Table des matières:
- Affectation d'une catégorie
- Renommer une catégorie
- Modification d'une couleur de catégorie
- Affectation d'une touche de raccourci de catégorie
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Une bonne collection d'informations a beaucoup de valeur. Toutefois, vous ne pouvez pas extraire la valeur complète d'une liste de contacts ou de tâches si vous ne pouvez pas obtenir un contrôle rapide sur les éléments importants et ceux qui ne le sont pas. La fonctionnalité Catégories dans Outlook est conçue pour vous aider à distinguer ce qui est urgent de ce qui peut attendre.
Affectation d'une catégorie
Lorsque vous configurez Outlook 2007 pour la première fois, vous pouvez rechercher les catégories disponibles en cliquant sur le bouton Catégoriser situé en haut de l'écran Boîte de réception, à droite du bouton Suivant ou en sélectionnant Actions -> Catégoriser. Le bouton Catégoriser ressemble à un petit carré de tic-tac-toe multicolore. Plusieurs autres modules Outlook affichent également le bouton Catégoriser; il fait le même travail partout où vous le trouvez. Cliquez sur le bouton Catégoriser pour afficher une liste de catégories (surprise!), Chacune nommée d'après une couleur. Si vous voulez simplement colorer vos articles en utilisant la valeur par défaut, le processus est assez simple.
Procédez comme suit pour attribuer une catégorie à un élément:
1. Cliquez sur l'élément que vous souhaitez classer.
L'élément est en surbrillance.
2. Cliquez sur le bouton Catégoriser et choisissez la catégorie que vous voulez dans la liste.
Un bloc de couleur apparaît dans l'élément pour indiquer quelle catégorie vous avez choisie.
Vous pouvez attribuer plusieurs catégories à chaque élément, bien que le fait d'en mettre trop sur un élément peut être plus déroutant que d'attribuer aucune catégorie du tout.
Renommer une catégorie
Vous pouvez associer un nom à chaque couleur afin de savoir pourquoi vous attribuez une certaine catégorie à un certain élément.
Pour renommer une catégorie, procédez comme suit:
1. Cliquez sur le bouton Catégories et choisissez Toutes les catégories.
La boîte de dialogue Catégories de couleurs apparaît.
2. Cliquez sur la catégorie que vous souhaitez renommer.
La catégorie que vous sélectionnez est mise en surbrillance.
3. Cliquez sur le bouton Renommer.
La catégorie que vous choisissez à l'étape 2 est entourée d'une case pour indiquer que vous pouvez la modifier.
4. Tapez le nouveau nom que vous souhaitez attribuer à cette catégorie.
Le nom que vous tapez apparaît à la place de l'ancien nom.
5. Cliquez sur OK.
La boîte de dialogue Catégories de couleurs se ferme.
Si vous modifiez le nom d'une catégorie que vous avez déjà attribuée à certains éléments Outlook, ce nom de catégorie change automatiquement sur ces éléments.
Modification d'une couleur de catégorie
Vous pouvez modifier la couleur d'une catégorie ainsi que son nom. Attribuer des couleurs mémorables peut donner des indications importantes sur la façon dont votre travail se déroule ou sur la façon dont vous vous tenez au courant des projets en cours.
Suivez les étapes pour changer la couleur d'une catégorie:
1.Cliquez sur le bouton Catégories et choisissez Toutes les catégories.
La boîte de dialogue Catégories de couleurs apparaît.
2. Cliquez sur la catégorie à laquelle vous souhaitez attribuer une nouvelle couleur.
La catégorie que vous sélectionnez est mise en surbrillance.
3. Cliquez sur le bouton Couleur.
Une liste déroulante apparaît, indiquant les couleurs que vous pouvez choisir.
4. Cliquez sur la couleur que vous souhaitez attribuer.
La couleur que vous choisissez apparaît à la place de l'ancienne couleur.
5. Cliquez sur OK.
La boîte de dialogue Catégories de couleurs se ferme.
Vous pouvez également choisir Aucun et créer une catégorie incolore. C'est un peu terne, mais si cela correspond à votre humeur, allez-y. Vous pouvez créer des catégories incolores car Outlook n'offre que 25 couleurs et vous pouvez avoir plus de 25 catégories. Mais après avoir passé 25 catégories, vous pourriez envisager de réduire le nombre de catégories afin de réduire la confusion.
Affectation d'une touche de raccourci de catégorie
Vous pouvez attribuer une touche de raccourci à chaque catégorie, ce qui vous permet d'attribuer une catégorie sans toucher votre souris. C'est très pratique lorsque vous voulez zoomer sur un écran plein de messages ou de tâches e-mail et tout mettre dans un ordre quelconque.
Pour affecter une touche de raccourci à une catégorie, procédez comme suit:
1. Cliquez sur le bouton Catégories et choisissez Toutes les catégories.
La boîte de dialogue Catégories de couleurs apparaît.
2. Cliquez sur la catégorie à laquelle vous souhaitez affecter une touche de raccourci.
La catégorie que vous sélectionnez est surlignée pour indiquer que vous l'avez sélectionnée.
3. Cliquez sur le menu Clé de raccourci.
La liste des touches de raccourci apparaît.
4. Cliquez sur la touche de raccourci que vous souhaitez attribuer.
Le nom de la touche de raccourci que vous choisissez apparaît à droite de la catégorie.
5. Cliquez sur OK.
Vous ne pouvez pas attribuer plus d'une touche de raccourci à une catégorie; ce serait confus. Toutefois, vous pouvez affecter plusieurs catégories à un élément.
