Outlook 2013 Carnets d'adresses - dummies

Outlook 2013 utilise encore plusieurs carnets d'adresses différents qui font vraiment partie de Microsoft Exchange Serveur. Les carnets d'adresses disposent de plusieurs listes de noms et d'adresses électroniques distinctes et indépendantes - c'est assez déroutant. Microsoft a simplifié le traitement des carnets d'adresses dans Outlook 2002 et les versions ultérieures, mais cela n'aide pas si vous utilisez Outlook sur un grand réseau d'entreprise.

La liste des contacts Outlook (ce que vous voyez lorsque vous cliquez sur le bouton Contacts dans la barre de navigation) contient toutes sortes d'informations personnelles, tandis qu'un carnet d'adresses (ce que vous voyez lorsque vous cliquez sur le bouton À dans un nouveau message) sur seulement des adresses e-mail.

Un carnet d'adresses peut également traiter des détails essentiels de l'envoi de votre message aux personnes sur votre système de messagerie d'entreprise, en particulier si ce système est Microsoft Exchange Server.

Voici la liste de vos nombreux carnets d'adresses:

• La liste d'adresses globales: Si vous utilisez Outlook sur un réseau d'entreprise, la liste des adresses globales, gérée par votre administrateur système, porte généralement les noms et les adresses e-mail de tous les membres de votre entreprise. La liste d'adresses globales vous permet d'adresser un message électronique à n'importe qui dans votre entreprise, sans avoir à rechercher l'adresse e-mail.

• Le carnet d'adresses des contacts: Le carnet d'adresses des contacts est l'adresse e-mail de la liste des contacts. Outlook remplit automatiquement le Carnet d'adresses des contacts afin que vous puissiez facilement ajouter des personnes à un message que vous envoyez lorsque vous cliquez sur le bouton À.

• Carnets d'adresses supplémentaires: Si vous créez des dossiers pour les contacts Outlook, ces dossiers deviennent également des carnets d'adresses distincts. Votre administrateur système peut également créer des carnets d'adresses supplémentaires et, si vous connectez Outlook à des services tels que LinkedIn, vos contacts LinkedIn peuvent également apparaître dans un carnet d'adresses distinct.

Si vous avez de la chance, vous ne verrez jamais le carnet d'adresses. Toutes les adresses de toutes les personnes auxquelles vous envoyez des e-mails sont répertoriées dans la liste des adresses globales que quelqu'un d'autre gère, par exemple sur un réseau d'entreprise. Dans ces circonstances, Outlook est un rêve.

Vous n'avez pas besoin de savoir ce qu'est un carnet d'adresses la plupart du temps - il vous suffit de taper le nom de la personne que vous envoyez par e-mail dans la zone À d'un message. Outlook vérifie le nom pour l'orthographe et prend soin d'envoyer votre message. Vous jureriez qu'un psychique minuscule qui sait exactement ce dont vous avez besoin vit dans votre ordinateur.

Cependant, à moins que votre oncle Bob ne travaille pour votre entreprise ou ne soit un client régulier, il est peu probable que son adresse e-mail figure dans la liste des adresses globales.

Dans des conditions moins qu'idéales, lorsque vous essayez d'envoyer un message, Outlook se plaint qu'il ne sait pas comment envoyer le message ou ne peut pas savoir de qui vous parlez. Ensuite, vous devez jouer avec l'adresse.

Cette situation se produit uniquement lorsque l'adresse n'est pas dans l'un des carnets d'adresses ou n'est pas dans un formulaire qu'Outlook comprend. Dans ce cas, vous devez entrer l'adresse complète manuellement ou ajouter le nom et l'adresse de votre destinataire à votre liste de contacts.