En corrigeant les erreurs de facturation avec QuickBooks 2005 - les mannequins

Vous utilisez le formulaire de facture QuickBooks pour facturer les produits que vous vendez. Personne n'est parfait, vous n'avez donc pas besoin d'être dérangé par les erreurs que vous commettez lors de la saisie des informations dans les factures. Si vous le faites, cependant, voici quelques façons de corriger les erreurs courantes.

Si la facture est toujours affichée à l'écran

Si la facture est toujours affichée à l'écran, vous pouvez simplement déplacer le curseur sur la case ou le bouton qui ne va pas, puis corriger l'erreur. Parce que la plupart des informations que vous entrez dans la fenêtre Créer des factures sont courtes et douces, vous pouvez facilement remplacer le contenu de certains champs en tapant sur ce qui existe déjà. Pour recommencer, cliquez sur le bouton Effacer. Pour enregistrer la facture après avoir effectué vos modifications, cliquez sur Enregistrer et nouveau.

Si vous devez insérer une ligne au milieu de la facture, cliquez avec le bouton droit de la souris pour afficher un menu de raccourcis et choisissez Insérer une ligne ou Supprimer une ligne dans le menu contextuel qui s'affiche.

Si la facture ne s'affiche pas à l'écran

Si la facture ne s'affiche pas à l'écran mais que vous ne l'avez pas encore imprimée, vous pouvez utiliser les boutons Suivant et Précédent pour parcourir les factures. Lorsque vous arrivez à celui avec l'erreur, corrigez simplement l'erreur comme décrit dans la section précédente. Si vous faites une erreur en corrigeant la facture, vous pouvez cliquer sur le bouton Revenir pour revenir à la facture enregistrée. Le bouton Rétablir remplace le bouton Effacer lorsque vous consultez une facture existante, c'est-à-dire une facture que vous avez déjà enregistrée.

Si vous avez imprimé la facture, vous pouvez également effectuer le type de modification décrit dans les paragraphes précédents. Par exemple, vous pouvez parcourir les factures jusqu'à ce que vous trouviez celui qui a l'erreur (maintenant imprimé). Et vous pouvez changer l'erreur et imprimer la facture à nouveau. Cependant, vous ne voudrez peut-être pas suivre cette route si vous avez déjà envoyé la facture. Vous pouvez envisager de corriger la facture en émettant soit une note de crédit (si la facture originale est surfacturée), soit une autre facture (si la facture originale est sous-facturée). La raison pour laquelle vous pourriez vouloir émettre un avoir ou une autre facture est que la vie devient terriblement salissante si vous ou votre client avez plusieurs copies de la même facture flottant et causant la confusion.

Supprimer une facture

Vous pouvez également supprimer des factures. Sur le plan procédural, la suppression d'une facture est facile. Vous venez d'afficher la facture dans la fenêtre Créer des factures et choisissez Édition -> Supprimer la facture. Lorsque QuickBooks vous demande de confirmer votre suppression, cliquez sur Oui. Mais lisez d'abord le paragraphe suivant.Vous ne voudrez peut-être pas supprimer la facture …

Même si la suppression de factures est facile, ce n'est pas quelque chose que vous devriez faire en passant ou pour vous amuser. Supprimer une facture est acceptable si vous venez de le créer; seulement vous l'avez vu, et vous ne l'avez pas encore imprimé. Dans ce cas, personne n'a besoin de savoir que vous avez fait une erreur. C'est ton secret. Mais le reste du temps - même si vous avez créé une facture que vous ne voulez pas plus tard - vous devriez conserver une copie de la facture dans le système QuickBooks. Ce faisant, vous avez un dossier indiquant que la facture existait, ce qui facilite généralement la réponse aux questions plus tard.

"Mais comment corriger mes livres si je quitte la fausse facture? " tu demandes. Bonne question. Pour corriger vos enregistrements financiers pour la facture que vous ne voulez plus compter, il vous suffit simplement d'annuler la facture. La facture reste dans le système QuickBooks, mais QuickBooks ne compte pas car elle perd ses informations sur la quantité et la quantité. Bonnes nouvelles - annuler une facture est aussi simple que d'en supprimer une. Affichez simplement la facture dans la fenêtre Créer des factures, puis choisissez Edition -> Annuler la facture.