Comment configurer un travail QuickBooks 2015 - les nuls

Dans QuickBooks 2015, vous pouvez suivre les factures par client ou par client et par poste. Cela peut sembler inquiétant, mais certaines entreprises facturent des clients (peut-être plusieurs fois) pour des tâches spécifiques. Prenons le cas d'un sous-traitant en construction qui effectue des travaux de fondation pour une poignée de constructeurs de maisons unifamiliales. Ce sous-traitant de construction facture probablement ses clients par travail, et il facture plusieurs fois chaque client pour le même travail.

Par exemple, il facture Purity Rock Builders pour le travail de la fondation au 1113, rue Birch, quand il verse le pied, puis de nouveau quand il pose le bloc. Au 1028 Fairview, le même travail de fondation prend également plus d'une facture.

Pour configurer les travaux pour les clients, vous devez d'abord décrire les clients. Ensuite, procédez comme suit:

1. Choisissez Clients → Centre client.

   QuickBooks affiche la fenêtre Customer Center.

2. Cliquez avec le bouton droit sur le client pour lequel vous souhaitez configurer un travail, choisissez Ajouter un travail dans le menu contextuel qui s'affiche et cliquez sur l'onglet Ajouter un travail.

   QuickBooks affiche la fenêtre Nouveau travail. Vous utilisez cette fenêtre pour décrire le travail. Une grande partie de l'information dans cette fenêtre apparaît sur la facture.

   

3. Ajouter le nom du travail.

   Le curseur se trouve dans la zone de texte Nom du travail. Tapez simplement le nom du travail ou du projet.

4. (Facultatif) Si vous effectuez le suivi des soldes du client par travail, saisissez le solde d'ouverture du travail.

   Déplacez le curseur sur la zone de texte Solde d'ouverture et saisissez le montant total dû par le client sur le travail que vous décrivez à la date de conversion.

5. Entrez la date actuelle dans la zone de texte À partir de.

6. Identifiez le client.

   Si vous n'avez pas sélectionné le bon client à l'étape 2, jetez un coup d'œil à la liste déroulante Client. Est-ce qu'il nomme le bon client? Sinon, activez la liste déroulante et sélectionnez le bon client.

7. (Facultatif) Nommez votre contact et remplissez d'autres informations pertinentes.

   Vous pouvez entrer le nom de votre contact et un autre contact dans les zones de texte Nom complet. QuickBooks remplit la zone de texte Contact pour vous. Vous n'avez probablement pas besoin d'en être informé, mais remplissez les zones de texte Téléphone, Fax, E-mail et Site Web pour disposer de ces informations.

8. Entrez l'adresse de facturation du travail.

   Vous pouvez utiliser la zone de texte Facturer à pour fournir l'adresse de facturation du travail du client. Étant donné que les chances sont bonnes que l'adresse de facturation du travail soit la même que l'adresse de facturation du client, QuickBooks copie l'adresse de facturation dans la liste des clients.Mais si nécessaire, faites des changements.

9. Sélectionnez l'adresse de livraison.

   Vous pouvez utiliser la zone de texte Expédier à pour indiquer l'adresse de livraison du travail. Cliquez sur le bouton Copier si l'adresse de livraison est la même que l'adresse de facturation.

10. Cliquez sur l'onglet Paramètres de paiement et décrivez les modalités de paiement du client.

    À l'aide de l'onglet Paramètres de paiement, par exemple, vous pouvez enregistrer un numéro de compte et un mode de paiement préféré. Vous pouvez définir la limite de crédit du client en utilisant la zone Limite de crédit. Et vous pouvez stocker des informations de paiement par carte de crédit pour les clients qui veulent que vous conserviez leurs numéros de carte dans le fichier.

11. (Massivement facultatif) Cliquez sur l'onglet Infos supplémentaires et catégorisez le travail.

    Vous pouvez utiliser la liste déroulante Type de client pour indiquer le type de travail. Les seuls types initiaux dans la liste par défaut sont De, Référence, Vente au détail et Vente en gros. Vous pouvez créer d'autres types en choisissant Ajouter nouveau dans la liste déroulante Type de client (afin que QuickBooks affiche la boîte de dialogue Nouveau type de client), puis en remplissant les espaces.

12. (Facultatif) Cliquez sur l'onglet Infos sur la tâche et ajoutez des informations de travail spécifiques.

    Vous pouvez utiliser la liste déroulante Statut du travail dans l'onglet Infos sur la tâche pour sélectionner Aucun, En attente, Attribué, En cours, Fermé ou Non attribué, selon le cas. La date de début est, évidemment, le jour où vous commencez le travail. Comme chacun sait, la fin projetée et la date de fin ne sont pas nécessairement les mêmes. Ne remplissez pas la date de fin tant que le travail n'est pas terminé.

    Le champ Description du travail peut contenir toutes les informations utiles que vous pouvez insérer sur une ligne, et le type de travail est un champ supplémentaire que vous pouvez utiliser. (Si vous utilisez ce champ, vous pouvez ajouter un nouveau type de travail en choisissant Ajouter nouveau dans la liste Type de travail.)

    

13. Enregistrez les informations sur le travail en cliquant sur OK ou sur Suivant.

    Une fois la description du travail terminée, vous avez deux options: Vous pouvez cliquer sur OK pour ajouter le travail à la liste et revenir à la fenêtre du Centre client ou cliquer sur Suivant pour ajouter le travail à la liste et conserver le Nouveau Fenêtre de travail à l'écran afin que vous puissiez ajouter plus de travaux.

Vous pouvez modifier les informations sur le travail de la même manière que vous modifiez les informations client. Affichez la fenêtre Customer Center en sélectionnant Customer → Customer Center. Lorsque QuickBooks affiche la fenêtre, double-cliquez sur le travail et apportez les modifications dans la fenêtre Modifier le travail qui s'affiche.

Pour ajouter un grand nombre de clients ou de tâches à la liste des clients en même temps, affichez la fenêtre Centre client, cliquez sur le bouton Nouveau client et travail, puis choisissez l'option Ajouter plusieurs clients: travaux. QuickBooks affiche la feuille de travail Ajouter / Modifier des entrées de liste multiples, qui vous permet de collecter et de modifier toutes les informations que les fenêtres Clients et Emplois classiques exécutent.

Vous pouvez également désactiver un employé de votre liste s'il commence à être encombré de noms d'employés qui ne travaillent plus pour vous. Vous devriez attendre de les désactiver jusqu'à ce que l'année soit terminée et que les formulaires W-2 aient été imprimés.