Dans Outlook 2016, Soyez averti uniquement lorsque vous recevez des e-mails de logiciels spécifiques

Par défaut, lorsqu'un message électronique arrive dans Outlook 2016, un tas de choses se produisent. Vous entendez un ding; une petite enveloppe apparaît dans la zone de notification à gauche de l'horloge Windows; et une alerte contextuelle s'affiche avec le nom de l'expéditeur, l'objet du message et le texte du message.

Tout un feu d'artifice! Mais si vous recevez de nombreux messages, ces alertes par e-mail peuvent être source de distraction.

Plutôt que d'être alerté chaque fois qu'un e-mail arrive, vous pouvez être averti uniquement lorsque des messages arrivent de personnes spécifiques. Vous ne pouvez être averti que lorsque le Maître de l'Univers ou une autre personne importante vous envoie un message électronique. Les messages apparaissent dans la boîte de dialogue New Mail Alerts, dans laquelle vous pouvez sélectionner un message et cliquer sur le bouton Open Item pour le lire.

Pour être averti dans Outlook 2016 lorsque vous recevez des messages de certaines personnes, commencez par désactiver toutes les alertes par e-mail:

1. Dans l'onglet Fichier, choisissez Options pour ouvrir la boîte de dialogue Options Outlook.

2. Allez dans la catégorie Courrier.

   

3. Dans la zone Message Arrival, désélectionnez tous les paramètres (Lecture d'un son, modification brève du pointeur de la souris, affichage d'une icône d'enveloppe dans la barre des tâches, affichage d'une alerte de bureau).

4. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Options Outlook.

Votre tâche suivante consiste à créer une règle afin que les alertes par courriel apparaissent lorsque vous recevez des messages d'une certaine personne. Suivez ces étapes pour indiquer à Outlook 2016 que vous voulez savoir quand vous recevez des messages électroniques d'une personne importante:

1. Trouvez un message de la personne importante et faites un clic droit dessus pour afficher le menu contextuel.

2. Dans le menu contextuel, choisissez Règles → Créer une règle. La boîte de dialogue Créer une règle apparaît.

   

3. Assurez-vous que la première case est cochée. Il répertorie le nom ou l'adresse e-mail de la personne importante.

4. Désélectionnez la case à cocher Contenus contenus.

5. Cochez la case Envoyé à et, dans le menu déroulant, indiquez à Office 2016 si vous souhaitez être averti lorsque le message arrivant a été envoyé à plusieurs personnes ou si le message arrivant vous a été envoyé seul:

   • Pour soyez alerté lorsque le message a été envoyé à plusieurs personnes, choisissez la première option dans le menu (adresse e-mail de l'expéditeur)

   • Pour être averti lorsque le message vous a été envoyé, choisissez Moi seulement.

6. Sélectionnez Afficher dans la fenêtre d'alerte Nouvel élément pour répertorier les messages dans la boîte de dialogue New Mail Alerts lorsque des messages arrivent.

7. Sélectionnez Lire un son sélectionné pour entendre un son lorsque les messages arrivent.

8. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Créer une règle.

Répétez ces étapes pour chaque personne importante que vous connaissez.

Pour modifier ou supprimer une règle, y compris une règle relative aux nouvelles alertes, accédez à l'onglet Accueil, cliquez sur le bouton Règles, puis sélectionnez Gérer les règles et alertes dans le menu du bouton. Dans l'onglet Règles de messagerie de la boîte de dialogue Règles et alertes, sélectionnez une règle, puis modifiez-la ou supprimez-la.