks ouvre un formulaire Créer des estimations, qui ressemble étrangement au formulaire Créer des factures que vous avez vu si vous avez déjà travaillé avec QuickBooks.
2. Commencez à remplir les blancs.
Choisissez le bon Client: Travail dans la zone de liste déroulante en haut du formulaire. QuickBooks Pro remplit automatiquement autant d'informations que possible - généralement au moins la case Nom / Adresse - sur le formulaire.
Si vous avez configuré QuickBooks Pro pour le suivi des classes, la zone de liste déroulante appropriée s'affiche dans le haut du centre du formulaire. Allez-y et utilisez la boîte, le cas échéant.
N'hésitez pas à modifier les paramètres par défaut - Date et Estimation #, par exemple.
3. Ajoutez les éléments de campagne - détails, détails, détails.
Vous remplissez les détails d'une fenêtre Créer une estimation de la même manière que vous remplissez les détails d'une fenêtre Créer des factures.
Chaque élément de campagne que vous souhaitez inclure dans votre estimation de travail doit être décrit dans la liste Éléments. Notez que parce que vous vendez souvent du travail à des clients et à des clients en utilisant, en partie, une estimation, vous voudrez généralement inclure des descriptions complètes des articles. (Certains entrepreneurs, par exemple, utilisent souvent plusieurs lignes de texte descriptif pour expliquer chaque élément qui figure sur l'estimation.)
4. Ajoutez des informations facultatives.
Si vous le souhaitez, utilisez l'une des autres cases disponibles dans la fenêtre Créer une estimation pour collecter et stocker des informations supplémentaires. Par exemple, tout comme avec la fenêtre Créer des factures, vous pouvez cliquer sur la zone de liste déroulante Message client et écrire un message convivial, ou vous pouvez en utiliser un dans la liste déroulante.
Vous pouvez également utiliser le champ Mémo pour écrire une note concernant le travail si vous le souhaitez. Ou peut-être quelques notes pour le scénario que vous avez pensé à lancer aux studios. Tout ce qui vous convient.
Si vous souhaitez inclure d'autres éléments dans la fenêtre Créer une estimation, vous pouvez personnaliser cette fenêtre. Choisissez Personnaliser dans la zone de liste déroulante Modèle dans l'angle supérieur droit de la fenêtre Créer une estimation. QuickBooks vous donne une liste de vos formulaires d'estimation. Choisissez celui que vous voulez éditer. (Vous pouvez avoir un seul formulaire d'estimation dans la liste si vous n'en avez jamais créé un nouveau.) Cliquez sur le bouton Nouveau ou Modifier. Si vous cliquez sur Nouveau, QuickBooks affiche la boîte de dialogue Personnaliser l'estimation.
Avant d'imprimer cette estimation, n'oubliez pas que la fenêtre Créer des estimations n'est pas la même que celle qui figure sur l'estimation écrite. Pour voir à quoi ressemble la version imprimée, cliquez sur la flèche vers le bas à côté du bouton Imprimer dans la fenêtre Créer des estimations et choisissez Aperçu dans la liste déroulante. Le résultat est une image pleine page, rétrécie pour s'adapter à l'écran.
Si vous n'avez pas encore enregistré votre estimation, cliquez sur le bouton Sauvegarder & Nouveau ou Enregistrer & Fermer.
Pour examiner plus précisément l'estimation (ou tout formulaire QuickBooks à l'écran), cliquez sur le bouton Zoom avant en haut de l'écran Aperçu avant impression ou déplacez le pointeur de la souris sur l'image. Lorsque le curseur ressemble à une loupe avec un signe plus, cliquez sur le bouton gauche de la souris. Comme vous ne pouvez voir qu'une partie de l'aperçu à la fois, utilisez les barres de défilement situées en bas et à droite des fenêtres pour vous déplacer dans les différentes zones.
Notez que la loupe comporte maintenant un signe moins et que le bouton Zoom avant permet de zoomer en arrière. Si vous effectuez plus d'une estimation, vous pouvez utiliser les boutons Page précédente et Page suivante de l'écran Aperçu avant impression pour consulter d'autres estimations. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton Fermer.
Lorsque vous revenez à la fenêtre Créer une estimation, cliquez sur le bouton Imprimer; QuickBooks Pro affiche la boîte de dialogue Imprimer une estimation. Cliquez sur Imprimer pour imprimer l'estimation sans plus attendre.
Si vous n'avez pas utilisé QuickBooks pour imprimer des estimations auparavant, vous devez d'abord configurer votre imprimante pour cette tâche. Pour ce faire, choisissez Fichier -> Configuration de l'imprimante et sélectionnez Estimer dans la liste déroulante Nom du formulaire. Puis spécifiez les paramètres de l'imprimante que vous souhaitez pour les estimations d'impression. (Ce processus fonctionne de la même manière que pour l'impression d'autres formulaires, tels que les factures.) Cliquez sur OK lorsque vous avez terminé. La boîte de dialogue Imprimer une estimation que QuickBooks affiche après avoir cliqué sur Imprimer dans la fenêtre Créer des estimations fonctionne également de la même manière que la boîte de dialogue Imprimer une facture.
