Maintenance d'un dossier de contacts Happy and Healthy dans Outlook - les nuls

En pathologie, qui est l'étude des maladies et de leur transmission, un contact est une personne qui transmet une maladie transmissible, mais dans Outlook, un contact est quelqu'un dont vous conservez des informations. Les informations sur les contacts sont conservées dans le dossier Contacts. Ce dossier est un carnet d'adresses super-alimenté. Il a des endroits pour stocker les noms, adresses, numéros de téléphone, adresses e-mail, pages Web, numéros de pager, anniversaires, surnoms, et d'autres choses. Lorsque vous adressez un message électronique, vous pouvez obtenir l'adresse directement à partir du dossier Contacts pour être sûr que l'adresse est entrée correctement.

Un dossier Contacts est aussi bon et aussi complet que les informations sur les contacts que vous y mettez. Ces pages expliquent comment entrer des informations sur un contact et mettre à jour les informations si elles sont modifiées.

Entrer un nouveau contact dans le dossier Contacts

Pour placer une personne dans la liste des contacts, ouvrez le dossier Contacts et commencez par l'une des opérations suivantes:

Cliquez sur le bouton Nouveau contact.

Appuyez sur Ctrl + N (dans la fenêtre Dossier Contacts) ou Ctrl + Maj + C.
Choisissez Fichier -> Nouveau -> Contact.

Vous voyez le formulaire de contact. Sur cette forme sont des endroits pour entrer à peu près tout ce qu'il faut savoir sur une personne, sauf sa vie amoureuse et ses vices secrets. Entrez toutes les informations que vous souhaitez enregistrer, en gardant à l'esprit ces règles de la route:

Noms complets, adresses, etc.: Bien que vous puissiez être tenté de simplement entrer des adresses, des numéros de téléphone, noms, et ainsi de suite dans les zones de texte, ne le faites pas! Cliquez sur le bouton Nom complet dans l'onglet Général, par exemple, pour entrer un nom. Cliquez sur le bouton Business ou Home pour entrer une adresse dans la boîte de dialogue Vérifier l'adresse. En cliquant sur les boutons et en entrant des données dans les boîtes de dialogue, vous autorisez Outlook à séparer les parties constituantes des noms, des adresses et des numéros de téléphone. En tant que tel, Outlook peut trier les noms et les adresses plus facilement, et il peut utiliser des noms et des adresses comme une source pour les envois de masse et les e-mailings de masse avec Microsoft Word.

Informations qui vous intéressent: Si le formulaire ne semble pas avoir de place pour entrer un certain type d'informations, essayez de cliquer sur un bouton triangle et de choisir une nouvelle catégorie d'informations dans le menu contextuel. Cliquez sur le bouton triangle à côté du bouton Business et sélectionnez Accueil, par exemple, si vous souhaitez entrer une adresse de domicile plutôt qu'une adresse professionnelle.
Fichier sous: Ouvrez le menu déroulant Fichier sous et choisissez une option pour classer le contact dans le dossier Contacts. Les contacts sont classés par ordre alphabétique en fonction du nom, du prénom, du nom de l'entreprise ou des combinaisons des trois. Choisissez l'option qui décrit le mieux comment vous vous attendez à trouver le contact dans le dossier Contacts.
Adresses postales: Si vous conservez plusieurs adresses pour un contact, affichez l'adresse à laquelle vous souhaitez envoyer le courrier et cochez la case Ceci est l'adresse postale.
Adresses e-mail: Vous pouvez entrer jusqu'à trois adresses e-mail pour chaque contact (cliquez sur le bouton triangle et choisissez E-mail 2 ou E-mail 3 pour entrer une deuxième ou une troisième adresse). Dans la zone de texte Afficher en tant que, Outlook vous montre à quoi ressemblera la ligne À de messages électroniques lorsque vous envoyez un courrier électronique à un contact. Par défaut, la ligne À affiche le nom du contact suivi de son adresse e-mail entre parenthèses. Toutefois, vous pouvez entrer ce que vous souhaitez dans la zone de texte Afficher comme, et si vous entrez quelque chose de différent vous aide à distinguer les adresses e-mail, entrez quelque chose de différent. Par exemple, entrez Lydia - Personnel pour que vous puissiez savoir quand vous envoyez un e-mail à l'adresse personnelle de Lydia par opposition à son adresse professionnelle.
Photos: Pour mettre une photo numérique sur un formulaire de contact, cliquez sur le bouton Ajouter une photo de contact et, dans la boîte de dialogue Ajouter une image de contact, sélectionnez une image et cliquez sur le bouton OK.

