Gestion de la paie avec QuickBooks 2003 - mannequins

Si vous voulez utiliser QuickBooks pour la paie parce que vous voulez économiser de l'argent, ne pas avoir peur d'un peu de paperasse, ou peut-être la flexibilité supplémentaire de le faire vous-même, vous devez vous inscrire à l'un des services de paie de QuickBooks: Service de paie de base ou Service de paie de luxe.

Pour vous inscrire à l'un ou l'autre service, préparez-vous à sauter sur Internet. Suivez ces étapes:

1. Choisissez la commande Employés -> Configurer la paie.

ou Sélectionnez Employés dans la liste Navigateurs, puis cliquez sur l'icône Configurer la paie.

QuickBooks se connecte à Internet et affiche la première page d'un formulaire Web de plusieurs pages qui vous permet de configurer le service Paie de base ou le service Paie Deluxe.

2. Suivez les instructions à l'écran.

Comment ça se passe parfaitement, sans douleur?

S'attaquer aux taxes

Vous avez besoin de deux choses si vous voulez faire la paie de la bonne façon: un numéro d'identification d'employeur, un numéro d'identification d'employeur si vous retenez des impôts sur le revenu, un numéro d'identification -4 formulaires d'impôt.

Obtention d'un numéro d'identification d'employeur

Pour obtenir un numéro d'identification d'employeur, vous devez remplir un formulaire SS-4, ou Demande de numéro d'identification d'employeur, auprès de l'Internal Revenue Service (IRS). que vous pouvez obtenir un numéro d'identification d'employeur. Vous pouvez obtenir ce formulaire à l'IRS ou en appelant l'IRS et en demander un.

Vous pouvez également demander et recevoir un numéro d'identification d'employeur par téléphone. Cependant, vous devez remplir le formulaire SS-4, afin que vous puissiez répondre aux questions que l'IRS vous pose lors du court processus de demande par téléphone. (Vous devez également envoyer le formulaire par la poste ou par télécopieur à l'IRS après avoir eu votre petite conversation téléphonique.)

Avoir des employés qui font leur part

Vous devez aussi faire autre chose avant de savoir comment gérer toutes ces taxes - vous devez demander à chacun de vos employés de remplir un formulaire W-4 pour vous dire quel statut de dépôt ils vont utiliser et combien d'exemptions personnelles ils réclameront. Devinez où vous obtenez des W-4 vierges? De votre agent IRS amical ou le site Web de l'IRS.

Payer vos employés

Une fois que vous vous êtes abonné au service de paie de QuickBooks, que vous avez configuré vos comptes de paie et obtenu un numéro d'identification d'employeur, vous êtes prêt à payer quelqu'un. Cette section va vous sauter la tête, surtout si vous avez fait la paie manuellement. Le processus prend toute votre décision d'utiliser QuickBooks pour faire votre paie utile. Voici comment:

1. Démarrez le processus de paie en sélectionnant Employés -> Payer les employés.

Ou sélectionnez Employés dans la liste Navigateurs et cliquez sur l'icône Payer les employés. La fenêtre Sélectionner les employés à payer apparaît. Si vous ne voyez pas le nom que vous recherchez dans cette liste, vous n'avez jamais ajouté l'employé à votre liste d'employés.

2. Changez les paramètres que vous souhaitez.

Vous ne devriez pas avoir à utiliser les cases et les boutons de la fenêtre Sélectionner les employés à payer pour modifier la façon dont paie QuickBooks. Mais vous pouvez apporter plusieurs modifications:

• Si vous n'imprimez pas les chèques - peut-être que vous les écrivez à la main ou utilisez simplement QuickBooks pour conserver les livres - laissez la case à cocher À imprimer.

• Confirmez le compte bancaire à partir duquel les employés sont payés dans la zone de liste déroulante Compte bancaire.

• En règle générale, vous souhaitez laisser l'option Entrer les heures et Vérifier la prévisualisation avant la création sélectionnée, au cas où. Avec cette option sélectionnée, QuickBooks affiche un aperçu récapitulatif pour chaque chèque de paie que vous créez. Si vous sélectionnez l'autre option, Créer une vérification sans prévisualisation en utilisant les quantités inférieures et supérieures, QuickBooks ne vous permet pas de vérifier d'abord son travail - QuickBooks crée simplement les chèques.

• Définissez les dates de vérification et de fin de période de manière appropriée.

3. Sélectionnez les employés que vous payez et cliquez sur le bouton Créer.

Si vous payez tous les employés répertoriés, cliquez simplement sur le bouton Tout marquer sur le côté droit de l'écran Sélectionner les employés à payer. Si vous devez marquer les employés individuellement, il suffit de cliquer sur à côté de chacun d'eux dans la colonne de gauche - la colonne avec la coche dans l'en-tête. Cliquez ensuite sur le bouton Créer pour que QuickBooks crée des versions «brouillon» de chacun des chèques de paie dont vous avez besoin pour les employés. QuickBooks affiche ensuite la fenêtre Aperçu du chèque de paie si vous avez indiqué à l'étape 2 que vous souhaitez prévisualiser les chèques de paie. La fenêtre affiche également la taxe sur la masse salariale et les montants retenus par QuickBooks pour vous.

4. Remplissez les informations de paie, si nécessaire.

Dans la case Rémunération, indiquez le nombre d'heures travaillées par la personne et appliquez ces heures à un client ou à un emploi, si nécessaire. Dans la zone Autres éléments de paie, entrez les commissions, les ajouts (tels que pourboires, primes et remboursements de dépenses), les déductions (telles que les cotisations syndicales et les cotisations 401 (k)) et les cotisations d'entreprise (401 (k)) montants correspondants). Vous pouvez également modifier l'élément ou le taux de paie ou ajouter un autre élément de paie, si nécessaire.

Regardez ça. QuickBooks calcule les taxes de l'entreprise et des employés et le montant du chèque net. Si certaines informations sont inexactes, cliquez simplement sur le montant et modifiez-le, soit en le supprimant, soit en le remplaçant par les informations correctes.

Vous pouvez également noter que QuickBooks conserve les totaux pour le chèque actuel et pour l'année à ce jour.

5. Cliquez sur le bouton Créer pour enregistrer la transaction de paiement.

Après avoir vérifié tous les chèques de paie des employés, QuickBooks revient à la boîte de dialogue Sélectionner les employés à payer.

6. Imprimez les chèques.

Vous pouvez imprimer les chèques à partir de la fenêtre Sélectionner les employés à payer en cliquant sur le bouton Imprimer les chèques de paie.QuickBooks imprime les chèques de paie tout comme il imprime des chèques réguliers.