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Combien de temps devez-vous conserver les anciens rapports, les copies de factures et d'autres informations comptables? Malheureusement, il n'y a pas de réponse unique à ces questions. Cependant, voici quelques éléments à considérer:
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Déterminez si l'autre partie à une transaction voudra jamais obtenir l'information. Par exemple, si vous vous disputez de façon chronique avec un fournisseur pour savoir si vous avez payé une facture, il est logique de conserver ces factures fournisseurs et tous les enregistrements de votre paiement aussi longtemps que l'argument peut se poursuivre.
Cela signifie que tout document qui documente les factures et les paiements des fournisseurs ne doit pas nécessairement être conservé si vous n'avez pas de problème.
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Tenez compte des exigences en matière de comptabilité fiscale. Selon la loi (beaucoup de gens ne réalisent pas cela), une entreprise est tenue de tenir des registres comptables afin de déclarer ses bénéfices, pertes, revenus et déductions à l'Internal Revenue Service. Cela signifie que tout dont vous avez besoin pour calculer vos profits ou justifier des éléments de vos calculs devrait être maintenu.
Toutefois, il existe un délai de prescription généralement de trois ans à compter de la date de la dernière déclaration. Cela signifie que, dans la plupart des cas, vous n'avez pas besoin de conserver les documents dont l'ancienneté est supérieure à trois ans. En d'autres termes, si vous avez des données de l'année 2009 et que vous avez rempli la déclaration de revenus de l'année 2009 le 15 mars 2010 avant le 16 mars 2013, vous ne devriez pas (dans la plupart des cas) conserver tous ces vieux papiers.
Le délai de prescription vous oblige à vous débarrasser de l'ancien. Un mot de prudence s'impose, car il existe une poignée d'exceptions à cette prescription de trois ans:
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Si vous avez été vraiment bâclé et, par votre négligence, omis le revenu brut de plus de 25% de ce que votre retour spectacles, le délai de prescription est égal à six ans.
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Si aucune déclaration n'est produite ou si une déclaration frauduleuse est produite, aucun délai de prescription n'existe.
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Les États sans impôt sur le revenu (comme l'État de Washington) utilisent un ensemble de règles différent et peuvent utiliser un délai de prescription plus long. L'état de Washington, par exemple, dit que le délai de prescription court quatre ans, pas trois.
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Considérez les anciens enregistrements dont vous pourriez avoir besoin dans le futur pour calculer un article pour votre déclaration de revenus. Ces enregistrements doivent être conservés. Par exemple, si vous avez acheté une usine il y a 30 ans, gardez ces registres d'achat jusqu'à 3 (ou 6) ans après la vente de l'usine.
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Considérons que dans certaines industries, d'autres règles ou règlements de conservation de documents existent. Par exemple, si vous êtes médecin, vous conservez vos anciens dossiers de patients - et cela peut inclure les informations comptables des patients - pendant plus de trois ans. Ces autres règles de conservation de documents varient selon l'industrie. Découvrez quelles sont les règles pour votre industrie.
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Considérez le risque de conserver des informations confidentielles trop longtemps. Enfin, bien que vous puissiez réfléchir à tous les points qui précèdent et conclure que vous devriez conserver vos documents financiers à perpétuité, notez que cette approche crée aussi des risques. Plus vous archivez de documents financiers, plus il est facile dans certains cas de perdre ou de voler ces informations.
Vous ne voudriez pas, par exemple, conserver autant d'années de données que vous avez à louer un entrepôt dans une mauvaise partie de la ville juste pour stocker les choses.
En résumé, comment donnez-vous du sens à ces vagues suggestions? Venez avec une estimation approximative de combien de temps vous pensez que vous devriez accrocher à des choses.
Si vous ne faites rien de criminel, de frauduleux ou de bâclé, jetez tout ce qui a plus de cinq ans. Séparez les documents que vous pouvez jeter par année dans des boîtes. Étiquetez les boîtes avec le numéro de l'année. Étiquetez également les cases avec une note comme "Rejeter en 2016" pour que vous sachiez quand vous pouvez jeter ces choses.
Vous voudrez peut-être y réfléchir à deux fois avant de jeter vos documents financiers. Ne jetez pas vos dossiers personnels ou, bien sûr, les dossiers de vos clients: déchiquetez d'abord les documents.
Par ailleurs, certains magasins de fournitures de bureau à grande surface offrent des services de déchiquetage en magasin à des prix raisonnables.