Outlook 2003: Gestionnaire de contacts professionnels - nuls

Gestionnaire de contacts professionnels (BCM) version 2. 0 est un complément gratuit à Outlook 2003 dans les éditions Office Professionnel et Small Business. C'est un excellent outil si vous comprenez comment l'utiliser à votre avantage et surmonter ses deux principales limites:

• Les anciennes versions de BCM fonctionnent comme des unités autonomes ne permettant pas le partage entre plusieurs utilisateurs. Mise à niveau de votre BCM vers la version 2. 0 permet le partage de base de données entre plusieurs utilisateurs. Si vous utilisez une version antérieure, connectez-vous en ligne, choisissez Aide dans la barre d'outils Outlook, choisissez Vérifier les mises à jour, puis suivez les instructions pour mettre votre système à niveau.

Pour utiliser les fonctionnalités de partage de BCM, votre programme Outlook doit être installé sur un ordinateur exécutant Windows XP Professionnel; BCM ne partage pas sous Windows XP Home Edition.
• La liste des produits et services a un format fixe avec seulement trois champs disponibles pour importer les données de votre système de vente et de comptabilité. Vous devez ajuster les champs de votre système d'entreprise pour les insérer dans les trois champs d'importation: Nom de l'élément, Description et Prix unitaire, ce qui limite la façon de citer les services et les produits. Si vous citez le même produit comme une unité, une boîte ou un conteneur, vous devez ouvrir un article par emballage. Vous ne pouvez pas importer vos quantités d'inventaire actuelles car BCM n'importe pas les champs de quantité.

Pour avoir le même article sur les différents emballages sur la même ligne, vous devez définir la signification de votre quantité unitaire, qu'il s'agisse d'une bouteille de shampoing ou d'une boîte contenant 12 bouteilles de shampoing. L'adaptation de chaque nom d'article, description et prix unitaire pour un service, un projet ou un produit est le défi de l'utilisation de BCM dans n'importe quelle entreprise.

Supposons, par exemple, que Daisy travaille dans une entreprise de maintenance informatique et logicielle et reçoive une demande de devis pour installer et partager le nouveau BCM 2. 0 dans cinq stations de travail. Elle rédige une proposition détaillée, y compris les exigences minimales comme un Windows XP Professionnel dans le poste de travail qui partagera la base de données, et estime le nombre d'heures pour son service. Elle crée un nouvel élément pour enregistrer cette proposition:

Demande de prix pour le logiciel d'installation

Nom de l'article: Installation du logiciel

Description: BCM 2. 0 partagé dans 5 stations

Quantité: 1 service

Prix : 120. 00

Daisy utilise le champ Nom de l'élément pour spécifier le service et le champ Description pour lister ce qui était requis. Elle lie également la proposition en tant que fichier dans les éléments d'historique des opportunités. En adaptant son service à la liste des produits et services, vous pouvez appliquer l'idée de Daisy dans n'importe quel type d'entreprise.

De plus, disons que Mark travaille dans un bureau juridique et qu'un nouveau client demande un devis pour gérer les affaires juridiques de l'entreprise. Il écrit une proposition expliquant ce que ses services de bureau couvrent et l'envoie comme 250 $ par heure, estimant dix heures par mois de service. Il estime la proposition à 120 heures par année et la configure comme suit:

Citation pour les services juridiques de Mark

Nom de l'élément: Assistance juridique

Description: Contrat d'assistance juridique aux entreprises 10h / mois

Quantité: 120

Total: 30 000 $

De même, une clinique de cosmétologie peut créer une liste d'articles de produits et de services pour les soins de la peau. services de la même manière qu'un bureau juridique ou un service informatique.

Que vous soyez dans un magasin ou dans une petite industrie, vous pouvez ajuster votre liste de produits en fonction des champs disponibles de BCM en utilisant les exemples précédents.