Comment les listes QuickBooks Desktop se convertissent en QuickBooks Online - les nuls

Lorsque vous travaillez avec certaines listes de sociétés QuickBooks, certains champs sont convertis en QuickBooks Online (QBO) mais d'autres ne le font pas. Cette section est organisée par liste QuickBooks de bureau. Des informations sur le fonctionnement de l'inventaire dans QBO sont également incluses.

Liste des clients et des tâches

En ce qui concerne la conversion, les champs de la liste Client: Travaux du produit QuickBooks de bureau se répartissent en trois catégories:

Les champs qui convertissent incluent le client, le nom de l'entreprise, M. / Mme. /?, Prénom, Initiale du second prénom, Nom de famille, Téléphone, FAX, Autre numéro de téléphone, Courriel, N ° de revente, Termes, et case à cocher Taxable.
Les champs convertis avec des exceptions incluent l'adresse de facturation (sauf Note), l'adresse de livraison (sauf la note), la méthode de paiement préférée (sauf QuickBooks 2003 ou ultérieur), les informations de carte de crédit (sauf QuickBooks 2003 ou ultérieur) Note (jusqu'à 4000 caractères).
Les champs qui ne sont pas convertis incluent Contact, Alt. Contact, type de client, représentant, niveau de prix, article de taxe, champs personnalisés, compte et limite de crédit. Notez également que les clients inactifs sont convertis en actifs.

Après la conversion, vous pouvez modifier les clients pour les rendre inactifs.

De plus, ces champs Pro Only ne convertissent pas: Statut du travail, Date de début, Fin projetée, Date de fin, Description du travail et Type de travail.

Liste d'éléments

Dans les transactions, les sous-totaux apparaissent sur des lignes séparées avec du texte dans le champ Mémo indiquant qu'il s'agit d'un sous-total.

Les éléments de groupe ne sont pas convertis. à la place, chaque élément du groupe apparaît sur une ligne de détail et des lignes à quantité nulle apparaissent au début et à la fin du groupe pour identifier les éléments qui faisaient partie du groupe. La première ligne affiche le nom du groupe et la dernière ligne affiche la description du groupe.

Les éléments de groupe de taxe de vente ne sont pas convertis, mais vous pouvez configurer des éléments de taxe de vente combinés dans QBO. QBO ne supporte pas les codes de taxe à trois caractères associés aux articles.

Liste des employés

Les informations contenues dans la liste des employés de QuickBooks edition sont converties en QuickBooks Online, mais QBO ne conserve que les informations suivantes:

Mr. /Mme.
Prénom
Milieu initial
Nom
Adresse
Imprimer sous
Téléphone
Numéro de sécurité sociale
Adresse e-mail
Date de location
Date de sortie < Liste des fournisseurs

Les champs Liste des fournisseurs suivants ne convertissent pas:

Contact

Autre contact
Note
Inactif
Type de fournisseur
Limite de crédit
ID de TVA < 1099 statut
Champs personnalisés
Inventaire
QBO prend en charge les besoins d'inventaire de base; Si vous exploitez une entreprise de services ou vendez des produits finis, QBO devrait être en mesure de répondre à vos besoins en matière d'inventaire.Les articles en stock sont convertis en articles à double face dans QBO avec des prix et des coûts mais pas de quantités. Voici comment QuickBooks Online convertit les pièces et les transactions d'inventaire:

QBO crée de nouveaux sous-éléments appelés Inventory Asset et COGS pour chaque article d'inventaire utilisé pour une transaction. Bien que les noms de ces sous-éléments impliquent qu'ils sont des comptes, ils ne le sont pas. Ces éléments contiennent la même description que leur élément parent, mais ont, respectivement, le compte d'inventaire et le compte COG qui leur sont associés. La conversion les utilise pour s'assurer que les rapports sont corrects après la conversion.

Après chaque ligne d'inventaire des factures converties, des reçus de caisse, des notes de crédit et de certaines factures, chèques et transactions par carte de crédit contenant des articles en stock, QBO crée deux nouvelles lignes de détail en utilisant les nouveaux sous-éléments et les montants COV.

Pour les transactions impayées ou partiellement payées contenant des articles en stock, les rapports de caisse avec un montant COGS dans QBO seront différents des rapports de caisse avec un montant COGS dans QuickBooks de bureau. Les rapports de caisse pour les transactions d'inventaire entièrement payées ou les transactions hors stock seront les mêmes dans QBO et QuickBooks.
Après avoir converti l'inventaire d'une société de bureau QuickBooks à QBO, vous ne pouvez pas commencer à utiliser l'inventaire dans QBO. Vous devez passer par un processus de nettoyage. Vous trouverez d'excellents détails sur le processus de nettoyage dans la vidéo "Comment résoudre les problèmes d'inventaire après conversion dans QBO".

Généralement, la conversion crée les nouveaux sous-éléments comme une mesure temporaire dans le seul but de s'assurer que vos rapports sont corrects. Après la conversion, vous trouverez, dans le plan comptable, un compte d'inventaire converti à partir de votre société de bureau QuickBooks. Ensuite, lorsque vous activez le suivi des stocks et de la quantité à portée de main dans QBO, QBO crée un

autre compte d'inventaire

- celui que vous utilisez à mesure que vous travaillez dans QBO. Pour établir l'évaluation correcte en dollars des stocks dans le compte d'inventaire créé par QBO et pour mettre à jour vos articles d'inventaire, le compte créé par QBO doit être modifié pour chaque inventaire (et non le -les éléments créés lors de la conversion) et remplissez la bonne quantité en main. Ce processus permet de doubler la valeur de votre inventaire en l'affichant à la fois dans le compte d'inventaire créé à partir de votre société de bureau QuickBooks lors de la conversion et dans le compte d'inventaire créé par QBO. Pour corriger la surévaluation, vous utiliserez une entrée de journal qui supprime les dollars du compte Inventaire du bureau de QuickBooks.

Mais avant de corriger la valeur de l'inventaire et après avoir modifié chaque élément, vous pouvez et devez supprimer les sous-éléments créés lors de la conversion.

Étant donné que vous devez effectuer le nettoyage élément par élément, si vous disposez de centaines d'éléments d'inventaire, vous risquez de vous retrouver dans une telle situation. Vous pouvez également choisir de ne pas convertir l'inventaire et de suivre les instructions de la vidéo.La vidéo suggère d'importer la liste d'éléments, mais pas les détails de chaque élément. Au lieu de cela, configurez les détails de chaque élément dans QBO. Pour des centaines d'éléments, importer uniquement les informations de la liste sera probablement plus rapide et plus propre.

Il y a un inconvénient à importer des informations de liste uniquement: Vous perdez les données historiques associées à vos éléments d'inventaire. Mais rien ne vous empêche de garder votre compagnie de bureau QBO pour les moments où vous pourriez avoir besoin de cette histoire.