ÉTablir des règles dans QuickBooks Online pour accepter les transactions - dummies

QuickBooks Online tente d'apprendre vos habitudes en examinant les transactions téléchargées; vous pouvez aider le processus en établissant des règles pour QBO à suivre. Lorsque vous définissez des règles, vous accélérez le processus de révision car, en effet, vous indiquez à l'avance à QBO comment traiter certains types de transactions.

Fonctionnement des règles

Supposons, par exemple, que vous achetiez du gaz pour les voitures d'usage commercial auprès des stations-service Shell et que vous payiez toujours en utilisant une carte de crédit que vous avez connectée à une institution financière dans QBO. En effet, vous voulez classer toutes les transactions des stations Shell dans votre compte de dépenses de carburant.

Vous pouvez affecter manuellement la catégorie à l'une de ces transactions et attendre que QBO «apprenne» vos préférences, ou vous pouvez définir une règle à suivre par QBO. Lorsque vous établissez une règle, vous spécifiez des informations telles que les comptes et les types de transactions (entrées ou sorties d'argent) auxquelles la règle doit s'appliquer.

Vous pouvez créer une règle qui affecte tous les comptes ou une règle affectant des comptes spécifiques.

Vous identifiez ensuite les critères que les transactions individuelles doivent remplir avant que QBO agisse sur les transactions. Enfin, vous stipulez les informations que QBO doit affecter aux transactions répondant aux critères. Par exemple, vous pouvez spécifier un type de transaction et une catégorie.

Les règles que vous établissez peuvent fonctionner de deux façons:

• QBO peut utiliser votre règle pour suggérer des modifications aux transactions téléchargées que vous examinez et approuvez. Ou
• Vous pouvez demander à QBO d'appliquer automatiquement la règle à toutes les transactions qu'elle détermine qui correspondent aux conditions de la règle et d'ajouter ces transactions à QBO.

Lorsque vous utilisez la première approche, QBO identifie, dans l'onglet Pour révision de la page Banque et cartes de crédit, les transactions pour lesquelles il trouve et s'attend à appliquer une règle. Vous pouvez identifier ces transactions car, dans la colonne Catégorie ou Correspondance, elles affichent une icône de règle.

QBO utilise différentes icônes pour identifier les transactions correspondant à des règles mais pas encore ajoutées à votre entreprise et les transactions ajoutées automatiquement par des règles.

La deuxième approche peut sembler risquée, mais elle ne l'est vraiment pas. Même si QBO applique automatiquement la règle, vous pouvez toujours apporter des modifications aux transactions que QBO accepte automatiquement.

Création d'une règle

Vous définissez l'un ou l'autre type de règle - celui qui suggère des modifications et vous devez les réviser, et celui qui ajoute automatiquement les transactions basées sur une règle - en utilisant les mêmes étapes.Il n'y a qu'une étape où vous faites les choses différemment.

1. Choisissez Transactions → Banque.

   La page Banque et cartes de crédit apparaît.

2. Sur le côté droit de la page, cliquez sur la flèche vers le bas à côté du bouton Mettre à jour et choisissez Gérer les règles.

   QBO affiche la page Règles.

3. Cliquez sur le bouton Nouvelle règle dans l'angle supérieur droit de la page Règles.

   QBO affiche la boîte de dialogue Règle.

   

4. Attribuez un nom à la règle, un nom qui sera significatif pour vous.
5. Indiquez si la règle s'applique à l'argent entrant dans QBO ou à l'argent provenant de QuickBooks, et sélectionnez les comptes auxquels vous souhaitez appliquer la règle.
6. Utilisez la section "Quand une transaction se réunit" pour définir les critères que QBO doit utiliser lors de l'examen des transactions téléchargées afin de déterminer s'il faut appliquer la règle.

   Vous pouvez définir plusieurs critères à l'aide du bouton Ajouter une ligne. Vous pouvez spécifier qu'une transaction doit répondre à tous les critères ou à tous les critères. La spécification de «tous» est plus stricte et QBO est plus sélectif sur l'application de la règle.

   La première zone de liste de la section vous permet de spécifier si QBO doit comparer la description de la transaction, le texte de la banque ou le montant de la transaction à une condition que vous avez définie. Pour les esprits curieux, la description (la description de la transaction) fait référence au texte qui apparaît dans la colonne Description de la page Banque et cartes de crédit. L'option Texte de banque fait référence à la description détaillée de la banque téléchargée par la banque; Vous pouvez afficher la description détaillée de la banque si vous cliquez sur une transaction téléchargée. La description détaillée de la banque apparaît en bas à gauche des transactions en cours de modification.

7. Au bas de la boîte de dialogue Règle, définissez les informations que vous voulez que QBO applique aux transactions qui répondent aux critères de la règle. Vous pouvez sélectionner un ou plusieurs des éléments suivants:
   • Sélectionnez le type de transaction que QBO doit affecter à la transaction.
   • Sélectionnez le bénéficiaire et une ou plusieurs catégories à appliquer aux transactions qui répondent aux conditions de la règle.
   • Facultativement, ajoutez un mémo à chaque transaction répondant aux conditions de la règle.
   • Activez la case à cocher Ajouter automatiquement à mes livres si vous souhaitez que QBO ajoute automatiquement des transactions répondant aux conditions de la règle à votre société.

     C'est l'étape "différente" que vous trouverez dans l'introduction de ces étapes. Si vous sélectionnez cette case, vous n'avez pas besoin d'approuver les transactions auxquelles QBO applique cette règle. Mais vous pouvez toujours apporter des modifications aux transactions ajoutées automatiquement.

8. Cliquez sur Enregistrer.

Une fois que vous avez créé une règle, vous pouvez utiliser la colonne Actions de la page Règles pour la copier (de sorte que vous n'avez pas à créer de règles similaires) et pour supprimer les règles dont vous n'avez plus besoin. Et, si vous devez modifier une règle, cliquez sur le bouton Modifier dans la colonne Actions pour rouvrir la boîte de dialogue Règle et apporter des modifications.

Les comptables, vous pouvez aider vos clients et gagner du temps si vous exportez et importez des règles entre les entreprises QBO.