Comment utiliser SharePoint Team Services avec Outlook 2013 - des mannequins

Microsoft fournit en réalité plus d'une méthode d'utilisation d'Outlook 2013 pour collaborer avec d'autres personnes. SharePoint Team Services se connecte à Outlook et vous aide à collaborer. SharePoint est essentiellement un outil de collaboration en ligne qui vous aide à coordonner des réunions, des projets et des activités, ainsi qu'à partager des documents avec d'autres personnes.

Mais SharePoint peut également configurer des dossiers dans Outlook afin que vous puissiez voir les informations clés (telles que les documents, calendriers et tâches) d'un site Web SharePoint, même lorsque vous n'êtes pas en ligne. SharePoint fournit des fonctionnalités de collaboration pratiques que vous pouvez utiliser avec des personnes extérieures à votre organisation.

Dans la plupart des cas, vous n'avez pas le choix d'utiliser Microsoft Exchange ou SharePoint Team Services; quelqu'un d'autre (comme votre administrateur système) décide pour vous. En fait, vous devrez peut-être utiliser les deux produits; Outlook se connecte à Exchange et SharePoint en même temps sans problème.

Si vous êtes impliqué dans SharePoint Team Services, vous le ferez probablement parce que quelqu'un vous demandera de rejoindre une équipe partagée. Si personne ne vous le demande, vous n'avez pas besoin d'y penser et vous pouvez ignorer les sections suivantes.

Rejoignez une équipe SharePoint

La première clé pour déverrouiller SharePoint est un e-mail qui vous demande de rejoindre une équipe SharePoint. Le message est un e-mail ordinaire qui contient votre nom d'utilisateur, votre mot de passe et un lien vers le site SharePoint.

1. Cliquez sur le lien.

   Votre navigateur Web s'ouvre sur un site consacré aux activités de l'équipe à laquelle vous avez été invité à participer. Chaque site SharePoint est différent. cliquez sur les liens sur le site pour voir ce qu'il a à offrir.

2. Connectez-vous avec le nom et le mot de passe figurant dans l'e-mail.

Lier Outlook à des données SharePoint

Certaines parties d'un site Web SharePoint peuvent être liées à Outlook afin que les informations du site apparaissent automatiquement dans Outlook. Si vous voyez une icône sur le site Web SharePoint intitulé Connexion à Outlook, vous pouvez cliquer sur cette icône pour envoyer directement les informations de cette page vers Outlook.

Accès aux données SharePoint à partir d'Outlook

Microsoft Office est étroitement intégré à SharePoint. Si vous disposez des autorisations appropriées, Outlook peut accéder à presque toutes les informations sur le site SharePoint et conserver les versions des documents stockés sur le site SharePoint en synchronisation avec celles stockées sur vos systèmes - et vice versa.

Les informations que SharePoint envoie à Outlook apparaissent dans son propre ensemble de dossiers SharePoint.Si vous cliquez sur le bouton Courrier dans la barre de navigation, vous voyez que SharePoint inclut des dossiers dans la liste. Cliquez sur n'importe quel dossier SharePoint pour voir ce qu'il y a dedans.

Ces dossiers contiennent des documents partagés, tels que Word, Excel et PowerPoint. Lorsque vous sélectionnez un document, un aperçu apparaît dans le volet de lecture. Si vous double-cliquez sur un document, le document s'ouvre dans sa propre application, telle que Word.

Si vous disposez des autorisations appropriées, vous pouvez modifier le document hors connexion, puis envoyer le document mis à jour sur le site SharePoint avec vos modifications. Toutefois, vous ne pouvez généralement pas ajouter de nouveaux éléments aux dossiers SharePoint directement via Outlook. Au lieu de cela, vous ajoutez normalement des informations à SharePoint via l'application Microsoft Office respective (telle que Word) ou lorsque vous êtes connecté au site SharePoint avec votre navigateur Web.

Vous pouvez afficher les calendriers et tâches SharePoint partagés dans Outlook exactement de la même manière que vous affichez les calendriers Outlook ou les informations sur les tâches. Ils apparaissent dans les mêmes listes que vos propres calendriers et tâches. Vous pouvez même afficher les calendriers partagés côte à côte avec votre propre calendrier. Si vous disposez des autorisations appropriées, vous pouvez modifier les calendriers et les tâches ou créer de nouvelles entrées.

Alors, quand allez-vous courir sur SharePoint, et quand utiliserez-vous Exchange? Exchange est le mieux adapté pour communiquer, planifier et définir des tâches entre des personnes partageant le même système de messagerie, tandis que SharePoint convient mieux aux personnes qui doivent collaborer avec des documents et des informations partagés, en particulier pour ceux qui ne partagent pas le même système. Système de courrier électronique ou ressources de l'entreprise.