Création d'un bon de commande dans QuickBooks - mannequins

Une commande d'achat a un objectif simple: elle indique à un vendeur que vous souhaitez acheter un article. En effet, un bon de commande est un contrat d'achat.

Beaucoup de petites entreprises n'utilisent pas les bons de commande. Mais quand ils atteignent une certaine taille, de nombreuses entreprises décident de les utiliser parce que les commandes d'achat deviennent des enregistrements permanents des articles que vous avez commandés. De plus, l'utilisation des bons de commande formalise souvent le processus d'achat dans une entreprise. Par exemple, vous pouvez décider que personne dans votre entreprise ne peut acheter quoi que ce soit qui coûte plus de 100 $ à moins d'obtenir un bon de commande. Si vous êtes le seul à pouvoir émettre des ordres d'achat, vous avez effectivement contrôlé les activités d'achat grâce à cette procédure.

Pour utiliser QuickBooks pour créer des commandes d'achat, procédez comme suit:

1. Dites à QuickBooks que vous souhaitez créer une commande d'achat en sélectionnant Fournisseurs -> Créer des commandes d'achat.

QuickBooks affiche la fenêtre Créer des commandes d'achat.

Notez que si le menu Fournisseurs ne fournit pas de commande Créer des commandes d'achat, QuickBooks ne sait pas que vous souhaitez créer des commandes d'achat.

2. Utilisez la liste déroulante du menu Fournisseurs pour identifier le fournisseur auprès duquel vous souhaitez acheter l'article.

La liste déroulante Fournisseur répertorie chacun des fournisseurs de votre liste de fournisseurs.

3. (Facultatif) Classez l'achat à l'aide de la zone de liste déroulante Classe.

4. (Facultatif) Indiquez une adresse de livraison différente dans la zone de liste déroulante Envoyer vers.

La zone de liste déroulante Envoyer vers affiche la liste de tous vos clients, fournisseurs et employés. Vous sélectionnez l'adresse de livraison en sélectionnant l'un de ces autres noms. Une fois que vous avez sélectionné une entrée dans la liste Expédier à, QuickBooks remplit la zone Adresse de livraison avec les informations appropriées.

La fenêtre Créer des commandes d'achat fournit des boutons et des cases standard, et, espérons-le, familiers: Précédent, Suivant, Imprimer, Rechercher, Orthographe, Historique et Modèle.

5. Confirmez la date de la commande d'achat.

Initialement, QuickBooks met la date actuelle du système dans la zone Date. Vous devez toutefois confirmer que la date d'entrée de QuickBooks en tant que date de commande est correcte. C'est la date du contrat. Souvent, la date définit les termes contractuels, tels que le nombre de jours pendant lesquels l'article doit être expédié.

6. Confirmez le numéro de la commande d'achat.

Le numéro de bon de commande, ou numéro P.O., identifie de manière unique le bon de commande. QuickBooks numérote séquentiellement les commandes pour vous et place le numéro suivant dans le P.O. No. boîte. La supposition faite par QuickBooks au sujet du bon numéro de bon de commande est généralement correcte, mais si elle n'est pas correcte, entrez le numéro de remplacement.

7. Confirmez le fournisseur et expédiez les informations.

Le bloc Fournisseur et le bloc Expédier à identifient le fournisseur auprès duquel vous achetez l'article et le navire à l'adresse à laquelle vous souhaitez que le fournisseur envoie l'envoi. Ces informations doivent être correctes si votre liste de fournisseurs est à jour et que vous avez correctement utilisé la zone de liste déroulante Envoyer vers pour identifier, si nécessaire, une adresse de livraison alternative. Néanmoins, confirmez que les informations affichées dans ces deux blocs d'adresse sont correctes. Si l'information n'est pas correcte, bien sûr, corrigez-la. Vous pouvez modifier les informations du bloc d'adresse en sélectionnant les informations incorrectes, puis en retapant tout ce qui doit être affiché.

8. Décrivez chaque article que vous voulez commander.

Vous utilisez les colonnes de la fenêtre Créer des commandes d'achat pour décrire en détail chaque article que vous souhaitez commander dans le cadre de l'achat. Chaque article va sur sa propre ligne. Pour décrire un article que vous souhaitez acheter auprès du fournisseur, vous devez fournir les informations suivantes:

• Article: La colonne Article vous permet d'enregistrer le numéro d'article unique de l'article que vous souhaitez acheter. N'oubliez pas que les éléments doivent être saisis ou décrits dans la liste des éléments. La principale chose que vous devez savoir sur la liste d'articles est que tout ce que vous voulez montrer sur la facture - ou, d'ailleurs, sur un bon de commande - doit être décrit dans le fichier d'article.

• Description: La colonne Description affiche la description de l'élément que vous sélectionnez. Vous pouvez également modifier le champ Description afin qu'il soit logique pour les clients ou les fournisseurs.

• Qté: La colonne Qté vous permet d'identifier la quantité de l'article que vous voulez. Vous entrez le nombre d'éléments que vous voulez dans ce champ, évidemment.

• Taux: La colonne Taux vous permet d'entrer le prix par unité ou le taux par unité pour l'article. Notez que QuickBooks utilise différentes étiquettes pour cette colonne en fonction du type d'entreprise que vous avez configuré.

• Client: La colonne Client vous permet d'identifier le client pour lequel l'article est acheté.

• Montant: La colonne Montant indique le total dépensé pour l'article. QuickBooks calculera le montant pour vous en multipliant la quantité par le taux (ou le prix). Vous pouvez également modifier le montant de la colonne. Dans ce cas, QuickBooks ajuste le taux (ou le prix) de sorte que la quantité multipliée par le taux soit toujours égale au montant.

Vous devez entrer une description de chaque article qui doit être inclus dans le bon de commande. Cela signifie, par exemple, que si vous souhaitez commander six articles auprès d'un fournisseur, votre commande d'achat doit comporter six lignes d'informations.

9. Imprimez la commande d'achat.

Vous voudrez imprimer le bon de commande. Le but de l'enregistrement d'une commande d'achat dans QuickBooks est de créer un enregistrement formel d'un achat. Vous aurez presque toujours envie de transmettre cette commande au vendeur.Le bon de commande indique au vendeur exactement ce que vous voulez acheter et le prix que vous êtes prêt à payer. Pour imprimer la commande d'achat, vous pouvez cliquer sur le bouton Imprimer. Vous pouvez également imprimer les commandes d'achat plus tard dans un lot; Pour ce faire, enregistrez tous les bons de commande que vous souhaitez créer, puis choisissez la commande Fichier -> Imprimer les formulaires -> Commandes d'achat.

10. Enregistrer la commande d'achat

Pour enregistrer votre commande d'achat, cliquez sur le bouton Enregistrer et fermer ou sur le bouton Enregistrer et nouveau. Si vous cliquez sur le bouton Enregistrer & Nouveau, QuickBooks enregistre cette commande et réaffiche une version vide de la fenêtre Créer des commandes d'achat afin que vous puissiez enregistrer un autre bon de commande.