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Après avoir utilisé la copie du fichier de données QuickBooks d'un comptable pour corriger des transactions ou entrer de nouvelles transactions, vous pouvez exporter les modifications afin qu'elles être importé dans le fichier de données du client. Pour ce faire, choisissez la commande Fichier → Copie du comptable → Afficher / exporter les modifications pour le client.
QuickBooks affiche d'abord une fenêtre qui répertorie les modifications que vous avez apportées à la copie du comptable. Notez que vous pouvez imprimer cette liste ou créer un. fichier pdf en cliquant sur le bouton Imprimer ou Enregistrer en PDF.
Si vous cliquez sur le bouton Créer un fichier de modification pour un client, QuickBooks affiche la boîte de dialogue Enregistrer le comptable dans l'exportation vers. Cette boîte de dialogue fonctionne comme une boîte de dialogue Windows standard pour l'enregistrement d'un fichier ou d'un document. Vous utilisez la liste déroulante Enregistrer dans pour identifier l'emplacement du fichier de modifications. Utilisez ensuite la zone Nom de fichier pour attribuer un nom unique au fichier.
Lorsque vous cliquez sur Enregistrer, QuickBooks enregistre les modifications que vous avez apportées dans un fichier. Vous importez ensuite ce fichier ou demandez au client d'importer ce fichier dans le fichier de données QuickBooks.
Si vous cliquez sur le bouton Envoyer les modifications au client, QuickBooks affiche la boîte de dialogue Enregistrer les modifications du comptable. Cette boîte de dialogue collecte les informations nécessaires pour envoyer au client un courrier électronique avec des instructions sur la façon d'importer les modifications du comptable et un lien que le client peut utiliser pour récupérer les modifications du comptable. Une chose intéressante à propos de cette option est que QuickBooks dit au comptable quand le client saisit les changements.
Vous ne gardez pas la copie de votre comptable du fichier de données. En d'autres termes, la copie du comptable n'est qu'une copie temporaire du fichier de données que vous utilisez pour identifier et créer un ensemble de modifications nécessaires pour mettre à jour ou corriger les enregistrements du client. Après avoir apporté les modifications, vous exportez les modifications dans un fichier de modifications. Ensuite, le client importe ces changements.
Si vous effectuez des modifications dans un proche avenir, vous demandez au client de créer une nouvelle copie - une toute nouvelle - comptable.
Pour identifier lorsque vous travaillez avec la copie d'un comptable, QuickBooks affiche l'expression entre parenthèses (Copie du comptable) en haut de la fenêtre du programme QuickBooks. QuickBooks identifie également les fichiers de données QuickBooks pour lesquels les copies du comptable ont été créées en ajoutant l'expression entre parenthèses (Copie du comptable existe).
Cette phrase apparaît uniquement dans la barre de titre de la fenêtre du programme QuickBooks à partir du moment où le client crée la copie du comptable jusqu'au moment où le client importe les modifications à partir de la copie du comptable.
