Comment remplir un bon de commande dans QuickBooks 2015 - les mannequins

QuickBooks 2015 accélère le traitement des commandes. Vous êtes peut-être à court de gadgets, de doohickeys, ou d'un autre élément de votre liste d'objets, et vous êtes prêt à réorganiser ces choses - quelles qu'elles soient. Suivez ces étapes pour remplir un bon de commande:

1. Choisir les fournisseurs → Créer les bons de commande.

   Vous pouvez également cliquer sur l'icône Commandes d'achat sur l'écran d'accueil, ou cliquer sur la zone Nouvelles transactions du Centre des fournisseurs, puis sélectionner Bons de commande. La fenêtre Créer des commandes d'achat s'affiche. Notez que les détails exacts de cette fenêtre dépendent de la façon dont vous personnalisez votre formulaire de bon de commande.

2. Choisissez un fournisseur dans la liste déroulante Fournisseur.

   Cliquez sur la flèche vers le bas pour voir la liste de vos fournisseurs. Cliquez sur un fournisseur pour afficher son nom et son adresse dans la zone Fournisseur. Si vous ne trouvez pas le nom du fournisseur dans votre liste, cliquez sur Ajouter nouveau dans la liste, puis renseignez les informations sur le fournisseur dans la boîte de dialogue Nouveau fournisseur. Cliquez sur OK lorsque vous avez terminé avec la boîte de dialogue.

   

3. Si vous suivez votre inventaire par classe, sélectionnez une classe dans la liste déroulante Classe.

   La fenêtre Créer des commandes d'achat n'a peut-être pas de liste déroulante Classe. Si ce n'est pas le cas et que vous voulez en avoir un, vous devez configurer QuickBooks pour suivre les dépenses par classe.

   Pour ce faire, ouvrez le fichier QuickBooks en mode mono-utilisateur en tant qu'administrateur. Choisissez ensuite Edition → Préférences et cliquez sur l'icône Comptabilité dans la liste à gauche. Enfin, sélectionnez la case à cocher Utiliser le suivi des classes, puis cliquez sur OK.

4. (Facultatif) Sélectionnez un représentant, une date prévue et un FOB si vous les utilisez sur votre bon de commande.

   Vous devrez peut-être remplir d'autres champs avant d'accéder aux descriptions élément par élément au bas de l'écran. Encore une fois, ces champs peuvent ne pas apparaître si vous n'avez pas indiqué que vous les voulez sur votre formulaire.

5. Accédez à la colonne Elément et commencez à saisir les articles que vous commandez.

   La saisie des éléments est la partie la plus importante de la création d'un bon de commande. Lorsque vous vous déplacez dans la colonne Élément, elle devient une liste déroulante. Cliquez sur sa flèche vers le bas pour voir la liste des éléments. Vous devrez peut-être faire défiler jusqu'à l'élément que vous voulez entrer.

   Un moyen rapide de faire défiler l'élément est de taper les premières lettres du nom de l'élément. Si vous tapez le nom d'un élément qui ne figure pas dans la liste des éléments, QuickBooks vous demande si vous souhaitez configurer cet élément. Si c'est le cas, cliquez sur Configurer, puis remplissez la boîte de dialogue Nouvel élément.

   Entrez autant d'éléments que vous le souhaitez dans la colonne Elément. QuickBooks remplit une description d'article pour vous, mais vous pouvez modifier tout ce qu'il met dans la colonne Description, le cas échéant.Dans la colonne Qté, indiquez le nombre de chaque élément dont vous avez besoin.

   Si vous modifiez le coût de l'article, QuickBooks affiche la boîte de dialogue Coût modifié de l'article qui vous demande si vous souhaitez mettre à jour les informations relatives au nouveau coût et si le prix standard de l'article doit être ajusté. Sélectionnez Oui et Non, puis cliquez sur le bouton OK pour prendre votre décision.

6. Si vous le souhaitez, remplissez le champ Message du vendeur - mais remplissez définitivement le champ Mémo.

   Le champ Message du vendeur est l'endroit où vous envoyez un message à la personne qui reçoit votre commande. Vous pourriez écrire, "Obtenez-moi ces choses pronto! "

   Peu importe ce que vous faites, assurez-vous de remplir le champ Mémo. Ce que vous écrivez dans ce champ apparaît dans la boîte de dialogue Ouvrir les commandes d'achat, et cette information est le moyen le plus sûr pour vous d'identifier à quoi sert ce bon de commande. Écrivez quelque chose de significatif que vous pouvez comprendre deux semaines, trois semaines ou un mois à partir de maintenant lorsque vous payez pour les articles que vous commandez.

   En haut de la fenêtre Créer des commandes d'achat se trouve la case à cocher Imprimer plus tard, qui vous indique si vous souhaitez imprimer ce bon de commande. Si vous voulez imprimer le bon de commande, assurez-vous que cette case est cochée. Après l'impression du bon de commande, la coche disparaît de la boîte.

7. Cliquez sur Imprimer pour imprimer le bon de commande.

   Si ce bon de commande est l'un des nombreux que vous avez remplis et que vous souhaitez en imprimer plusieurs à la fois, cliquez sur la flèche située sous le bouton Imprimer et sélectionnez Lot dans la liste déroulante. Toutefois, avant d'imprimer le bon de commande, vous pouvez cliquer sur la flèche vers le bas sous le bouton Imprimer et sélectionner Aperçu pour voir à quoi ressemblera le bon de commande lorsque vous l'imprimez.

   Vous utilisez le bouton Historique après avoir reçu les éléments que vous avez si soigneusement listés sur le bon de commande. Après avoir reçu les articles et enregistré leur reçu, cliquer sur ce bouton indique à QuickBooks de vous donner l'historique complet d'un article - quand vous l'avez commandé et quand vous l'avez reçu.

8. Cliquez sur Enregistrer et nouveau ou sur Enregistrer et fermer pour enregistrer le bon de commande.

   QuickBooks enregistre le bon de commande et affiche une nouvelle fenêtre de bon de commande vide dans laquelle vous pouvez entrer une autre commande.