En conservant Records avec le Journal Outlook 2007 - les mannequins

Le journal dans Outlook 2007 peut être extrêmement utile, que vous choisissiez de l'utiliser régulièrement ou rarement. Vous n'êtes pas obligé de vous limiter à l'enregistrement de documents ou d'éléments Outlook. Vous pouvez suivre les conversations, les demandes des clients ou toute autre transaction dans laquelle la chronologie est importante. Si vous définissez le Journal pour les entrées automatiques, vous pouvez l'ignorer jusqu'à ce que vous ayez besoin de voir ce qu'il a enregistré. Vous pouvez également jouer au capitaine de vaisseau spatial et enregistrer tout ce que vous faites.

Parfois, quand vous voulez trouver un document ou un enregistrement d'une conversation, vous ne vous souvenez pas de ce que vous avez appelé le document ou de l'endroit où vous l'avez stocké, mais vous vous souvenez quand < vous avez créé ou reçu l'article. Dans cette situation, vous pouvez aller dans le Journal et vérifier la date à laquelle vous vous souvenez avoir traité l'objet et trouver ce que vous devez savoir. Faire des entrées de journal en ne faisant rien

Quel est le moyen le plus simple de faire des entrées dans le Journal? Ne fais rien. Une fois activé, le journal enregistre automatiquement tout document que vous créez, modifiez ou imprimez dans n'importe quelle application Microsoft Office. Le Journal suit également automatiquement les messages électroniques, les demandes de réunion et les réponses, ainsi que les demandes de tâches et les réponses.

Il y a un problème: vous devez indiquer à Outlook que vous souhaitez

activer l'enregistrement automatique du journal . (D'accord, vous devez faire quelque chose.) Heureusement, si vous n'avez pas activé la fonction d'enregistrement automatique du journal, Outlook vous demande si vous souhaitez activer la fonction à chaque fois que vous cliquez sur le journal. icône.

Pour activer la fonction d'enregistrement automatique du journal, procédez comme suit:

1. Choisissez Outils -> Options.

La boîte de dialogue Options apparaît.

2. Cliquez sur le bouton Options du journal.

La boîte de dialogue Journal Options s'ouvre, proposant des cases à cocher pour tous les types d'activités que vous pouvez enregistrer automatiquement, ainsi que le nom de toutes les personnes pour lesquelles vous pouvez enregistrer automatiquement des transactions, telles que les e-mails.

3. Cliquez sur la case à cocher pour les éléments et les fichiers que vous souhaitez enregistrer automatiquement et pour les contacts à propos desquels vous souhaitez enregistrer des informations.

La liste des personnes dans la zone Pour ces contacts est identique à la liste des personnes figurant dans votre liste de contacts.

Lorsque vous ajoutez des noms à votre liste de contacts dans le module Contacts, ces noms ne sont pas définis pour l'enregistrement automatique dans le journal. Si vous voulez que le journal les garde, vous avez deux façons de le dire:

• Vérifiez le nom dans la boîte de dialogue Journal Options.

• Ouvrez l'enregistrement Contact, cliquez sur l'onglet Journal et cochez Enregistrer automatiquement les entrées de journal pour ces contacts.

4. Cliquez sur OK.

Le journal commence automatiquement l'enregistrement des éléments et fichiers que vous avez sélectionnés pour les contacts que vous avez nommés.

Enregistrer manuellement un élément Outlook dans le journal

Si vous ne voulez pas encombrer votre journal en enregistrant tout automatiquement, vous pouvez saisir les éléments sélectionnés manuellement - il suffit de les faire glisser vers l'icône Journal. Par exemple, vous pouvez ne pas vouloir enregistrer chaque transaction avec un client potentiel jusqu'à ce que vous soyez certain que vous faites affaire avec ce client. Vous pouvez faire glisser les messages électroniques pertinents vers le journal et conserver un enregistrement des demandes sérieuses. Lorsque vous commencez à faire des affaires avec un nouveau client, vous pouvez configurer l'enregistrement automatique.

Pour enregistrer manuellement des éléments dans le journal, procédez comme suit:

1. Choisissez Aller -> Liste des dossiers (ou appuyez sur Ctrl + 6).

La liste des dossiers, qui comprend une petite icône pour le journal, apparaît dans la moitié supérieure du volet de navigation.

2. Faites glisser l'élément que vous souhaitez enregistrer (tel qu'un message électronique) vers l'icône Journal dans la liste des dossiers.

Le formulaire d'entrée de journal apparaît. Au bas du formulaire, vous voyez une icône représentant l'élément que vous enregistrez, ainsi que le nom de l'élément.

3. Remplissez les informations que vous souhaitez enregistrer.

Vous n'avez rien à enregistrer. La zone de texte au bas de l'écran vous donne l'espace pour faire une note à vous-même, si vous voulez l'utiliser.

4. Cliquez sur Enregistrer et fermer.

L'article que vous avez enregistré est entré dans le journal.