ÉTablir votre base de données avec une fonction de base de données Excel - mannequins

Toutes les fonctions de base de données dans Excel prennent une référence de base de données comme premier argument. La zone de base de données doit inclure en-têtes (noms de champs) dans la première ligne. Dans la figure suivante, la première ligne utilise l'ID d'élève, la classe, l'enseignant et la note finale comme en-têtes des informations dans chaque colonne respective.

utiliser une base de données pour stocker des informations sur les étudiants.

Une excellente façon de travailler avec les fonctions de base de données est de nommer la zone de la base de données, puis d'entrer le nom, au lieu de l'adresse de plage, dans la fonction.

Pour configurer un nom, procédez comme suit:

1. Sélectionnez toute la zone de la base de données.

   Assurez-vous que la rangée supérieure comporte des en-têtes et est incluse dans la sélection.

2. Cliquez sur l'onglet Formules (en haut de la fenêtre Excel).

3. Cliquez sur Définir un nom dans la zone Noms définis.

   La boîte de dialogue Nouveau nom apparaît avec l'adresse de plage définie dans la zone Refers To.

4. Saisissez un nom dans la zone Nom (ou utilisez le nom suggéré).

5. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue.

Plus tard, si des enregistrements sont ajoutés au bas de la base de données, vous devez redéfinir la plage de la zone nommée pour inclure les nouvelles lignes. Vous pouvez le faire comme suit:

1. Cliquez sur le bouton Gestionnaire de noms dans l'onglet Formules Excel.

   La boîte de dialogue Gestionnaire de nom apparaît.

2. Cliquez sur le nom dans la liste que vous souhaitez redéfinir.

3. Cliquez sur le bouton Modifier dans la boîte de dialogue.

   Excel ouvre la boîte de dialogue Modifier le nom, illustrée ici, avec des informations sur la plage sélectionnée.

   

   Mise à jour de la référence à une zone nommée.

4. Modifiez la référence dans la zone Refers To.

   Vous pouvez utiliser le petit bouton carré situé à droite de la zone Refers To pour définir la nouvelle référence en faisant glisser le pointeur de la souris dessus. Cliquer sur le petit bouton carré réduit la taille de la boîte de dialogue Modifier le nom et vous permet d'accéder à la feuille de calcul. Lorsque vous avez terminé de faire glisser la souris sur la nouvelle zone de feuille de calcul, appuyez sur Entrée pour revenir à la boîte de dialogue Modifier le nom.

5. Cliquez sur le bouton OK pour enregistrer la modification de référence et fermer la boîte de dialogue.

6. Cliquez sur Fermer.

Si vous ajoutez des enregistrements à votre base de données en insérant de nouvelles lignes quelque part au milieu, plutôt que de les ajouter à la fin, Excel ajuste automatiquement la référence à la plage nommée.