Modélisation financière dans Excel: documentez vos hypothèses - les nuls

Le terme "garbage in, garbage out" n'est jamais plus vrai que par rapport à la modélisation financière. Vous pouvez avoir le modèle financier le plus joliment mis en forme avec un formatage parfait, un design superbe, et des tableaux et des scénarios fantastiques, mais si les entrées qui entrent dans le modèle financier n'ont pas été vérifiées, le modèle est inutile et vous ne peut pas utiliser les sorties. Les décisions importantes sont prises en fonction des résultats des modèles financiers. Il est donc essentiel d'énumérer les hypothèses qui ont été intégrées dans le modèle.

La documentation des hypothèses n'est certainement pas la partie la plus excitante de la modélisation financière, alors vous pourriez être tenté de la laisser à la fin. Ne tombe pas dans ce piège! Lorsque vous aurez fini de construire votre modèle, vous ne vous souviendrez plus de ces hypothèses. Documentez comme vous allez. Chaque fois que vous faites un changement structurel ou même un changement mineur à l'une des entrées, documentez-le, même si cela ne semble pas important à ce moment-là.

Dressez la liste des hypothèses sur une page distincte et étiquetez-les clairement afin qu'elles puissent être facilement identifiées et référencées en un coup d'œil. Pour un petit modèle, vous pouvez décider de mélanger les données source et les hypothèses ensemble. Dans un grand modèle, vous pouvez les séparer avec autant de détails que possible ou pratique. Pour un modèle détaillé, vous pouvez répertorier chaque détail sur une page Hypothèses détaillées, puis résumer les plus importants sur une page Principales hypothèses. Pensez au niveau de détail de votre modèle et laissez-le guider le détail de votre documentation des hypothèses.

Vous n'êtes toujours pas convaincus que la documentation des hypothèses est importante? Comment est-ce pour la persuasion: Lorsque vous passez à un autre rôle ou vous êtes parti en vacances, et que quelque chose ne va pas avec votre modèle, à qui pensez-vous qu'ils vont blâmer? Tu l'as deviné! Pensez à documenter les hypothèses comme couvrant votre cul. Votre modèle doit être en mesure de parler pour vous lorsque vous n'êtes pas là pour expliquer ou défendre votre travail. La documentation des hypothèses devrait expliquer votre processus de pensée et pourquoi le modèle est construit comme il est.

Un modèle est seulement aussi bon que l'exactitude des hypothèses. Vous devez réduire votre responsabilité en documentant soigneusement vos hypothèses et en ajoutant des réserves si nécessaire.

Voici quelques méthodes couramment utilisées pour inclure de la documentation dans un modèle:

• Commentaires dans la cellule: Il existe deux méthodes différentes pour créer des commentaires internes:
  • Commentaires triangle rouge: La méthode la plus courante de création d'un commentaire dans une cellule consiste simplement à insérer un commentaire dans la cellule, qui apparaît sous la forme d'un triangle rouge dans le coin de la cellule.

    

    Commentaires sur le triangle rouge.

    Pour créer un commentaire de triangle rouge, cliquez avec le bouton droit sur la cellule et sélectionnez Insérer un commentaire. Pour modifier un commentaire existant, cliquez avec le bouton droit sur la cellule avec le commentaire et sélectionnez Modifier le commentaire. De même, pour supprimer un commentaire, cliquez avec le bouton droit sur la cellule et sélectionnez Supprimer le commentaire.

    Si vous voulez essayer les exemples, vous pouvez télécharger le fichier 0401. xlsx et sélectionner l'onglet 4-1.

  • Messages d'entrée de validation de données: La méthode la moins courante de création d'un commentaire dans une cellule consiste à utiliser des validations de données. Ces types de commentaires sont plus discrets, car ils n'ont pas le triangle rouge dans le coin et vous ne voyez pas le commentaire jusqu'à ce que vous cliquiez sur la cellule.

    

    Messages d'entrée de validation de données.

    Ce type de commentaire dans la cellule est particulièrement utile pour créer des instructions et des avertissements concernant les données d'entrée aux utilisateurs, car ils ne verront pas le commentaire tant qu'ils n'auront pas cliqué sur la cellule pour entrer les données.

  • Pour créer un message de validation de données, cliquez sur la cellule puis, dans la section Outils de données de l'onglet Données du ruban, cliquez sur le bouton Validation des données et la boîte de dialogue Validation des données s'affiche. Sélectionnez l'onglet Message de saisie et tapez le message que vous voulez voir apparaître. Ce message apparaîtra seulement lorsque la cellule est sélectionnée.

La documentation des hypothèses utilisant des commentaires dans la cellule est la plus appropriée pour des informations spécifiques relatives à une seule cellule ou plage, car elles ne peuvent être visualisées que dans une seule cellule. Les commentaires dans la cellule sont utiles pour communiquer des détails à un autre modélisateur sur des détails de calcul spécifiques, car les commentaires sont affichés uniquement à l'écran et ne seront pas affichés lors de l'impression. Des hypothèses génériques plus larges devraient être documentées en utilisant d'autres méthodes.

