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Naviguer à travers certains programmes informatiques peuvent être pénibles, mais Outlook peut atténuer votre malaise à l'aide du volet de navigation. Cette partie de l'écran Outlook s'appelait auparavant la barre Outlook, mais pour empêcher quiconque de commettre EWI (E-mailing tout en étant intoxiqué), Microsoft a changé le nom de cette créature dans le volet de navigation. Maintenant, vous devrez faire votre tippling dans un autre programme.
La colonne sur le côté gauche de l'écran Outlook est celle appelée le volet de navigation. Il contient plusieurs boutons avec des noms tels que Mail, Calendrier, Contacts, Tâches et Notes - les modules Outlook de base.
Le volet de navigation est composé de deux sections: une section de fenêtre supérieure et une section de bas composée de boutons. Chaque bouton de la section inférieure est connecté à l'un des modules principaux d'Outlook - courrier, calendrier, contacts, tâches, etc. Cliquez simplement sur un bouton, n'importe quel bouton, et vous verrez ce qu'il met en mouvement. Cliquer sur le bouton change les choses sur l'écran principal pour correspondre à ce que ce bouton décrit. Cliquez sur le bouton Calendrier, par exemple, et un écran Calendrier apparaît. Cliquez sur Contacts, et vous obtenez un écran pour les noms et adresses. Le processus est comme changer les canaux sur le téléviseur. Si vous passez à un canal que vous ne voulez pas, passez à un autre - pas de problème.
La section supérieure du volet de navigation affiche différents types d'informations à différents moments. Parfois, la moitié supérieure du volet de navigation affiche la liste des dossiers, parfois il affiche une liste des vues disponibles, et parfois il contient des phrases en lettres bleues. Vous pouvez cliquer sur une phrase pour faire quelque chose comme "Ouvrir un calendrier partagé". "Si vous voulez que la liste des dossiers apparaisse dans cette section de la fenêtre supérieure, choisissez Aller -> Liste des dossiers.
Juste au-dessus de l'icône Courrier dans le volet de navigation, une bordure grise sépare les boutons en bas de la partie supérieure de la barre. Si vous faites glisser cette bordure grise vers le bas avec votre souris, les boutons du volet de navigation disparaissent un par un. C'est quelque chose que vous pourriez vouloir faire pour avoir une meilleure vue de votre liste de dossiers. Vous pouvez faire réapparaître ces boutons en faisant simplement glisser la bordure grise vers le haut.
Le visualiseur d'informations: le hotspot d'Outlook
Le visualiseur d'informations est l'endroit où la plupart des actions se déroulent dans Outlook. Si le volet de navigation est similaire au sélecteur de canal de votre téléviseur, la visionneuse d'informations est similaire à l'écran du téléviseur. Lorsque vous lisez un message électronique, vous consultez l'Observateur d'informations pour lire vos messages. Si vous ajoutez ou recherchez des contacts, vous voyez les noms des contacts ici.La visionneuse d'informations est également où vous pouvez faire toutes sortes de trucs de tri fantaisie que chaque module dans Outlook vous permet d'effectuer.
Étant donné que vous pouvez stocker plus d'informations dans Outlook que vous ne souhaitez en afficher à tout moment, l'Afficheur d'informations affiche uniquement une partie des informations disponibles. Le calendrier, par exemple, peut stocker des dates aussi loin que l'année 1601 et aussi loin que 4500. C'est beaucoup de temps, mais Outlook le décompose et vous le montre dans des tranches gérables dans la visionneuse d'informations. La plus petite tranche de calendrier que vous pouvez consulter est un jour; la plus grande tranche est un mois.
L'Afficheur d'informations organise les éléments qu'il affiche en unités appelées vues. Vous pouvez utiliser les vues incluses dans Outlook lorsque vous l'installez, ou vous pouvez créer vos propres vues et les enregistrer.
Vous pouvez naviguer parmi les tranches d'informations affichées par Outlook en cliquant sur différentes parties de l'Afficheur d'informations. Certaines personnes utilisent le mot pour parcourir le processus de déplacement de la visionneuse d'informations - c'est un peu comme parcourir les pages de votre agenda de poche).
Vous pouvez modifier l'apparence de l'Afficheur d'informations de manière infinie pour que le travail que vous effectuez dans Outlook vous convienne. Par exemple, vous devrez peut-être voir les rendez-vous pour un seul jour ou uniquement les éléments que vous avez attribués à une certaine catégorie. Les vues peuvent vous aider à obtenir un aperçu rapide de la tranche d'informations dont vous avez besoin.
Navigation dans la liste des dossiers
Si vous souhaitez naviguer dans Outlook de manière plus détaillée que vous pouvez avec le volet de navigation, vous pouvez utiliser la liste des dossiers. Si vous pensez que les boutons du volet de navigation sont semblables aux boutons radio d'une voiture pour sélectionner les stations favorites, la liste des dossiers est semblable au bouton de réglage fin qui accorde les stations entre vos stations favorites. La liste des dossiers affiche simplement les dossiers - vos dossiers Windows ou vos dossiers Outlook - où vos fichiers et éléments Outlook sont stockés.
Un conte de deux dossiers
Les dossiers peuvent sembler plus confus qu'ils ne le devraient car, encore une fois, Microsoft a donné deux choses différentes au même nom. Tout comme il existe deux types d'explorateur (Windows et Internet), il existe plus de deux types d'Outlook et plus de deux types de Windows (3. 1, 95, 98, 2000, CE, NT, Me et XP) existent. Vous pouvez exécuter deux types de dossiers différents lorsque vous utilisez Outlook - et chacun se comporte différemment.
Vous pouvez être habitué aux dossiers de Windows 95 ou 98, qui sont les éléments que vous recherchez pour organiser les fichiers. Vous pouvez copier, déplacer et supprimer des fichiers vers et à partir de dossiers sur votre lecteur de disque. Outlook ne gère pas ce type de dossier. Si vous devez gérer les fichiers que vous avez créés sur votre ordinateur, cliquez sur le bouton Démarrer de Windows XP, puis choisissez Mes documents.
Outlook a ses propres dossiers spéciaux pour stocker des éléments (éléments de calendrier, noms de contacts, tâches, etc.) que vous créez dans les divers modules Outlook. Chaque module a son propre dossier, et la liste des dossiers vous donne un accès immédiat à l'un d'eux.
Si vous regardez un module Outlook, tel que la boîte de réception, par exemple, et que vous activez la liste des dossiers en choisissant Aller -> Liste des dossiers, vous voyez une liste de dossiers qui représentent les autres modules Outlook standard, telles que la liste des tâches, les contacts, le calendrier, etc.
Utilisation de la liste des dossiers
La seule fois où vous devez impérativement utiliser la liste des dossiers est lorsque vous souhaitez créer un nouveau dossier pour un type d'élément distinct (par exemple une liste de contacts spéciaux ou un dossier pour le dépôt d'e-mails) ou retrouvez ce dossier pour utiliser les éléments que vous y avez stockés.
Il est fort possible que vous n'utilisiez jamais la liste des dossiers. Le volet de navigation inclut les choix de dossiers que la plupart des gens utilisent la plupart du temps. Vous pourriez ne jamais avoir besoin d'un autre. Heureusement, la liste des dossiers apparaît tout seul lorsque vous en avez probablement besoin. Si vous ne voyez pas la liste des dossiers mais que vous voulez, choisissez Aller -> Liste des dossiers (ou appuyez sur Ctrl + 6). C'est une question de goût, alors faites votre choix.
