Comment simplifier les tâches avec des étapes rapides dans Outlook 2016 - les nuls

Vous avez sans doute remarqué que certaines actions Outlook prennent plusieurs fois des clics de la souris pour compléter, comme le processus de réponse à un message, puis de le supprimer. Ce n'est pas une grosse affaire si vous n'effectuez qu'une action de temps en temps, mais si c'est quelque chose que vous faites régulièrement dans Outlook, cela peut vite devenir pénible. Si vous effectuez certaines tâches régulièrement, la fonctionnalité Quick Steps d'Outlook peut vous venir en aide.

Quick Steps vous permet de réduire les tâches multi-étapes en un seul clic de la souris. Vous trouverez des étapes rapides dans le module Courrier, au milieu de l'onglet Accueil du ruban. Même si la zone Étapes rapides n'est visible que lorsque vous utilisez le module Courrier, vous pouvez utiliser les étapes rapides pour accélérer les actions avec la plupart des modules d'Outlook, tels que Calendrier ou Tâches.

Lorsque vous installez Outlook pour la première fois, la zone Étapes rapides comporte déjà six étapes rapides:

• Déplacer vers: Utilisez cette étape rapide si vous déplacez fréquemment des messages vers un dossier spécifique.

• E-mail de l'équipe: Utilisez cette étape rapide pour ouvrir le formulaire Nouveau message et remplir le champ À avec un ensemble particulier de destinataires.

• Répondre & Supprimer: Le nom en dit long: Lorsque vous sélectionnez cette étape rapide, Outlook ouvre automatiquement un formulaire de message pour répondre à l'expéditeur du message sélectionné et déplace le message sélectionné vers le dossier Éléments supprimés.

• Vers le gestionnaire: Cette étape rapide ouvre automatiquement un formulaire de message pour transférer le message sélectionné à un destinataire particulier, mais il ne supprime pas le message sélectionné.

• Terminé: Ceci marque le message sélectionné avec l'indicateur Mark Complete, marque le message comme lu, et déplace le message vers un dossier désigné.

• Créer nouveau: Strictement parlant, ce n'est pas vraiment une étape rapide; il ouvre l'Assistant Modifier l'étape rapide, qui vous permet de créer vos propres étapes rapides personnalisées.

  

  La zone Étapes rapides se trouve au milieu de l'onglet Accueil du ruban.

À l'exception de l'étape rapide Répondre et supprimer, chacune de ces étapes rapides vous oblige à prendre des décisions la première fois que vous les utilisez. Après cela, vous ne devrez plus jamais le faire - Outlook se souviendra de ce que vous voulez qu'il fasse chaque fois que vous sélectionnez l'étape rapide.

Chacune des étapes rapides est un peu différente, mais l'étape Déplacer vers rapide est utilisée ici à titre d'exemple:

1. Cliquez sur l'icône Boîte de réception dans la fenêtre Dossier (ou appuyez sur Ctrl + Maj + I).

   Votre liste de messages entrants apparaît.

2. Sélectionnez un message dans la boîte de réception.

   Ça peut être n'importe quel message. Ne vous inquiétez pas que cela soit réellement déplacé.Tant que c'est la première fois que vous utilisez le Move To Quick Step, le message que vous sélectionnez ne sera pas déplacé; Outlook a juste besoin de savoir quel type d'élément Outlook vous créez pour l'étape rapide.

3. Cliquez sur l'onglet Accueil, puis sur l'icône dans le coin supérieur gauche de la zone Étapes rapides.

   L'icône peut ou ne peut pas dire Déplacer vers:?.

   La boîte de dialogue First Time Setup s'ouvre. Si la boîte de dialogue contient déjà un nom de dossier, Outlook essaye simplement d'être utile en suggérant le dernier dossier dans lequel vous avez déplacé un message; la boîte de dialogue First Time Setup reste ouverte.

   

   La boîte de dialogue Quick Step First Time Setup.

4. Sélectionnez le dossier vers lequel l'étape rapide déplacera les messages.

   Sélectionnez un dossier dans la zone Déplacer vers un dossier en cliquant sur la flèche située à la fin de la zone. Si vous ne voyez pas le dossier souhaité, choisissez la sélection Autre dossier, qui ouvre la fenêtre Sélectionner un dossier afin que vous puissiez voir une liste détaillée de tous les dossiers disponibles. Vous pouvez même créer un nouveau dossier en utilisant la fenêtre Sélectionner un dossier.

5. Assurez-vous que la case à cocher Déplacer vers un dossier est sélectionnée.

   Si vous souhaitez que chaque message soit lu comme lu lorsque l'étape rapide le déplace, assurez-vous que la case Marquer comme lu est également cochée.

   Si vous souhaitez modifier l'icône de l'étape rapide, y ajouter des actions ou créer un raccourci clavier pour l'étape rapide, cliquez sur le bouton Options pour accéder à ces paramètres.

6. Saisissez un nom pour l'étape rapide dans la zone de texte Nom.

   Vous avez probablement remarqué que dès que vous avez sélectionné un dossier dans la zone Déplacer vers un dossier, Outlook a également placé ce nom de dossier dans la zone de texte Nom. Si vous êtes satisfait du nom choisi par Outlook pour l'étape rapide, passez à l'étape suivante. Si vous souhaitez donner un nom différent à Quick Step, tapez-le dans la zone de texte Nom.

7. Cliquez sur le bouton Enregistrer.

   La boîte de dialogue Première installation se ferme.

Chaque fois que vous souhaitez déplacer un message vers un dossier spécifique, sélectionnez le message et cliquez sur l'étape rapide que vous avez créée. Le message se déplacera automatiquement dans le dossier et sera marqué comme lu.