Document Retention dans QuickBooks 2012 - les nuls

Les gens demandent parfois combien de temps ils doivent conserver les anciens rapports QuickBooks, les copies de factures et d'autres informations comptables. Malheureusement, il n'y a pas vraiment de solution universelle. Cependant, voici quelques éléments à considérer:

• Déterminez si l'autre partie à une transaction voudra jamais obtenir l'information. Par exemple, si vous vous disputez de façon chronique avec un fournisseur pour savoir si vous avez payé une facture, il est logique de conserver ces factures fournisseurs et tous les enregistrements de votre paiement aussi longtemps que l'argument peut se poursuivre.

  Cela signifie que tout document qui documente les factures et les paiements des fournisseurs ne doit pas nécessairement être conservé si vous n'avez pas de problème.

• Tenez compte des exigences en matière de comptabilité fiscale. Selon la loi (beaucoup de gens ne réalisent pas cela), une entreprise est tenue de tenir des registres comptables afin de déclarer ses bénéfices, pertes, revenus et déductions à l'Internal Revenue Service. Cela signifie que tout dont vous avez besoin pour calculer vos profits ou justifier des éléments de vos calculs devrait être maintenu.

  Toutefois, il existe un délai de prescription généralement de trois ans à compter de la date de la dernière déclaration. Cela signifie que, dans la plupart des cas, vous n'avez pas besoin de conserver les documents dont l'ancienneté est supérieure à trois ans.

  Autrement dit, si vous avez des données de l'année 2007 et que vous avez déposé la déclaration de revenus de l'année 2007 le 15 mars 2008, avant le 16 mars 2011, vous ne devriez pas (dans la plupart des cas) garder tout ce vieux formalités administratives. Le statut de limitations dicte que vous devriez être en mesure de jeter les vieux trucs.

  Une mise en garde s'impose car il existe une poignée d'exceptions à ce délai de prescription de trois ans:

  • Si vous avez été vraiment bâclé et que vous avez négligé votre revenu brut en trop de 25 pour cent de ce que votre rendement montre, le délai de prescription est égal à six ans.

  • Si aucune déclaration n'est produite ou si une déclaration frauduleuse est produite, aucun délai de prescription n'existe.

  • Les États sans impôt sur le revenu (comme Washington) utilisent un ensemble de règles différent et peuvent utiliser un délai de prescription plus long. Washington, par exemple, dit que le délai de prescription court quatre ans, pas trois.

• Considérez les anciens enregistrements dont vous pourriez avoir besoin dans le futur pour calculer un article pour votre déclaration de revenus. Ceux-ci doivent être conservés. Par exemple, si vous avez acheté une usine il y a 30 ans, gardez ces registres d'achat jusqu'à 3 (ou 6) ans après la vente de l'usine.

• Considérons que dans certaines industries, d'autres règles ou règlements de conservation de documents existent. Par exemple, si vous êtes médecin, vous conservez vos anciens dossiers de patients - et cela peut inclure les informations comptables des patients - pendant plus de trois ans. Ces autres règles de conservation de documents varient selon l'industrie. Découvrez quelles sont les règles pour votre industrie.

Comment expliquez-vous ces vagues suggestions? Venez avec une estimation approximative de combien de temps vous pensez que vous devriez accrocher à des choses.

Vous voudrez peut-être y réfléchir à deux fois avant de jeter vos documents financiers. Vous voudrez peut-être déchiqueter les documents en premier. En passant, certains magasins de fournitures de bureau à grande surface offrent des services de déchiquetage en magasin à des prix raisonnables.