Comment ajouter des enregistrements aux listes de données via le formulaire de données dans Excel 2013 - dummies

Excel 2013 vous permet d'ajouter des enregistrements aux listes de données en utilisant le formulaire de données. La première fois que vous cliquez sur le bouton Formulaire personnalisé que vous avez ajouté à la barre d'outils Accès rapide, Excel analyse la ligne des noms de champs et des entrées pour le premier enregistrement et crée un formulaire de données.

Ce formulaire de données répertorie les noms de champs sur le côté gauche du formulaire avec les entrées du premier enregistrement dans les zones de texte appropriées à côté d'eux. Vous pouvez voir le formulaire de données pour la nouvelle base de données Employee Data; Cela ressemble à une boîte de dialogue personnalisée.

Le formulaire de données inclut les entrées que vous avez faites dans le premier enregistrement. Le formulaire de données contient également une série de boutons que vous utilisez pour ajouter, supprimer ou rechercher des enregistrements spécifiques. Juste au-dessus du premier bouton, le formulaire de données répertorie le numéro de l'enregistrement suivi du nombre total d'enregistrements. Lors de la création de nouvelles entrées, le nouvel enregistrement apparaîtra au-dessus de ce bouton au lieu du numéro d'enregistrement.

Tout le formatage que vous affectez aux entrées particulières dans le premier enregistrement est automatiquement appliqué à ces champs dans les enregistrements suivants que vous entrez et qui sont utilisés dans le formulaire de données.

Par exemple, si votre liste de données contient un champ téléphonique, vous devez saisir uniquement les dix chiffres du numéro de téléphone dans le champ Téléphone du formulaire de données si l'entrée du numéro de téléphone initial est formatée dans le premier enregistrement Format du numéro de téléphone.

Le processus d'ajout d'enregistrements à une liste de données avec le formulaire de données est simple. Lorsque vous cliquez sur le bouton Nouveau, Excel affiche un formulaire de données vide (marqué Nouvel enregistrement sur le côté droit du formulaire de données), que vous remplissez.

Après avoir entré les informations pour le premier champ, appuyez sur l'onglet clé pour avancer au champ suivant dans le dossier.

Whoa! N'appuyez pas sur la touche Entrée pour passer au champ suivant d'un enregistrement. Si vous le faites, vous insérez le nouvel enregistrement incomplet dans la base de données.

Continuez à entrer des informations pour chaque champ et appuyez sur Tab pour accéder au champ suivant dans la base de données.

Si vous remarquez que vous avez fait une erreur et que vous souhaitez modifier une entrée dans un champ que vous avez déjà passé, appuyez sur Maj + Tab pour revenir à ce champ.

• Pour remplacer l'entrée, commencez simplement à taper.

• Pour modifier certains des caractères dans le champ, appuyez sur → ou cliquez sur le pointeur de poutre en I dans l'entrée pour localiser le point d'insertion; puis modifiez l'entrée à partir de là.

• Lorsque vous entrez des informations dans un champ particulier, vous pouvez copier l'entrée créée dans ce champ à partir de l'enregistrement précédent en appuyant sur Ctrl + '(apostrophe). Appuyez sur Ctrl + ', par exemple, pour reporter la même entrée dans le champ État de chaque nouvel enregistrement lorsque vous entrez une série d'enregistrements pour des personnes qui vivent toutes dans le même état.

Lorsque vous entrez des dates dans un champ de date, utilisez un format de date cohérent que connaît Excel. (Par exemple, saisissez quelque chose comme

7/21/98 .) Lorsque vous entrez des codes postaux qui utilisent parfois des zéros non significatifs que vous ne voulez pas supprimer de l'entrée (comme le code postal 00102), formatez les première entrée de champ avec le format de numéro de code postal spécial. Dans le cas d'autres nombres utilisant des zéros en tête, vous pouvez le formater en utilisant le format Texte ou mettre une '(apostrophe) avant le premier 0. L'apostrophe indique à Excel de traiter le nombre comme une étiquette de texte mais ne le fait pas t apparaître dans la base de données elle-même. (Le seul endroit où vous pouvez voir l'apostrophe est sur la barre de formule lorsque le curseur de la cellule est dans la cellule.)

Appuyez sur la touche when lorsque vous avez entré toutes les informations pour le nouvel enregistrement. Ou, au lieu de la touche, vous pouvez appuyer sur Entrée ou cliquer sur le bouton Nouveau. Excel insère le nouvel enregistrement en tant que dernier enregistrement de la base de données dans la feuille de calcul et affiche un nouveau formulaire de données vide dans lequel vous pouvez entrer l'enregistrement suivant.

Lorsque vous avez terminé d'ajouter des enregistrements à la base de données, appuyez sur la touche Échap ou cliquez sur le bouton Fermer en bas de la boîte de dialogue pour fermer le formulaire de données.