Partageant ACT! 2005 et les carnets d'adresses Outlook - les nuls

Une idée fausse commune parmi les ACT potentiels! les utilisateurs n'ont pas besoin d'ACT! parce qu'ils utilisent Outlook. Vous pourriez ricaner à cette suggestion si vous réalisez qu'Outlook est un gestionnaire d'informations personnelles (PIM) alors qu'ACT! est un vrai gestionnaire de contacts. Pensez à ACT! comme Outlook sur les stéroïdes; essayez d'effectuer une opération de fusion et publipostage, personnalisez des champs ou connectez-vous des notes dans Outlook et vous comprendrez.

Encore, un peu d'ACT! les utilisateurs doivent utiliser Outlook pour diverses raisons:

• Son entreprise utilise actuellement Outlook pour gérer le calendrier de l'entreprise.
• Elle pourrait utiliser Outlook pour garder une trace des adresses personnelles et des informations qui n'appartiennent pas à ACT!

Heureusement, vous pouvez enseigner ACT! et Outlook pour partager leurs carnets d'adresses et calendriers entre eux.

Lorsque vous utilisez les deux ACT! et les carnets d'adresses Outlook, vous devez savoir comment l'intégration fonctionne:

• Vous pouvez importer toutes vos informations de contact Outlook - y compris les rendez-vous, les tâches, les notes et les entrées de journal - dans ACT!.
• Vous pouvez voir tout ACT! les adresses de messagerie dans Outlook.
• Vous pouvez afficher toutes les adresses e-mail d'Outlook dans ACT!.
• Vous ne voyez pas les nouvelles informations de contact Outlook, les rendez-vous, les tâches, les notes et les entrées de journal, sauf si vous réimportez vos données Outlook.

Importation d'Outlook dans ACT!

AGISSEZ! très bien inclut Outlook comme l'une de ses options d'importation. Après tout, plus de gens passent d'Outlook à ACT! que d'ACT! à Outlook. Voici tout ce que vous devez faire pour importer les données Outlook:

1. De n'importe quel ACT! écran, choisissez Fichier -> Importer.

Sauvegarder votre base de données est une bonne idée avant de tenter quelque chose d'aussi délicat qu'une importation de données.

L'assistant d'importation s'ouvre avec un joli écran d'accueil que vous pouvez ignorer en cliquant sur Suivant.

2. Sélectionnez Outlook comme le type de données que vous souhaitez importer et cliquez sur Suivant.

3. Indiquez que vous souhaitez importer les enregistrements de contacts et cliquez sur Suivant.

Vos fiches de contact incluent les bonnes informations, telles que le nom, la société, l'adresse, le numéro de téléphone et la pointure de la personne.

4. Spécifiez vos options d'importation et cliquez sur Suivant.

L'écran Spécifier les options d'importation s'ouvre.

• Contacts Outlook: Importe vos contacts Outlook dans ACT!.

• Contacts Exchange: Importe vos contacts Exchange dans ACT!. Utilisez cette option uniquement si vous travaillez pour une grande entreprise qui partage vos informations Outlook sur un réseau.

• Rendez-vous et tâches comme ACT! Activités: Convertit vos rendez-vous et tâches Outlook en ACT!Activités.

• Notes comme ACT! Notes: Convertit vos notes Outlook en ACT! Remarque.

• Entrées de journal comme ACT! Remarques: Importe vos entrées de journal Outlook comme ACT! Remarques.

5. Mappez vos champs Outlook à ACT! champs et cliquez sur Suivant.

AGISSEZ! a déjà "traduit" les champs Outlook existants en ACT! des champs. Par exemple, le code postal d'adresse professionnelle d'Outlook devient ACT! Le champ Code postal.

6. Cliquez sur Terminer.

Configuration du carnet d'adresses d'Outlook pour inclure ACT!

Utiliser Outlook pour votre courriel personnel? Vous pouvez afficher les adresses e-mail stockées dans Outlook à partir d'ACT! et vice versa. Bien que ACT! détecte automatiquement votre carnet d'adresses Outlook par défaut, Outlook n'est pas très brillant; vous devez dire à Outlook où trouver votre ACT! Les données. Suivez ces étapes pour le faire:

1. Dans Outlook, choisissez Outils -> Comptes de messagerie.

L'Assistant Comptes de messagerie s'ouvre.

2. Sélectionnez l'option Ajouter un nouveau répertoire ou carnet d'adresses et cliquez sur Suivant.

3. Dans la fenêtre Répertoire ou Type de carnet d'adresses, sélectionnez l'option Livres d'adresses supplémentaires, puis cliquez sur Suivant.

