Organisation de Your Mail dans Outlook 2016 - dummies

Bloat de boîte aux lettres. Tout le monde l'obtient au fil du temps. Votre boîte de réception Outlook 2016 se remplit de messages que vous avez omis de supprimer ou de classer, et avant que vous ne le sachiez, vous avez des milliers de messages, occupant de l'espace dans votre fichier de données et vous empêchant de naviguer facilement. Voici quelques idées pour briser ce sabot.

Nettoyer les conversations

Une conversation est un échange d'e-mails composé de plusieurs messages de va-et-vient. Comme la plupart des gens répondent simplement à Répondre pour poursuivre une conversation sans supprimer tout le texte précédent, vous vous retrouvez avec beaucoup de messages qui sont essentiellement des sous-ensembles du contenu de l'autre. La fonction de nettoyage de la conversation passe à travers et trouve ces, en supprimant tous les messages qui sont complètement contenues dans au moins un autre message.

Choisissez Accueil → Nettoyage → Nettoyer la conversation pour utiliser cette fonction sur un message particulier. (Sélectionnez d'abord le message.) Pour nettoyer un dossier entier, choisissez Accueil → Nettoyage → Nettoyer le dossier. Ou, pour le faire pour tous vos dossiers de courrier, sélectionnez la boîte de réception, puis choisissez Accueil → Nettoyage → Nettoyer le dossier et les sous-dossiers.

Archiver les anciens messages

Vous pouvez configurer Outlook pour archiver les messages ayant des propriétés spécifiques, telles que celles qui sont antérieures à une certaine date. L'archivage des messages les déplace vers un fichier de données distinct appelé Archive. TVP. L'effacement de votre fichier Outlook principal le rend plus petit, de sorte qu'Outlook démarre plus rapidement. Vous pouvez ouvrir le fichier de données Archive chaque fois que vous avez besoin de vous y référer.

Pour archiver les messages, choisissez Fichier → Info → Nettoyage de la boîte aux lettres → Archiver. Définissez vos préférences dans la boîte de dialogue Archive et cliquez sur OK.

Pour ouvrir ultérieurement le fichier de données d'archivage afin de récupérer quelque chose, choisissez Fichier → Ouvrir et exporter → Ouvrir le fichier de données Outlook. Accédez au fichier d'archive, sélectionnez-le et cliquez sur OK. Le fichier d'archive apparaît maintenant dans le volet de navigation à gauche; vous pouvez y travailler comme vous le feriez pour votre fichier principal.

Pour un nettoyage encore plus complet, choisissez Fichier → Info → Nettoyage de la boîte aux lettres → Nettoyage de la boîte aux lettres. Dans la boîte de dialogue Nettoyage de la boîte aux lettres, vous pouvez spécifier des paramètres pour l'archivage automatique. Par exemple, vous pouvez rechercher des éléments plus anciens qu'un certain nombre de jours ou plus d'un certain nombre de kilo-octets.

Créer des dossiers de courrier

Un moyen efficace d'organiser votre courrier consiste à créer des sous-dossiers pour votre boîte de réception. Vous pouvez ensuite déplacer les messages dans l'un des sous-dossiers pour les sortir de la boîte de réception principale. Par exemple, vous pouvez avoir un sous-dossier pour chaque organisation pour laquelle vous vous portez volontaire ou un sous-dossier pour chaque membre de la famille qui vous envoie des messages.

Pour créer un nouveau dossier, cliquez avec le bouton droit sur le dossier Boîte de réception dans le volet de navigation et choisissez Nouveau dossier. Tapez le nouveau nom de dossier et appuyez sur Entrée. Ensuite, faites glisser les messages de votre boîte de réception sur le nom du nouveau dossier dans le volet de navigation.

Créer des règles de gestion du courrier

Avoir plusieurs dossiers de courrier est super, mais vous devez vous rappeler de glisser-déposer des messages dans ces dossiers. Heureusement, vous pouvez automatiser le processus en créant des règles de gestion du courrier. Une règle peut évaluer l'adresse e-mail de l'expéditeur et rediriger le message vers un sous-dossier s'il provient d'une certaine personne, par exemple.

Pour créer une règle de gestion du courrier, commencez par sélectionner un message répondant aux critères souhaités. Choisissez ensuite Accueil → Règles → Créer une règle. Puis remplissez la boîte de dialogue pour décrire le message que vous souhaitez cibler. Par exemple, vous pouvez spécifier ce que le sujet contient ou à qui il est envoyé. Cliquez sur Options avancées pour plus de choix.

Pour le configurer, choisissez Fichier → Partager → Présenter en ligne → Présenter en ligne. Un lien apparaîtra; Copiez ce lien et envoyez-le à vos membres de l'auditoire par SMS, e-mail ou toute autre méthode que vous aimez. Attendez qu'ils l'obtiennent, puis cliquez sur le bouton Démarrer la présentation dans la boîte de dialogue qui apparaît pour lancer le diaporama.