Parmi les deux types de commentaires dans la cellule, le message de validation de données est un bon choix, car ils sont plus nets et plus propres. Souvenez-vous, cependant, que si la cellule n'est pas sélectionnée, le commentaire ne sera pas affiché, alors assurez-vous que le commentaire est uniquement spécifique à la cellule. Plus important encore, les hypothèses générales et les commentaires doivent utiliser du texte brut ou une autre méthode de documentation.

• Hyperliens: Il existe deux types d'hyperliens utiles pour documenter les hypothèses et les données source dans la modélisation financière:
  • Hyperliens de cellule et de fichier: Vous pouvez créer des liens hypertexte vers des sources ou d'autres fichiers de référence. autres sections d'un modèle. Les hyperliens de cellules et de fichiers peuvent faciliter la navigation dans un modèle long et complexe. Ils sont particulièrement utiles aux nouveaux utilisateurs pour trouver leur chemin dans le modèle.

    Pour insérer ce type de lien hypertexte, dans l'onglet Insertion, sélectionnez l'icône Lien hypertexte dans la section Liens. Sur le côté gauche, sélectionnez Place dans ce document. Sélectionnez ensuite la feuille et la référence de cellule ou la plage nommée de la source du lien hypertexte. Vous pouvez changer le texte à afficher en haut pour afficher quelque chose comme Go to Calculations au lieu de Calculs! B147, par exemple. De même, vous pouvez insérer un lien hypertexte vers un autre fichier pour le référencement des sources.

  • Liens hypertexte d'URL: Les liens hypertexte peuvent également être utilisés pour faire référence à des sites Web pertinents directement à partir de votre feuille de calcul. Par exemple, si le taux d'intérêt que vous supposez dans votre modèle financier provient du site Web d'une banque centrale, vous pouvez simplement copier l'URL dans une cellule de votre modèle. Notez que si vous utilisez Get & Transform (anciennement Power Query), vous pouvez directement relier les données provenant directement de sources de données externes, y compris des sites Web, à votre feuille de calcul, qui peut être rapidement mise à jour sans avoir à ouvrir manuellement le site Web.

    Si vous n'utilisez pas Get & Transform, vous pouvez insérer manuellement un lien hypertexte d'URL en copiant et en collant l'URL du navigateur directement dans la cellule. Si vous ne voulez pas montrer une URL malpropre, vous pouvez montrer le texte différent. Sous l'onglet Insertion, sélectionnez l'icône Lien hypertexte dans la section Liens, puis sélectionnez Fichier existant ou Page Web. Collez l'URL dans le champ Adresse en bas et modifiez le texte à afficher en haut.

• Texte codé en dur: Cette méthode de documentation des hypothèses n'est pas très sophistiquée, mais comme pour beaucoup de choses dans la modélisation financière, la solution la plus simple est souvent la meilleure. L'hypothèse a été simplement tapée dans la cellule sous la table de calcul. Il n'y a aucun danger ici qu'un modélisateur ou un utilisateur puisse ignorer cette hypothèse, que ce soit affiché sur l'ordinateur ou imprimé.

  

  Texte codé en dur.
• Texte dynamique lié: Documenter les hypothèses généreusement dans votre modèle est très important, mais il est très difficile de garder la documentation à jour lorsque votre modèle est dynamique et que les entrées changent continuellement. Par exemple, dans le modèle des coûts du projet, vous voulez vous assurer que la personne qui utilise le modèle comprend que seulement 15 heures ont été saisies dans le modèle, donc vous voulez mettre le commentaire ci-dessous "Calculs basés sur 15 heures de temps facturable. "Cela semble assez évident dans cet exemple, mais si le modèle était plus complexe et que les entrées étaient sur une page différente, il serait utile d'inclure ce commentaire.

  

  Texte dynamique lié.

Si vous deviez saisir manuellement le texte "Calculs basés sur 15 heures de temps facturable" dans la cellule A10, ce serait correct … jusqu'à ce que quelqu'un modifie le nombre d'heures facturables consacrées au projet, puis le texte rapidement devenir obsolète. Dans ce cas, il existe un risque très élevé que vous puissiez distribuer le modèle avec une documentation d'hypothèse incorrecte.

Au lieu de saisir la valeur codée en dur de 15, vous pouvez convertir le texte en une formule dynamique à l'aide d'une perluète (&). Si cette formule est utilisée, elle changera automatiquement si la valeur de C2 change:

= "Calculs basés sur" & C2 & "heures de temps facturables dépensés. "

Téléchargez le fichier 0401. xlsx et sélectionnez l'onglet 4-4 pour l'essayer par vous-même. Modifiez la valeur 15 dans la cellule C2 à une autre valeur, telle que 20, et vous verrez que le texte passe de «Calculs basés sur 15 heures de temps facturables dépensés» à «Calculs basés sur 20 heures de temps facturable dépensé."