4. Sélectionnez l'ACT! L'option Carnet d'adresses 2005, puis cliquez sur Suivant.

L'ACTE! La boîte de dialogue Carnet d'adresses 2005 s'ouvre. Vous pouvez spécifier trois ACT! bases de données si vous le souhaitez.

5. Cliquez sur Parcourir pour localiser et sélectionner votre ACT! base de données dans la section First Address Book.

6. Entrez votre ACT! nom d'utilisateur et mot de passe et cliquez sur OK.

Vous recevez un message vous demandant de quitter Outlook, puis de le rouvrir pour que vos modifications prennent effet. Alors …

7. Quittez Outlook et rouvrez-le pour que vos modifications prennent effet.

Utiliser ACT! avec l'e-mail d'Outlook

Après avoir configuré Outlook pour bien jouer avec ACT!, vous pouvez créer l'historique qui apparaît dans l'onglet Historique du contact dans ACT!. Vous pouvez le faire pour les messages reçus ou pour les messages que vous créez.

Création d'ACT! l'historique d'un e-mail reçu dans Outlook

Si vous souhaitez joindre un message électronique Outlook à l'onglet Historique d'un contact, procédez comme suit:

1. Dans Outlook, ouvrez le message auquel vous souhaitez attacher l'historique.

2. Choisissez une option de l'ACT! Liste déroulante Historique.

Ne pas voir l'ACT! Option d'historique? Cliquez avec le bouton droit sur la barre d'outils Outlook et sélectionnez ACT! Histoire.

3. Cliquez sur le lien Attach to ACT! 2005 Contact (s) sur la barre d'outils Outlook.

Vous ne savez pas à quoi ressemble le bouton? Il devrait y avoir un bouton vaguement familier à l'extrémité droite de la barre d'outils - c'est le graphique associé à ACT!. Si vous avez ajouté plus d'un ACT! Carnet d'adresses à Outlook, vous êtes invité à sélectionner la base de données dans laquelle le contact est stocké.

4. Sélectionnez un contact dans la fenêtre Joindre un e-mail à un contact et cliquez sur OK.

Un lien vers le message électronique apparaît dans l'onglet Historique du contact.

Créer ACT! E-mails dans Outlook

Si vous êtes dans Outlook et que vous ressentez le désir irrésistible d'envoyer un e-mail à votre ACT! contacts, vous pouvez le faire en procédant comme suit:

1. Créez un nouveau message dans Outlook.

2. Choisissez une option de l'ACT! Liste déroulante Historique.

Ne pas voir l'ACT! Option d'historique? Cliquez avec le bouton droit sur la barre d'outils Outlook et sélectionnez ACT! Histoire.

3. Cliquez sur le bouton À dans le nouveau message.

La boîte de dialogue Sélectionner les noms s'ouvre.

4. Sélectionnez le nom de votre ACT! base de données de la liste des noms de la région.

5. Sélectionnez un contact dans la liste déroulante Type Name ou Select from List.

Pour accélérer le processus, tapez les deux premières lettres du prénom de votre destinataire.

6. Cliquez sur OK.

Cliquez sur le bouton Envoyer et vous êtes prêt à partir. Encore une fois, vous pouvez vous asseoir autour de vos pouces tout en ACT! esclaves, en créant un historique de l'e-mail envoyé sur l'onglet Historique du contact.

E-mailing aux contacts Outlook dans ACT!

Envoi d'un ACT! Envoyer un e-mail à l'un de vos contacts Outlook est presque trop facile. Tout ce que vous devez faire est de suivre ces étapes:

1. Générer un nouvel ACT! e-mail en cliquant sur l'icône E-Mail sur ACT! barre de navigation, puis en cliquant sur Nouveau.

La nouvelle fenêtre de message apparaît.

2. Cliquez sur le bouton À.

La boîte de dialogue Sélectionner les destinataires s'ouvre, qui ressemble beaucoup à la boîte de dialogue Sélectionner les noms.

3. Sélectionnez Microsoft Outlook dans la liste déroulante Carnet d'adresses.

Vous voyez maintenant une liste de tous vos contacts Outlook. Pour accélérer le processus, vous pouvez saisir les premières lettres du prénom de la personne dans la zone de liste déroulante Type / Choisir un nom.

4. Sélectionnez le nom souhaité dans la liste et cliquez sur OK.