En découvrant les nombreuses façons d'afficher vos messages dans Outlook 2000 - des mannequins

Vous pouvez afficher vos messages d'au moins dix façons, en commençant par l'ensemble fourni avec Microsoft Outlook. Vous pouvez modifier chaque vue en triant n'importe quelle colonne d'informations dans n'importe quelle vue en cliquant sur le titre de cette colonne.

Pour modifier l'affichage de vos messages dans Outlook, choisissez Affichage-> Vue actuelle, puis choisissez l'une des vues suivantes dans le menu:

• Messages. Voici l'image sans fioritures de votre boîte de réception - De, À, Sujet - juste les bases. Les messages que vous n'avez pas encore lus sont listés en caractères gras; les autres sont listés en caractères bruts.

• Messages avec AutoPreview. Lorsque vous n'avez pas le temps de lire tous les messages que vous recevez, un aperçu est utile. Les premières lignes peuvent vous donner un indice quant aux messages que vous voulez lire. AutoPreview vous montre ces premières lignes.
Normalement, vous ne voyez que les aperçus des messages que vous n'avez pas encore lus. Vous ne voyez que les titres des messages que vous avez lus. En fait, Outlook suppose que vous avez lu un message que vous avez ouvert. Vous pouvez également marquer un message lu ou non lu en cliquant dessus avec le bouton droit de la souris et en sélectionnant Marquer comme lu ou Marquer comme non lu.

• Par indicateur de suivi. Vous pouvez marquer les messages entrants pour vous aider à suivre ce que vous devez faire en réponse à chaque message. La vue marquée regroupe vos messages selon que les indicateurs sont définis sur les messages et répertorie les types de drapeaux définis et ceux qui sont dus.
Certains experts disent que le moyen le plus efficace de traiter tous vos messages entrants est de les classer en fonction de ce que vous avez besoin d'en faire, puis de les traiter en fonction de la priorité et du timing de chaque message. Les drapeaux de message sont un moyen pratique d'obtenir un contrôle sur ce que vous devez faire avec les messages que vous recevez. Par l'affichage de l'indicateur de suivi, les messages sont organisés automatiquement en fonction de l'action demandée, ce qui vous permet d'être immédiatement efficace, n'est-ce pas?

• Sept derniers jours. Lorsqu'on vous demande de réagir immédiatement à un message que vous avez reçu il y a quelques jours, il n'est pas toujours facile de trouver le message qui vous indique quoi faire, surtout si vous recevez beaucoup d'e-mails. L'affichage des derniers sept jours ne montre que les messages que vous avez reçus au cours de la dernière semaine. Trouver un élément dans une liste courte est plus facile que dans un long.
La liste des sept derniers jours limite votre vue aux messages qui arrivent dans une période de sept jours. Il ne triera pas les messages en fonction de ce qui est en eux ou qui les a envoyés. Vous pouvez trier vos messages en fonction du nom de l'expéditeur ou de l'objet du message en cliquant sur les titres en haut des colonnes de la vue.
• Marqué pour les sept prochains jours. Si vous signalez des messages qui sont vraiment importants, les messages que vous avez signalés pour attirer votre attention dans les prochains jours auront probablement besoin de votre attention en premier. Pour un aperçu rapide des éléments les plus chauds, utilisez la vue Marqué pour les sept prochains jours.
Comme la vue avec indicateur, marquée pour les sept prochains jours, affiche les coupures à l'essentiel: qui a envoyé le message, quel est le sujet du message et quand une action est due sur le message marqué.
• Par sujet de conversation. Vous devez toujours inclure une ligne d'objet facile à comprendre pour que la personne qui reçoit votre message connaisse à première vue le sujet de votre message et que faire. Avec un peu de chance, les autres font la même chose pour vous. Ensuite, vous pouvez vraiment obtenir un certain kilométrage de vos messages en les triant dans la vue Par sujet de conversation.
• Par l'expéditeur. Quand le patron appelle et demande: «Avez-vous reçu le message électronique sur les bonus que je vous ai envoyés il y a trois semaines? "Vous ne voulez probablement pas passer beaucoup de temps à trier les messages de tout le monde des trois dernières semaines. Le moyen le plus rapide de répondre rapidement à la question du boss est de passer à la vue Par expéditeur.
Vous pouvez trouver instantanément le nom du boss dans la vue Par expéditeur. Double-cliquez sur le message intitulé Bonus. Alors vous pouvez dire au patron, "j'ai certainement fait; c'est juste ici en face de moi. "Vous serez en mesure de répondre si rapidement que le patron sera heureux de vous donner ce bonus.
• Messages non lus. Vous n'avez pas besoin de lire tous les messages qui traversent votre écran, mais la loi de Murphy dit que l'information la plus importante sera dans un message que vous n'avez pas encore lu. La vue Messages non lus vous donne un aperçu rapide des choses pour lesquelles vous n'avez pas encore jeté un coup d'œil.
Ne laissez pas votre boîte de réception dans la vue Messages non lus car les messages semblent disparaître lorsque vous avez fini de les lire. Il est plus facile d'utiliser la vue Messages la plupart du temps et de passer à la vue Messages non lus de temps en temps comme une stratégie pour trouver des choses.
• Envoyé à. Il peut sembler ridicule d'avoir une vue de votre boîte de réception triée en fonction du nom de la personne à laquelle chaque message est envoyé. Après tout, c'est votre boîte de réception; tout devrait vous être envoyé, ou ce ne serait pas ici, n'est-ce pas?
Vous avez deux raisons d'utiliser Sent To view. Certains messages qui vous sont adressés s'adressent à tout le monde dans votre entreprise, par exemple, il est donc bon de savoir que certains messages ne doivent pas être pris personnellement. La deuxième raison est que le même ensemble de vues est disponible dans la boîte de réception et le dossier Éléments envoyés. Le dossier Éléments envoyés est où Outlook conserve des copies des messages que vous avez envoyés à d'autres personnes. Savoir ce que vous avez envoyé à qui peut venir très utile.L'option Envoyé à la vue est uniquement triée, non groupée, ce qui signifie que les messages apparaissent dans l'ordre des noms des personnes qui les ont envoyés. Une vue groupée affichera comme en-tête d'un groupe le nom de chaque personne qui vous a envoyé un courrier. Si vous cliquez sur la colonne Objet, vous perdez l'avantage d'avoir la liste triée par expéditeur.Si votre liste Envoyé à apparaît mal triée, cliquez simplement sur le mot To en haut de la colonne À.
• Chronologie du message. La vue Message chronologique est l'une des vues les plus intéressantes d'Outlook. il vous dessine un graphique de tous vos messages selon leur arrivée. L'affichage de la chronologie des messages est conçu pour vous aider à trouver des messages lorsque vous pouvez vous rappeler quand ils sont arrivés, mais pas pourquoi ils sont arrivés ou qui les a envoyés.
Les petites icônes représentant les messages sont en fait des raccourcis vers les messages qu'elles représentent. Vous pouvez ouvrir un message en double-cliquant sur l'icône de ce message. Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit sur l'icône du message pour répondre à un message, supprimer un message ou déplacer un message vers un autre dossier.