Veillez à écrire quelques mots sur l'onglet Général pour décrire comment et où vous avez rencontré le contact. Lorsque le moment est venu d'éliminer les contacts dans la liste des dossiers Contacts, la lecture des descriptions peut vous aider à décider qui est désherbé ou non.

Une fois les informations saisies, cliquez sur le bouton Enregistrer et fermer. Si vous êtes pressé d'entrer vos coordonnées, cliquez sur le bouton Enregistrer et nouveau. Cela ouvre un formulaire vide afin que vous puissiez enregistrer des informations sur un autre contact.

Voici un moyen rapide de saisir les coordonnées d'une personne qui vous a envoyé un message électronique: Ouvrez le message, cliquez avec le bouton droit sur le nom de l'expéditeur sur la ligne À et choisissez Ajouter aux contacts Outlook dans le menu contextuel. Vous voyez le formulaire de contact. Entrez plus d'informations sur l'expéditeur si vous le pouvez et cliquez sur le bouton Enregistrer et fermer.

Importation d'e-mails et d'adresses à partir d'un autre programme

Supposons que vous utilisiez Outlook Express, Eudora ou Lotus Organizer pour gérer vos adresses e-mail et de contact, mais que vous êtes maintenant converti à Outlook. Que faites-vous avec les messages e-mail et les noms et adresses dans l'autre programme? Vous ne pouvez pas les laisser rester assis là. Vous pouvez les importer dans Outlook et reprendre là où vous vous étiez arrêté.

Pour importer des adresses e-mail et de contact à partir d'un autre programme, commencez par choisir Fichier -> Importer et exporter. Vous voyez l'Assistant Importation et Exportation. Ce que vous faites ensuite dépend de l'endroit où vous effectuez votre courrier électronique et votre suivi d'adresse:

Outlook Express: Sélectionnez Importer le courrier et les adresses Internet, puis cliquez sur le bouton Suivant. Dans la boîte de dialogue Outil d'importation Outlook, sélectionnez Outlook Express, cochez les cases pour décider de ce qu'il faut exporter (courrier, adresses et / ou règles), puis cliquez à nouveau sur le bouton Suivant.Dans la boîte de dialogue suivante, choisissez des options pour décider quoi faire à propos des entrées en double; puis cliquez sur le bouton Terminer.
Eudora: Sélectionnez Importer le courrier Internet et les adresses, puis cliquez sur le bouton Suivant. Dans la boîte de dialogue Outil d'importation Outlook, sélectionnez Eudora, choisissez des options pour décider quoi faire à propos des entrées en double et cliquez à nouveau sur le bouton Suivant. Dans la boîte de dialogue Navigateur pour le dossier, sélectionnez le fichier dans lequel les données Eudora sont conservées et cliquez sur le bouton OK.
Organiseur Lotus: Sélectionnez Importer à partir d'un autre programme ou fichier, cliquez sur le bouton Suivant, sélectionnez une version de Lotus Organizer (4.x ou 5.x) et cliquez à nouveau sur le bouton Suivant. En cliquant sur le bouton Suivant, vous êtes invité à gérer les éléments en double, à localiser le fichier de données Lotus Organizer et à sélectionner un dossier Outlook dans lequel placer les données.

Certains filtres d'importation et d'exportation ne sont pas installés automatiquement par Outlook. Outlook peut vous demander d'insérer le CD Office afin qu'il puisse installer un filtre.